Источник комплектования – это организация (структурное подразделение, подведомственное учреждение, предприятие, физическое лицо), в деятельности которой образуются документы, подлежащие передаче в государственные или муниципальные архивы для их дальнейшего хранения, учёта и использования․

Законодательная база

Определяющие нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Приказ Росархива от № 24 (ред․ от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах»․
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (согласовано ЦЭПК при Росархиве ) «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов»․
• Методические рекомендации 1987 г․ и их обновления – примерные списки видов учреждений, являющихся (и не являющихся) источниками комплектования․

Ключевые понятия

Комплектование архива – процесс передачи, приемки и регистрации архивных документов от источника в архив․ В рамках комплектования формируются:

1. Списки источников комплектования (по субъекту РФ, муниципальному образованию)․
2. Номенклатуры дел (каталог дел, подлежащих передаче)․
3. Документация о передаче (акт приёма‑передачи, сопроводительные сведения)․

Источники комплектования делятся на две группы

• Государственные источники – органы государственной власти, федеральные и региональные органы исполнительной власти, государственные учреждения, предприятия, фонды и т․п․
• Негосударственные (частные) источники – юридические лица (коммерческие организации, некоммерческие фонды), физические лица, которые в соответствии с законодательством обязаны передавать документы в архив․

Кто может быть источником комплектования?

Согласно пункту 35․1 Приказа Росархива, архив составляет списки источников комплектования на основании:

• Федерального законодательства;
• Законодательства субъекта РФ;
• Нормативных правовых актов органов местного самоуправления․

Примерный перечень организаций‑источников (не исчерпывающий):

• Федеральные государственные унитарные предприятия (ГУП), государственные корпорации, министерства и их подразделения;
• Региональные и муниципальные органы исполнительной власти;
• Образовательные учреждения (университеты, школы, колледжи) – в части их официальных документов;
• Больницы, научно‑исследовательские институты, культурные учреждения (музеи, библиотеки);
• Коммерческие организации, если их деятельность подпадает под обязательство архивного хранения (например, банки, страховые компании, предприятия, создающие документы, относящиеся к государственной важности);
• Физические лица – в случае, когда их личные документы (например, деловые бумаги, патенты) подлежат передаче в архив по закону․

Как определить, является ли организация источником комплектования?

Для этого следует выполнить несколько шагов:

1. Анализировать вид деятельности․ Если в процессе деятельности образуются документы, которые подпадают под действие Федерального закона «Об архивном деле», организация может быть источником․
2. Проверить нормативные акты․ На уровне субъекта РФ и муниципального образования могут быть специальные списки организаций‑источников․
3. Согласовать номенклатуру дел․ Организация должна подготовить перечень дел (номенклатуру) и согласовать её с архивом․ При согласовании учитываются:
   • Классификационный код дел;
   • Период создания документов;
   • Объём и форма документов․
4. Оформить акт передачи․ После согласования номенклатуры и подтверждения статуса источника оформляется акт приёма‑передачи, который фиксирует дату, объём и характер передаваемых документов․

Взаимодействие организации‑источника и архива

Эффективное взаимодействие построено на следующих принципах:

• Регулярный обмен информацией․ Архив информирует источники о изменениях в нормативных требованиях, сроках сдачи документов и порядке их оформления․
• Согласование номенклатур․ Номенклатура дел согласуется до начала передачи, что исключает дублирование и упрощает учёт․
• Контроль сроков․ По закону организации обязаны передавать документы в архив в установленные сроки (обычно в течение 6‑12 месяцев после их создания)․
• Обучение персонала․ Архивы часто проводят семинары и разъяснительные мероприятия для сотрудников источников, чтобы повысить качество комплектования․

Примерный порядок согласования номенклатуры дел

1. Организация‑источник формирует проект номенклатуры дел (список дел, их классификационный код, сроки хранения)․
2. Проект направляется в архив (по электронной почте или через портал «Электронный архив»)․
3. Архив проверяет соответствие проекта нормативным требованиям и, при необходимости, вносит корректировки․
4. Согласованная номенклатура подписывается уполномоченными лицами обеих сторон․
5. После подписания начинается процесс передачи документов согласно утверждённому плану․

Проблемные зоны и рекомендации

Частые ошибки:

• Отсутствие официального подтверждения статуса источника (не включён в список источников комплектования)․
• Неполный или неверно оформленный акт передачи․
• Сдача документов без предварительной согласованной номенклатуры․
• Задержка передачи документов за пределами установленных сроков․

Рекомендации для организаций:

1. Регулярно проверять актуальность своего включения в список источников (через официальные сайты архивов или региональные порталы)․
2. Создавать внутренние регламенты комплектования, привязывая их к нормативным актам․
3. Назначать ответственного за архивную работу (архивариус) и проводить обучение персонала․
4. Вести электронный реестр передаваемых документов, чтобы упростить контроль и отчётность․

Источник комплектования государственного архива – это ключевой элемент системы архивного дела, обеспечивающий поступление в архив документов, отражающих деятельность государства, регионов, муниципалитетов и частных субъектов․ Правильное определение источника, своевременная согласованность номенклатур и соблюдение установленных процедур позволяют сохранять историческую и правовую память общества, а также облегчать доступ к документам для исследователей и граждан․

Для получения более детальной информации рекомендуется обращаться к официальным ресурсам:

• Сайт Росархива – нормативные акты, списки источников, методические рекомендации․
• Портал Госуслуг – электронные формы актов и номенклатур․
• Региональные архивные службы – уточнение специфических требований субъекта РФ․

Дата актуализации информации: 12 июля 2026 г․