Государственный муниципальный архив (ГМА) формируется за счёт поступления документов из различных учреждений и организаций, которые являются официальными источниками комплектования. Ниже представлен подробный перечень таких организаций, сгруппированный по сферам деятельности и уровням управления.

Федеральные органы исполнительной власти

• Федеральная архивная служба России (Росархив) – центральный орган, координирующий комплектование всех государственных архивов, включая муниципальные.
• Министерство культуры Российской Федерации – передаёт документы культурного наследия, фонды музеев и библиотек.
• Министерство обороны РФ – предоставляет материалы по военной истории, учётные дела и приказы.
• Министерство внутренних дел РФ – поставляет уголовно‑следственные дела, административные протоколы и материалы по общественной безопасности.
• Министерство юстиции РФ – передаёт судебные акты, регистрационные документы и нормативные акты.
• Федеральная налоговая служба (ФНС России) – налоговые декларации, отчёты и контрольные материалы.
• Федеральная служба государственной статистики (Росстат) – статистические отчёты, переписи и аналитические материалы.

Исполнительные органы субъектов Российской Федерации

• Министерства и ведомства регионов (образования, здравоохранения, транспорта, сельского хозяйства и др.) – региональные нормативные акты, отчёты и планы.
• Исполнительные комитеты и администрации муниципий – протоколы заседаний, решения местных органов самоуправления, муниципальные программы.
• Региональные архивные управления – обеспечивают передачу документов из региональных фондов в муниципальные архивы.

Местные органы самоуправления

• Городские и сельские поселения – акты местных советов, бюджетные сметы, градостроительная документация.
• Муниципальные учреждения культуры (библиотеки, дома культуры, театры) – фонды литературных и художественных произведений, афиши, репертуарные списки.
• Муниципальные образовательные организации (школы, колледжи, вузы) – учебно‑методические комплексы, аттестационные дела, протоколы педагогических советов.
• Муниципальные медицинские учреждения – истории болезней (в обезличенном виде), санитарно‑эпидемиологические отчёты.
• Муниципальные службы благоустройства и жилищно‑коммунального хозяйства – техническая документация, акты приёмки‑сдачи объектов, журналы учёта коммунальных услуг.

Юридические лица и организации частного сектора (при наличии соглашений о передаче)

• Государственные корпорации и компании с udziałом государства (например, «Роснефть», «Газпром», «РЖД») – передают исторические документы, связанные с их деятельностью на территории муниципалитетов.
• Научно‑исследовательские институты и академии – архивные материалы по научным проектам, отчёты о выполнении грантов.
• Общественные организации и фонды (например, Российский исторический общественный фонд) – могут передавать коллекции личных архивов, мемориальные материалы.
• Религиозные организации – метрические книги, приходо‑расходные ведомости, документы о деятельности приходов (при условии соблюдения конфиденциальности личных данных).

Архивные и библиотечные фонды

• Государственные публичные библиотеки – редкие издания, местные газеты, периодика, краеведческие сборники.
• Научные библиотеки вузов – диссертации, авторефераты, конференционные материалы.
• Музеи и выставочные комплексы – фотодокументы, планы экспозиций, акты о передаче экспонатов.
• Фонды личного происхождения (личные архивы граждан) – дневники, переписка, фотографии, передаваемые по договору дарения или на основании решений органов опеки.

Процедура поступления документов

1. Определение источника – архивный отдел муниципалитета направляет запрос в организацию‑источник с указанием перечня нужных документов.
2. Согласование условий передачи – составляется акт о передаче, в котором фиксируются объём, форма (бумажная/электронная), сроки и условия хранения.
3. Подготовка и упаковка – документы подготавливаются к транспортировке (сортировка, маркировка, упаковка в архивные короба).
4. Транспортировка – осуществляется специализированным транспортом с соблюдением условий сохранности (влажность, температура, защита от света);
5. Приём и инвентаризация – в муниципальном архиве проводится приёмка, проверка соответствия акту, внесение в учёный фонд и составление описи.
6. Размещение на хранение – документы размещаются в соответствующих хранилищах (фонды, отделы, секции) с учётом их тематической принадлежности и степени востребованности.

Комплектование государственного муниципального архива – это сложный и многоплановый процесс, требующий взаимодействия множества организаций разного уровня и профиля. Чёткое понимание источников поступления документов позволяет эффективно планировать работу архива, обеспечивать сохранность исторической памяти муниципалитета и предоставлять доступ к информации для исследователей, чиновников и широкой публики.