Формирование Национального архивного фонда (НАФ) Республики Беларусь — это системный процесс, обеспечивающий сохранение документального наследия страны. Ключевым звеном этого процесса являются источники комплектования государственных архивов. Понимание того, кто ими является, как формируются соответствующие списки и какие обязанности это накладывает на организации, необходимо для правомерного ведения делопроизводства и соблюдения архивного законодательства.
Правовое регулирование: Закон и подзаконные акты
Основным нормативным документом, регулирующим данную сферу, является Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г; № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
Согласно статье 9 этого Закона:
- Списки источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются самими государственными архивами.
- Порядок составления, оформления и ведения этих списков устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ).
- Государственные органы и организации включаются в списки обязательно.
- Негосударственные организации и граждане включаются в списки с их согласия на основании договора хранения (часть третья ст. 9).
Важным методологическим документом, детализирующим процедуру, являются Методические рекомендации по составлению, оформлению и ведению списков организаций — источников комплектования государственных архивов и списков организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования государственных архивов, разработанные БелНИИДАД (утверждены/актуализированы в 2022 году).
Кто относится к источникам комплектования?
Источники комплектования делятся на две основные категории по форме собственности и правовому статусу:
Обязательные источники (государственные органы и организации)
В эту категорию входят:
- Президент Республики Беларусь, Администрация Президента;
- Парламент (Национальное собрание) и его аппараты;
- Правительство (Совет Министров) и министерства, ведомства;
- Суды, прокуратура, следственные органы;
- Государственные комитеты, иные государственные организации;
- Областные, Минский городской, районные (городские) исполнительные и распорядительные органы;
- Государственные унитарные предприятия, учреждения, организации с долей государства в уставном фонде более 50%.
Их включение в списки источников комплектования осуществляется обязательно без заключения отдельного договора хранения (хотя договоры о передаче дел на хранение заключаются позже).
Добровольные источники (негосударственные организации и граждане)
- Коммерческие организации (ООО, ОАО, ЧУП и др.);
- Общественные объединения, фонды, религиозные организации;
- Индивидуальные предприниматели;
- Граждане, обладающие документами исторической, научной, культурной или иной общественной ценности.
Условие включения: письменное согласие владельца документов и заключение договора хранения с государственным архивом (ч. 3 ст. 9 Закона). Это позволяет некоммерческим и коммерческим структурам обеспечить профессиональное сохранение своей истории.
Процедура формирования и ведения списков
Работа по формированию списков — это непрерывный процесс, ведомый государственными архивами (Национальным архивом РБ, областными, Минским городским, специализированными архивами).
Этапы процедуры:
- Выявление потенциальных источников. Архивы ведут отдельные списки организаций, потенциальных источников комплектования (организаций, которые еще не включены в основной список, но могут иметь документы постоянного хранения).
- Обследование источников. Специалисты архивов проводят обследование делаопроизводства и архивов организаций-источников для выявления документов, подлежащих передаче на постоянное хранение (п. 115 Правил работы государственных архивов РБ).
- Составление и утверждение списка. Список оформляется по установленной форме (утвержденной Департаментом по архивам и делопроизводству) и утверждается руководителем государственного архива.
- Уведомление организации. Об включении в список источников комплектования организация уведомляется в установленном порядке.
Форма списка
Существует единая Форма списка организаций, источников комплектования государственного архива. В нее вносятся сведения: наименование организации, ее место нахождения, код по ОКПО/УНП, вид собственности, категория источника (обязательный/добровольный), дата включения в список, основание (закон, договор).
Последствия включения в список источников комплектования
Включение организации в список источников комплектования государственного архива влечет за собой конкретные правовые последствия и обязанности для самой организации:
- Обязанность формировать дела по утвержденным номенклатурам/сводным описям. Разделы сводных описей дел на рассмотрение экспертной методической комиссии (ЭМК) государственного архива или экспертной подкомиссии (ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству облисполкома составляются именно в организации-источнике.
- Подготовка документов к передаче. Организация должна обеспечить отбор, научную обработку (опись, инвентаризацию), оформление и подготовку дел к передаче в архив.
- Финансовое обеспечение. Согласно нормативным актам, все работы, связанные с отбором, подготовкой, передачей документов постоянного хранения, в т.ч. транспортировка, выполняются за счет средств организации — источника комплектования.
- Соблюдение сроков передачи. Документы постоянного хранения передаются в государственные архивы в сроки, установленные законодательством (как правило, по истечении сроков хранения в организации, но не позднее установленных нормативных сроков).
- Ответственность за сохранность. До момента передачи в архив организация несет полную ответственность за сохранность документов, подлежащих архивированию.
Как организации узнать о своем статусе?
Часто руководители и делопроизводители сталкиваются с вопросом: «Является ли наша организация источником комплектования?». Основные способы проверки:
- Обращение в территориальный или отраслевой государственный архив. Архив ведет актуальные списки и обязан предоставить информацию по запросу.
- Анализ нормативных актов. Если организация является государственным органом или госучреждением, она источник комплектования по умолчанию (ст. 9 Закона).
- Проверка наличия договора хранения. Для негосударственных организаций наличие заключенного договора хранения с архивом является подтверждением статуса.
- Информационные ресурсы. Данные могут быть доступны на официальных сайтах архивов (например, Национальный архив РБ, Белорусский государственный архив научно-технической документации) или на портале Pravo.by в тематических подборках НПА.
Роль Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ
Департамент осуществляет общегосударственное управление и координацию в сфере архивного дела. Его функции в вопросе комплектования включают:
- Утверждение форм списков и методических рекомендаций (в т.ч. разработанных БелНИИДАД).
- Методическое руководство деятельностью государственных архивов по формированию НАФ.
- Ведение единого реестра/учетных данных по источникам комплектования на республиканском уровне.
- Контроль за соблюдением сроков и порядка передачи документов организациями-источниками.
Особенности комплектования специализированных архивов
Помимо территориальных архивов (областных, Минского городского), в системе НАФ функционируют специализированные архивы (Национальный архив РБ, БГАНТД, БГАФК, архивы кинофотофоно документов и др.). Их списки источников комплектования формируются по отраслевому/тематическому признаку.
Например, Белорусский государственный архив научно-технической документации (БГАНТД) комплектуется за счет организаций научной, технической, промышленной сферы, независимо от их территориального расположения. Списки таких архивов утверждаются по согласованию с Департаментом по архивам.
Система источников комплектования государственных архивов РБ построена на сочетании императивных (для госсектора) и диспозитивных (для негоссектора и граждан) принципов. Ключевыми моментами для организаций являются:
- Своевременное знание о своем статусе источника комплектования.
- Наличие актуальных номенклатур дел / сводных описей, согласованных с архивом.
- Планирование бюджета на работы по подготовке и передаче документов (для госорганов и госорганизаций).
Соблюдение процедур комплектования — это не только исполнение требований закона (ст. 9 Закона № 323-З), но и гарантия сохранения документальной памяти нации для будущих поколений.
Справочно: Статья подготовлена на основе Закона РБ «Об архивном деле и делопроизводстве», Правил работы государственных архивов РБ, Методических рекомендаций БелНИИДАД (2022) и информационных материалов Национального архива РБ и Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ (актуально на 2026 год).