Тема комплектования государственных архивов является одной из базовых в архивоведении, поскольку именно от полноты и своевременности поступления документов зависит сохранность Архивного фонда Российской Федерации. В данной статье подробно разбирается понятие «источник комплектования», его законодательное закрепление, виды источников и процедура их учета.

Законодательное определение (Статья 20 ФЗ-125)

Основным правовым актом, регулирующим данную сферу, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В статье 20 (ранее статья 19) дано четкое юридическое определение:

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами — это организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в государственные или муниципальные архивы документы Архивного фонда РФ.

Ключевой момент: источник — это не просто любая организация, а именно та, в работе которой образуються документы архивной ценности, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

Основные категории источников комплектования

Согласно законодательству и методическим рекомендациям Росархива, источники делятся на две большие группы:

Организации (юридические лица)

Сюда входит широкий спектр субъектов, среди которых выделяют приоритетные категории (согласно ст. 20 ФЗ-125 и пояснениям Росархива):

• Федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства, агентства, службы);
• Федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУПы) и государственные корпорации;
• Органы государственной власти субъектов РФ и местные органы самоуправления (для муниципальных архивов);
• Суды, прокуратура, следственные органы (в части документов, подлежащих архивированию);
• Организации, созданные в соответствии с законодательством РФ и выполняющие государственные функции (госкорпорации, фонды и др.);
• Другие государственные и муниципальные организации (учреждения, предприятия), документы которых признаны архивными.

Физические лица

В качестве источников могут выступать граждане, обладающие документами Архивного фонда РФ. К ним относятся:

• Деятели политики, науки, культуры, искусства, военные и государственные деятели (личные архивы);
• Члены их семей или наследники, хранящие документы;
• Иные лица, в чьем владении находятся документы исторической, научной, культурной ценности.

Важно: Коммерческие организации (АО, ООО, ИП), не выполняющие государственных функций и не созданные в форме гос. корпораций/ФГУПов, не являются обязательными источниками комплектования государственных архивов (их документы формируют архивы самих организаций или ведомственные архивы, если таковая имеется). Однако они могут добровольно передавать документы в государственные архивы по договору.

Порядок определения и учета источников комплектования

Процесс выявления источников, это не разовый акт, а непрерывная управленческая процедура, регламентированная Приказами Росархива и Методическими рекомендациями (утв. ЦЭПК при Росархиве ).

Составление списков источников

Каждый государственный архив ведет список источников комплектования. Это основной учетный документ, который:

1. Формируется на основе анализа структуры власти, хозяйственной деятельности региона/отрасли;
2. Содержит полные наименования организаций, их реквизиты, категорию (министерство, ФГУП и т.д.);
3. Является основой для планирования приемки документов, проведения экспертизы ценности и проверок состояния делопроизводства в источниках.

Фундаментальный пересмотр (раз в 5 лет)

Согласно нормативным актам, списки источников комплектования подлежат фундаментальному пересмотру каждые пять лет. Это связано с:

• Ликвидацией, реорганизацией или переименованием организаций;
• Созданием новых госорганов и госучреждений;
• Изменениями в законодательстве о составе Архивного фонда РФ;
• Передачей полномочий между уровнями власти.

Исторический аспект: от типовых списков СССР к дифференцированному подходу

Как отмечается в архивной науке, примерные списки учреждений, документы которых подлежали приему в госархивы СССР, просуществовали почти 30 лет. Современный подход — дифференцированный: архив самостоятельно определяет состав источников, исходя из реальной организационной структуры территории или отрасли, а не по жесткому утвержденному сверху перечню. Основы этого подхода заложены еще в советское время, но сегодня они реализуются с учетом федерализма и муниципального самоуправления.

Правообязательные отношения между архивом и источником

Включение организации в список источников комплектования влечет за собой конкретные правовые последствия для обеих сторон:

Специфика комплектования на примере профильных архивов

Состав источников сильно зависит от профиля архива. Например, в Российском государственном архиве экономики (РГАЭ) в список источников комплектования включено 189 организаций по различным направлениям финансово-хозяйственной и производственной деятельности (минфин, минэкономразвития, налоговая служба, государственные корпорации ВЭБ, Росатом, Роскосмос и др.).

Для муниципальных архивов источники — это органы местного самоуправления, муниципальные учреждения (школы, больницы, ЖЭК/УК), муниципальные унитарные предприятия.

Современные вызовы: электронные документы и информационные системы

На современном этапе (по состоянию на 2026 год) ключевой проблемой является определение источника комплектования в отношении электронных документов и информационных систем (ИС).

• Источником является организация-владелец ИС, в которой формируются электронные документы архивной ценности.
• Архив должен взаимодействовать с источником на этапе проектирования ИС (внедрение функций электронного делопроизводства, обеспечение подлинности, целостности, читаемости).
• Передача в архив происходит не «делов», а архивных пакетов (в формате, соответствующем ГОСТ Р 7.0.100 / ISO 14721 OAIS), что требует от источника высокой компетенции в области цифрового сохранения.

Источник комплектования государственных архивов, это правовой и организационный фундамент формирования Архивного фонда РФ. Это не просто «донор документов», а субъект архивных правоотношений, несущий персональную ответственность за сохранность национального документного наследия на этапе его возникновения и текущего хранения.

Эффективная работа архива с источниками (методическое обеспечение, плановые проверки, своевременное обновление списков, переход на электронное взаимодействие), залог того, что в государственные архивы поступят полные, достоверные и организованные массивы документов, готовые к длительному хранению и использованию обществом и властью.

Статья подготовлена на основе норм ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Приказов Росархива, Методических рекомендаций 2012 г. и судебной практики. Актуально на .