Цель статьи – дать полное представление о том, какие организации и лица являются источниками комплектования архивов в России, какие нормативные акты регулируют этот процесс и как формируются официальные списки источников․

Общие понятия

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (Приказ Минкультуры РФ от  № 19, ред․ от ) и Приказу Росархива от  № 24 (ред․ от ), источником комплектования архива считается любая организация, учреждение или физическое лицо, в деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие передаче в государственный (муниципальный) архив․

Что такое комплектование?

Комплектование – это процесс передачи архивных документов от их создателя (источника) в архив с целью их последующего хранения, учёта и обеспечения доступа к ним․

Ключевые термины

• Фондообразователь – организация, создающая архивные документы․
• Архивный фонд – совокупность документов, образованных в результате деятельности фондообразователя․
• Список источников комплектования – официальный перечень всех фондообразователей, обязанных передавать документы в архив;

Нормативно-правовая база

1. Приказ Минкультуры РФ от  № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах»․
2. Приказ Росархива от  № 24 (ред․ от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах»․
3. Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ (приказ Росархива от 11 марта 1997 г․)․
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по определению организаций‑источников (утверждены 30 октября 2012 г․)․
5. Рекомендации по совершенствованию порядка формирования и ведения списков (баз данных) источников комплектования НТД государственных и муниципальных архивов РФ․

Все перечисленные документы образуют единую правовую основу для формирования, ведения и актуализации списков источников комплектования․

Классификация источников комплектования

По уровню управления

• Государственные органы – федеральные министерства, службы, агентства и их подразделения․
• Органы местного самоуправления (ОМСУ) – администрации субъектов РФ, муниципальные образования, их структурные подразделения․

По типу организации

• Государственные и муниципальные учреждения (школы, больницы, библиотеки, музеи, научные институты)․
• Коммерческие организации (предприятия, компании, банки)․
• Некоммерческие организации (фонды, общественные объединения, религиозные организации)․

По субъекту создания документов

• Граждане, семьи, роды – в случае, если их личные документы (например, семейные архивы) передаются в архив в рамках государственных программ․
• Иные физические лица – авторы произведений, участники исторических событий, чьи личные материалы могут стать частью архивного фонда․

По характеру документов

• Документы Архивного фонда РФ – официальные государственные акты, нормативные правовые акты, служебные документы․
• Другие архивные документы – материалы, не подпадающие под категорию официальных государственных документов, но имеющие историческую, культурную или научную ценность․

Порядок формирования и ведения списков источников комплектования

Составление списка

Список источников комплектования формируется на основании:

1. Законодательства Российской Федерации (Федеральный закон «Об архивном деле» и др․)․
2. Законодательства субъекта РФ (региональные законы об архивном деле)․
3. Нормативных правовых актов органов местного самоуправления․
4. Приказов и методических рекомендаций Росархива и Федерального архивного агентства․

В список включаются все организации, обязанные передавать документы в архив в обязательном порядке, а также те, которые могут добровольно передавать документы в рамках программ по сохранению культурного наследия․

Содержание учетных сведений

Каждая запись в списке должна содержать:

• Наименование организации‑источника․
• Юридический адрес и ИНН (для юридических лиц)․
• Тип создаваемых документов (офиц․ документы, НТД, личные архивы и т․д․)․
• Объём и состав архивных документов, подлежащих передаче․
• Периодичность передачи (ежегодно, раз в 5 лет, по окончании проекта и т․п․)․
• Контактные данные ответственного за комплектование․

Порядок обновления списка

1. Ежегодный пересмотр списка в соответствии с изменениями в законодательстве․
2. Внесение новых организаций‑источников по результатам их регистрации в качестве фондообразователей․
3. Удаление из списка организаций, прекративших деятельность или изменивших статус․
4. Регистрация изменений в базе данных архива и публикация актуализированного списка на официальном сайте архива․

Обязанности сторон

Обязанности фондообразователя (источника)

• Вести собственный учёт создаваемых архивных документов․
• Своевременно (в сроки, установленные нормативными актами) передавать документы в архив․
• Предоставлять архиву учетные сведения о объёме и составе передаваемых документов․
• Сохранять оригиналы документов до момента их передачи․
• Сотрудничать с архивом при проведении проверок и инвентаризаций․

Обязанности архива

• Принимать документы в соответствии с установленными правилами (приёмные акты, протоколы)․
• Вести реестр полученных документов и обновлять списки источников комплектования․
• Обеспечивать надёжное хранение, учёт и предоставление доступа к документам․
• Проводить регулярный контроль за выполнением фондообразователями своих обязательств․

Практические рекомендации по работе со списками источников

1. Создайте единую электронную базу данных (например, в формате XML или CSV), которая будет автоматически синхронизироваться с сайтом архива․
2. Используйте уникальные идентификаторы для каждой организации‑источника (например, код ОКПО/ОКВЭД)․
3. Внедрите автоматизированные напоминания о предстоящих сроках передачи документов․
4. Проводите периодические аудиты (каждые 2–3 года) для проверки полноты и актуальности сведений․
5. Разработайте шаблоны отчётных форм (приёмный акт, акт приёма‑передачи, акт инвентаризации) для унификации документооборота․
6. Обеспечьте доступность списка для всех заинтересованных сторон (публичный раздел сайта архива, рассылка по электронной почте)․

Примеры типовых источников комплектования

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов – это фундаментальная часть архивного дела в России․ Чёткое определение и систематизация этих источников позволяют обеспечить полноту, достоверность и доступность исторических материалов, а также выполнить требования законодательства о хранении государственных и муниципальных документов․

Соблюдение нормативных актов, регулярное обновление списков источников и внедрение современных информационных технологий делают процесс комплектования более эффективным и прозрачным, способствуя сохранению культурного и исторического наследия для будущих поколений․

Дата составления статьи: