Система управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь прошла долгий путь эволюции: от небольших архивных подразделений при наркоматах до мощного отраслевого органа — Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции. В данной статье подробно рассматривается история формирования, правовая база, функции и текущая структура главного архивного ведомства страны.

Историческая хроноология: от Центрархива к Департаменту

История центрального архивного органа Беларуси насчитывает более столетия. На протяжении десятилетий название, подчиненность и статус органа менялись, отражая трансформации государственной системы. Ниже приведена подробная хронология на основе исторической справки Департамента:

• Июнь – август 1922 г.: Центральный архив при Народном комиссариате просвещения БССР (Центрархив).
• До 1927 г.: Центральный архив, подчиненный Центральному Исполнительному Комитету БССР.
• До сентября 1938 г.: Центральное архивное управление при Президиуме ЦИК БССР.
• До апреля 1939 г.: Центральное архивное управление при НКВД БССР.
• До ноября 1943 г.: Архивный отдел НКВД БССР.
• До декабря 1944 г.: Отдел государственных архивов НКВД БССР.
• До 1960 г.: Управление государственных архивов НКВД (позже МВД) БССР.
• До сентября 1972 г.: Архивное управление при Совете Министров БССР.
• До сентября 1991 г.: Главное архивное управление при Совете Министров БССР (Главархив).
• До октября 1992 г.: Главное архивное управление при Совете Министров Республики Беларусь.
• До сентября 1994 г.: Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
• До января 1997 г.: Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (с подчинением Администрации Президента).
• До сентября 2001 г.: Государственный комитет по архивам и делопроизводству (Госкомархив).
• До июня 2002 г.: ГУ «Национальный центр по архивам и делопроизводству» (Центрархив) при Совете Министров.
• Май 2006 г.: Восстановлен Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров (Белкомархив).

Ключевой этап: В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 5 мая 2006 г. № 289, руководящим органом в области архивного дела и организации делопроизводства стал Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Это решение интегрировало архивную сферу в систему министерства юстиции, усилив координацию правового регулирования и практической работы с документами.

Правовая основа деятельности

Деятельность архивных органов Беларуси строго регламентируется законодательством. Основным нормативным правовым актом является Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (с последующими изменениями и дополнениями, последними от ).

Ключевые определения Закона (ст. 2):

• Архив — организация или структурное подразделение, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.
• Архивное дело — деятельность по созданию и комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов.
• Национальный архивный фонд, исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа, подлежащая постоянному хранению.
• Органы архивного дела и делопроизводства — республиканский орган государственного управления (Департамент), структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
• Делопроизводство — деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами.

Принципы регулирования (ст. 3):

1. Закона и иных актов законодательства.
2. Международные договоры РБ и акты права ЕАЭС имеют приоритет, если они устанавливают иные правила.
3. Отношения по владению, пользованию и распоряжению документами регулируются гражданским законодательством в той мере, в какой не урегулированы Законом.

Функции и полномочия Департамента

Как республиканский орган государственного управления, Департамент по архивам и делопроизводству Минюста реализует единую государственную политику в сфере архивного дела. Основные направления деятельности включают:

• Нормативное регулирование: разработка и утверждение нормативных правовых актов, перечней типовых документов с указанием сроков хранения.
• Методологическое руководство: координация работы системы государственных архивных учреждений, территориальных архивов и архивов государственных органов.
• Контроль и надзор: проверка соблюдения законодательства об архивном деле и делопроизводстве государственными органами, организациями и индивидуальными предпринимателями.
• Комплектование Национального архивного фонда: организация экспертизы ценности документов, контроль за своевременной передачей документов на постоянное хранение в государственные архивы.
• Цифровизация и электронное делопроизводство: внедрение современных технологий управления документами, создание единых информационных систем, обеспечение правовой силы электронных документов.
• Международное сотрудничество: представление интересов РБ в международных архивных организациях, сотрудничество с архивами стран СНГ и дальнего зарубежья.
• Обслуживание граждан и организаций: выдача архивных справок, копий документов, проведение научных исследований на базе архивных фондов.

Система государственных архивных учреждений

Департамент управляет разветвленной сетью архивов, входящих в систему государственных архивных учреждений, утвержденную Советом Министров Республики Беларусь. К ним относятся:

• Республиканские (отраслевые) архивы: Национальный исторический архив Беларуси, Национальный архив Республики Беларусь, Беларуский государственный архив кинофотодокументов, Беларуский государственный архив научно-технической документации и др.
• Областные и Минский городской архивы: 6 областных государственных архивов и Архив города Минска.
• Районные (городские) архивы: территориальные архивы, обеспечивающие хранение документов местного значения и обслуживание населения на местах.
• Специализированные архивы: архивы министерств и ведомств (архивы МВД, КГБ, МО, МЗ и др.), хранящие документы оперативного учета и специального значения.

Материально-техническое обеспечение государственных архивов осуществляется за счет средств республиканского и местных бюджетов, а также за счет доходов от платных услуг (выдача справок, оцифровка, реставрация).

Современные вызовы и цифровая трансформация

На современном этапе Департамент решает стратегические задачи по переходу к электронному делопроизводству. В соответствии с законодательством (в т.ч. Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»), ключевыми приоритетами являются:

• Создание Единой информационной системы делопроизводства государственных органов.
• Обеспечение юридической значимости электронных документов, равной бумажным.
• Массовая оцифровка архивных фондов для удаленного доступа пользователей (через портал archives.gov.by).
• Внедрение технологий долгосрочного хранения электронных документов (OAIS-стандарты), гарантирующих их читаемость и подлинность на протяжении десятилетий.
• Автоматизация процессов экспертизы ценности и составления номенклатур дел.

Контактная информация

Адрес Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь:

Комитет по архивам и делопроизводству (в современном виде, Департамент при Минюсте) является гарантом сохранения документального наследия нации. От качества работы этой системы зависит не только доступ граждан к социально-правовым документам (подтверждению стажа, зарплаты, прав на недвижимость), но и сохранение исторической памяти для будущих поколений. Интеграция в структуру Министерства юстиции и активная цифровизация процессов позволяют Беларуси эффективно решать задачи долгосрочного хранения информации в эпоху цифровой экономики.