Комплектование государственных архивов — это систематический процесс формирования архивных фондов документами, обладающими исторической, научной, культурной или практической ценностью. Ключевым этапом этого процесса является определение источников комплектования — организаций, учреждений, предприятий и физических лиц, документы которых подлежат передаче на государственное хранение. Статья подробно рассматривает правовые основы, принципы и конкретные критерии отнесения объектов к источникам комплектования государственных архивов Российской Федерации.
Правовая основа определения источников комплектования
Деятельность по определению организаций-источников комплектования строго регламентируется законодательством. Согласно нормативной базе (в т.ч. Методическим рекомендациям Росархива и ВНИИДАД), правовая основа представляет собой иерархическую систему актов:
- Федеральный уровень: Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и др.).
- Региональный уровень: Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации.
- Муниципальный уровень: Муниципальные правовые акты об архивном деле.
- Отраслевой/ведомственный уровень: Нормативные акты, определяющие систему управления, ее функционирование, цели и задачи организаций, процесс документирования их деятельности.
Данная система обеспечивает учет специфики отраслей и территориального деления при формировании списков источников.
Фундаментальные принципы отнесения к источникам комплектования
Процесс определения источников комплектования строится на фундаментальных архивных принципах, закрепленных в методических документах (в частности, в п. 35.3 Методических рекомендаций):
- Принцип историзма: Сохранение документов в их естественной исторической связи, отражающей реальный процесс деятельности организации.
- Принцип системности: Охват всех сфер государственной и общественной жизни, подлежащих документированию и архивированию.
- Принцип целостности: Обеспечение полноты фондов, предотвращение вырыва документов из контекста деятельности создателя.
- Принцип федеративного устройства РФ: Учет разграничения полномочий между федеральными, региональными и муниципальными архивами.
- Принцип территориальности комплектования: «Где родился (архивный фонд), там и пригодился». Документы принимаются на государственное хранение архивом соответствующей территории независимо от формы собственности и ведомственного подчинения создателя документов. Этот принцип стал особенно актуален после распада централизованной ведомственной системы управления.
Критерии отнесения организаций и граждан к источникам комплектования
На основе вышеуказанных принципов архив осуществляет отнесение конкретных объектов к источникам комплектования. Ключевыми критериями являются:
Форма собственности
Архивный законодательство не ограничивает источники комплектования только государственными организациями. К источникам относятся организации всех форм собственности:
- Государственная (федеральная, региональная, муниципальная);
- Частная;
- Смешанная;
- Иные формы собственности (кооперативные, общественно-религиозные и т.д.).
Важно: критерием является не форма собственности как таковая, а характер выполняемых функций (осуществление государственных полномочий, управление общественными делами, ведение реестров и т.д.) и историческая ценность образующихся документов.
Место нахождения (территориальный критерий)
Организация относится к источникам комплектования конкретного государственного архива исходя из места ее нахождения (юридического адреса или места фактической деятельности/хранения документов). Это прямое применение принципа территориальности.
Правовой статус и вид деятельности (функциональный критерий)
К источникам комплектования государственных архивов относятся:
- Органы государственной власти и управления;
- Органы местного самоуправления;
- Государственные и муниципальные учреждения;
- Организации нового типа (некоммерческие организации, АО, ООО, ИП и др.), в деятельности которых образуются документы, имеющие историческую, научную, культурную или иную общественную ценность, а также документы, учет и хранение которых обязательны по закону (персонифицированные, учетные, нормативные и т.п.).
- Граждане (физические лица), обладающие документами архивной ценности (личные фонды, семейные архивы).
Наличие документов, подлежащих обязательному хранению
Решающим критерием является факт образования организацией (лицом) документов, которые в соответствии с законодательством и актами экспертизы ценности документов подлежат передаче в государственные архивы.
Этапность работы по определению источников комплектования
Деятельность по формированию перечня источников комплектования имеет четкую этапность (согласно п. 2.1 Методических рекомендаций):
- Подготовительный этап:
- Изучение актуальной нормативной правовой базы.
- Анализ профильного информационного поля (реестров организаций, лицензий, отчетности).
- Выявление и уточнение состава потенциальных источников.
- Этап формирования списка: Составление Списка организаций-источников комплектования государственного (муниципального) архива и Списка потенциальных источников. Используется классификационная схема построения списка (по отраслям, типам организаций, территориальному признаку).
- Этап ведения и актуализации: Регулярное обновление списков в связи с созданием, реорганизацией или ликвидацией организаций, изменением законодательства.
Документальное оформление и отчетность
Результатом работы является утвержденный архивом Список организаций-источников комплектования. Методические рекомендации Росархива (в т.ч. 1993 г. и более поздние редакции) устанавливают требования по составлению, оформлению и ведению данного списка, а также списка потенциальных источников.
Кроме того, архивы обязаны представлять в уполномоченные органы исполнительной власти в сфере архивного дела (федеральные архивы — в Росархив) учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся:
- Непосредственно в архиве;
- В источниках его комплектования (на стадии формирования в организациях-создателях).
Это позволяет вести мониторинг полноты комплектования и своевременности приема документов.
Специфика организаций нового типа и электронных документов
С появлением организаций нового типа (негосударственные, коммерческие, выполняющие общественно значимые функции) и перехода на электронное документооборот пересматриваются подходы к критериям:
- Разрабатываются специальные Методические рекомендации по отнесению организаций нового типа к источникам комплектования (Росархив, ВНИИДАД).
- Внедряются Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
- Критерии расширяются: учитывается наличие у организации информационных систем, формирующих электронные документы архивной ценности, и готовность к их передаче в архив в электронном виде.
Связь с экспертизой ценности документов
Определение источников комплектования неразрывно связано с последующими этапами:
- Определение состава документов, подлежащих приему в архив (на основе экспертизы ценности документов и номенклатуры сроков хранения).
- Прием-передача документов в архив (составление актов приема-передачи, описей).
Знание основных принципов комплектования и умение применять их для оценки степени полноты и информативности государственных архивов является обязательной профессиональной компетенцией архивиста.
Критерии источников комплектования государственного архива, это многоуровневая система, основанная на федеральном законодательстве, принципах историзма, системности, целостности и территориальности. Главным ориентиром служит не ведомственная принадлежность или форма собственности организации, а факт образования ею документов архивной ценности на соответствующей территории. Системная работа по ведению списков источников, их актуализации и учету объемов документов на стадии формирования обеспечивает полноту и представительность фондов государственных архивов Российской Федерации.