В современном архивоведении источники комплектования играют ключевую роль: именно от них формируется содержание Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и других архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. В статье рассматриваются правовые основы, виды источников, порядок их регистрации и взаимодействия с архивами, а также практические рекомендации по комплектованию.

Правовая база, регулирующая комплектование архивов

Основные нормативные акты, определяющие порядок комплектования, включают:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) – устанавливает принципы формирования архивных фондов, отменяя прежнее разделение на государственную и негосударственную части.
• Приказ Министерства культуры РФ «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов» (№ 3‑2 от , ред. от ).
• Приказ Росархива № 24 от (ред. от ) – детализирует составление списков источников комплектования, их учёт и передачу документов.
• Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ, утверждённый приказом Росархива от 11 марта 1997 г.

Эти документы образуют единую нормативную основу, в которой прописаны:

1. Критерии отнесения организации к источникам комплектования;
2. Порядок формирования и ведения списков источников;
3. Требования к передаваемым документам (формат, состояние, описание);
4. Порядок взаимодействия архивов‑приёмников и организаций‑источников.

Что такое «источник комплектования»?

Согласно методическим рекомендациям Федерального архивного агентства, источником комплектования считается юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуются документы, подлежащие передаче в государственный или муниципальный архив. К таким документам относяться:

• Документы Архивного фонда Российской Федерации (оформленные в соответствии с установленными классификационными признаками);
• Другие архивные документы, не входящие в АФ РФ, но подлежащие хранению в архивах (например, документы частных организаций, если они переданы в дар или по договору).

К источникам комплектования относятся:

Государственные органы

• Федеральные органы исполнительной власти;
• Органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
• Органы местного самоуправления.

Негосударственные организации

• Юридические лица (коммерческие и некоммерческие организации);
• Физические лица, создающие архивные документы (например, писатели, учёные).

Специальные архивные фонды

• Музеи, библиотеки, научные учреждения, которые в процессе своей деятельности формируют документы, подлежащие архивному хранению.

Формирование и ведение списка источников комплектования

Согласно пункту 35.1 Приказа Росархива № 24, архив обязан:

1. Составлять список источников комплектования на основании законодательства РФ, законодательства субъекта и нормативных актов органов местного самоуправления.
2. Обновлять список ежегодно или при изменении статуса организации‑источника.
3. Вести учёт передаваемых документов в соответствии с Регламентом государственного учёта документов АФ РФ.

Для каждой организации‑источника в список вносятся следующие сведения:

Порядок передачи документов от источника к архиву

Подготовка документов

Передача документов осуществляется в несколько этапов:

1. Идентификация – определение архивного статуса документов (относится ли документ к АФ РФ или к другим архивным документам).
2. Оценка состояния – проверка наличия физико‑химических и технических дефектов, биологического поражения. При обнаружении недостатков составляется акт произвольной формы (пункт 11.3 Правил).
3. Составление описи – формирование описательной карточки (название, дата, автор, краткое содержание, классификационный код).
4. Упаковка и маркировка – использование архивных материалов (коробки, папки, конверты) и нанесение штрих‑кодов/инвентарных номеров.

Оформление передаточного акта

Передаточный акт (акт передачи) подписывается представителями обеих сторон и включает:

• Перечень передаваемых документов (с указанием количества листов, томов, электронных файлов);
• Состояние документов и меры по их восстановлению (если требуется);
• Условия хранения (особые требования к температуре, влажности и т.п.);
• Дата и подписи ответственных лиц.

Регистрация в архиве

После получения документов архив:

1. Вносит их в журнал учёта поступивших документов;
2. Присваивает каждому документу уникальный инвентарный номер и регистрирует в электронном каталоге;
3. Проводит фондирование – определяет принадлежность к конкретному архивному фонду, уточняет хронологические границы.

Учет и использование документов Архивного фонда РФ

Согласно пункту 2.4 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ, архив обязан вести:

• Учёт печатных изданий, музейных предметов и электронных фондов (разделы XXXIV и XXXIII приказа);
• Регулярный инвентаризационный контроль (проверка соответствия реального состояния документам в учётных системах);
• Обеспечение доступа исследователей в соответствии с установленными правилами конфиденциальности и охраны.

Практические рекомендации для организаций‑источников

1. Вести внутренний реестр документов, пригодных к передаче в архив, с указанием их архивного статуса.
2. Назначить ответственного за архивную работу (архивиста, специалиста по документообороту).
3. Проводить регулярные проверки состояния документов и своевременно устранять дефекты.
4. Согласовывать планы передачи с архивом (годовой график, объём, формат).
5. Обеспечить цифровизацию уязвимых бумажных документов и хранить электронные копии в соответствии с требованиями к электронному архиву.

Примеры типовых форм

Шаблон списка источников комплектования

Наименование организации: __________________________
ИНН/КПП: ______________________________________
Тип организации: _________________________________
Ответственное лицо: _____________________________
Объём передаваемых документов:
 ‒ Печатные: ____ листов, ____ томов
 ౼ Электронные: ____ файлов, общий объём ____ МБ
Дата передачи: _________________________________
Примечания: ____________________________________

Шаблон передаточного акта

Передаточный акт № ____ от ____ г.

Источник: ______________________________________
Получатель (архив): _____________________________
Перечень передаваемых документов:
 а) Наименование, дата, количество листов/томов
 б) Инвентарный номер (при наличии)
Состояние документов: __________________________
Меры по восстановлению (при необходимости): ______
Условия хранения: _______________________________
Подписи сторон:
 Источник: ______________________ Дата: ______
 Архив: ______________________ Дата: ______

Источники комплектования являются фундаментом формирования Архивного фонда Российской Федерации. Правильное определение, учёт и передача документов от государственных, муниципальных и частных организаций гарантируют сохранность исторического наследия и обеспечивают доступ к документам для научных, образовательных и правовых нужд. Соблюдение нормативных требований, системный подход к ведению реестров и тесное взаимодействие с архивными учреждениями позволяют создать эффективную систему архивного документооборота, отвечающую современным требованиям.

Дата актуализации: