Комплектование архива – это систематическое пополнение Архивного фонда РФ документами, образующимися в процессе деятельности различных субъектов общества. Правильное определение и учет источников комплектования гарантируют сохранность исторической памяти и доступность информации для будущих поколений.

Правовое регулирование

Основу правового регулирования комплектования государственных и муниципальных архивов составляет Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, Статья 20 определяет:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, являются источниками комплектования архивов.
2. Государственные и муниципальные архивы обязаны вести списки источников комплектования. Включение в такие списки негосударственных организаций и граждан происходит на основании договора.

Эти нормы применяются как к федеральным, так и к региональным архивам.

Понятие «источник комплектования»

Источник комплектования – это юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуются документы, подлежащие передаче в архив в обязательном порядке или на основании соглашения.

• Документы Архивного фонда РФ – официальные документы, которые по закону подлежат хранению в государственных архивах.
• Другие архивные документы – материалы, не входящие в фонд, но имеющие историческую, научную или культурную ценность.

Классификация источников комплектования

Источники делятся по нескольким признакам:

3.1 По типу организации

• Государственные органы (федеральные, региональные, муниципальные).
• Органы местного самоуправления.
• Негосударственные организации:
  • Политические партии и общественно‑политические движения;
  • Профсоюзы;
  • Молодёжные и детские организации;
  • Организации по защите прав ветеранов, инвалидов;
  • Творческие, профессиональные и национально‑культурные объединения;
  • Благотворительные фонды.
• Физические лица (граждане), чьи личные архивы обладают высоким информационным потенциалом.

3.2 По форме собственности

• Государственная (федеральные, региональные, муниципальные).
• Негосударственная (частные компании, общественные организации, фонды).

3.3 По способу передачи документов

• Полная передача – все документы, образующиеся в организации, передаются в архив.
• Выборочная передача – передаются только документы, отобранные в результате экспертизы ценности.
• Варианты выборочной передачи:
  • Повидовая (2.1) – отдельные категории документов;
  • Групповая (2.2) – наборы документов, объединённые по теме или периоду.

Формирование и ведение списков источников комплектования

Списки формируются архивом на основании:

1. Законодательных актов (закон 125‑ФЗ, указы Президента, постановления Правительства).
2. Договоров о сотрудничестве с негосударственными организациями и гражданами.
3. Экспертных заключений о ценности документов.

Ведение списка включает:

• Регистрацию новых источников (организаций, физических лиц).
• Обновление информации о составе и объёме передаваемых документов.
• Контроль за выполнением сроков передачи.
• Регулярную проверку актуальности списка (периодический пересмотр, дополнения, исключения).

Пример из практики:

• Государственный архив социально‑политической истории Курганской области (ГКУ «ГАСПИКО») на 2026 г. имеет 61 организацию‑источник, из которых 59 – негосударственные (15 партий, 15 профсоюзов, 3 молодёжные организации и т.д.).
• Национальный архив Республики Карелия (ГБУ НАРК) по состоянию на  г. включил в список 165 организаций, в т.ч. 28 федеральных органов, с распределением по отраслям (законодательная, судебная, экономическая, культурная и др.).

Примеры региональных архивов и их источники

5.1 Государственный архив социально‑политической истории Курганской области

• В список входят общественно‑политические партии, профсоюзы, организации ветеранов, творческие объединения.
• Приём документов от граждан осуществляется после оценки их вклада в историю региона (участие в значимых событиях, типичность документов).

5.2 Национальный архив Республики Карелия (ГБУ НАРК)

Сайт архива: www.rkna.ru

• Отдел комплектования ведёт тристоронние соглашения с федеральными органами.
• Организации‑источники распределены по шести тематическим кураторам (законодательная, юстиция, экономика, оборона, экология, образование и культура).
• Кураторы отвечают за методическую поддержку, экспертизу ценности и подготовку документов к передаче.

Методическая поддержка и экспертиза ценности документов

Для обеспечения качества комплектования архивы используют:

• Методические рекомендации – инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел, срокам хранения.
• Экспертные комиссии – оценивают историческую, научную, правовую и культурную ценность документов.
• Система критериев экспертизы, изложенная в Приложении 3.7 к нормативным документам (см. фрагмент списка организаций‑источников).

Документы, прошедшие экспертизу, могут быть:

1. Включены в Архивный фонд РФ (полная передача).
2. Отобраны в список ценных документов и переданы выборочно.

Перспективы и актуальные проблемы

Несмотря на наличие чёткой нормативной базы, в практике комплектования остаются вызовы:

• Недостаточная информированность среди небольших организаций и граждан о необходимости передачи документов.
• Технические ограничения при оцифровке и хранении крупноформатных материалов (пример – реставрация картографических документов в ГКУСО «Государственный архив Свердловской области», 2026 г.).
• Согласование договоров с большим количеством негосударственных субъектов требует значительных ресурсов.
• Обеспечение доступа к архивным материалам в условиях цифровой трансформации.

Для решения этих вопросов рекомендуется:

1. Разрабатывать информационные кампании и проводить обучающие семинары для потенциальных источников.
2. Увеличивать финансирование цифровой инфраструктуры (сканеры, системы управления электронными архивами).
3. Создавать унифицированные шаблоны договоров и упрощённые процедуры их заключения.
4. Внедрять публичные реестры источников комплектования, доступные через порталы государственных услуг.

---

Источники комплектования – фундаментальная часть системы архивного дела в России. Их правильное определение, регистрация и взаимодействие с архивами позволяют сохранять историческое наследие страны в полном объёме. Законодательные нормы, методические рекомендации и практический опыт региональных архивов формируют эффективный механизм, который, при дальнейшем совершенствовании, обеспечит доступность и сохранность документов для будущих поколений.

Ключевые выводы:

• Все организации и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, являются потенциальными источниками комплектования.
• Списки источников формируются на основании законов и договоров, а их актуальность поддерживается постоянным мониторингом.
• Экспертиза ценности документов и методическая поддержка играют решающую роль в отборе материалов для архива.
• Региональные примеры (Курганская область, Республика Карелия) демонстрируют разнообразие источников и практик их комплектования.

Продолжая развивать систему комплектования, государство укрепляет свою культурную и историческую основу, делая её доступной для исследователей, граждан и будущих поколений.