Дата подготовки:
Нормативно‑правовая база
Для формирования и ведения кадрового архива необходимо опираться на следующие документы:
- Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти‚ органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).
- Методические рекомендации к Правилам 2015‚ разработанные ВНИИДАД (КонсультантПлюс‚ 2025).
- Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 119‑ФЗ).
- Приказы Минтруда РФ о сроках хранения кадровой документации (пример: Приказ № 2н от ).
Планирование архива
Эффективная работа отдела кадров начинается с чётко сформулированного плана архивных работ:
- Анализ текущего состояния: оценка количества и состояния бумажных и электронных дел.
- Определение номенклатуры дел: создание единой классификации (по типу документа‚ подразделению‚ периоду).
- Разработка регламента: порядок оформления‚ хранения‚ передачи и уничтожения документов.
- Назначение ответственных: секретарь отдела‚ архивный специалист‚ ИТ‑администратор.
Классификация и номенклатура кадровых документов
Согласно Правилам 2015‚ каждый документ должен быть отнесён к одной из следующих групп:
| Группа | Примеры документов |
|---|---|
| Персональные дела | трудовые договоры‚ личные карточки‚ аттестационные листы |
| Документы по заработной плате | расчётные листки‚ справки 2‑НДФЛ‚ акты расчётов |
| Договоры ГПХ и акты к ним | контракты‚ акты выполненных работ |
| Приказы и распоряжения | приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении |
| Справки и выписки | справки о доходах‚ о стаже‚ о семейном положении |
| Внутренние описи и листы‑заверители | описи дел‚ листы‑заверители‚ предисловия |
Оформление бумажных дел
Для надёжного хранения бумажных документов следует выполнить следующие действия:
- Составление описи: каждый обработанный комплект (дело) фиксируется в описи‚ где указываются:
- Номер дела (индекс)
- Наименование (например‚ «Личное дело Иванова И.И.»)
- Сроки хранения
- Перечень входящих документов
- Лист‑заверитель: оформляется отдельным листом‚ где фиксируются подписи ответственных за комплектование и проверку.
- Переплет в жёсткую обложку: 4‑прокольный переплет с титульным листом‚ где указаны:
- Наименование организации
- Структурное подразделение
- Номер (индекс) дела
- Период охвата документов
- Архивный штамп: наносится на обложку и на каждый лист‑заверитель (дата‚ номер дела‚ подпись архивариуса).
- Хранение в архивных шкафах: шкафы должны соответствовать требованиям по температуре (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %).
Электронный архив и КЭДО
Современные организации всё чаще переходят к цифровому хранению кадровой документации. Основные преимущества:
- Быстрый поиск по метаданным (фамилия‚ тип документа‚ дата).
- Снижение риска физической порчи и утраты.
- Автоматическое резервное копирование (zip‑архивы‚ облачные хранилища).
- Контроль целостности файлов (контрольные суммы‚ автоматическая проверка).
Для создания электронного архива рекомендуется:
- Выбрать систему КЭДО (например‚ «Электронный архив кадровых документов Digital Design»).
- Определить структуру папок‚ соответствующую номенклатуре дел (по подразделениям → по годам → по типу документа).
- Ознакомить персонал с правилами сканирования:
- Разрешение ≥ 300 dpi‚ чёрно‑белый или цветной в зависимости от типа документа.
- Формат PDF/A‑2b – гарантирует долгосрочную читаемость.
- Настроить автоматическое резервное копирование на внешние носители и в облако (минимум 2 копии‚ разный географический регион).
- Внедрить электронный журнал доступа (кто‚ когда‚ какой документ открыл/изменил).
Передача дел в государственный архив
По истечении установленных сроков (см. раздел 7) личные дела увольнённых сотрудников передаются в архив. Процедура включает:
- Подготовку итоговой описи дел (включая бухгалтерские документы за тот же период).
- Оформление исторической справки и предисловия к описям.
- Сдачу дел в архивный фонд согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД:
- Контроль наличия всех обязательных документов.
- Проверка целостности и читаемости (бумажных и электронных).
- Получение акта приема‑передачи от архивного учреждения.
Сроки хранения кадровых документов
| Документ | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры | 5 лет после увольнения | С учётом возможных судебных споров. |
| Личное дело (только работающие сотрудники) | Пока сотрудник работает | |
| Документы по заработной плате | 5 лет | |
| Договоры ГПХ и акты к ним | 3 года | |
| Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении | 5 лет | |
| Справки (о доходах‚ стаже и др.) | 3 года | |
| Документы‚ подлежащие передаче в архив | Бессрочно (в архиве) |
Уничтожение устаревших документов
После истечения сроков хранения документы подлежат уничтожению в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивном деле»:
- Уничтожение производится в присутствии двух ответственных лиц (секретарь и архивариус).
- Оформляется акт уничтожения с указанием перечня уничтоженных документов.
- Для конфиденциальных кадровых файлов применяется механическое измельчение до размеров менее 5 mm.
Контроль и аудит
Регулярный аудит помогает поддерживать порядок и соответствие нормативам:
- Квартальный контроль полноты: сверка наличия всех обязательных документов в бумажных и электронных делах.
- Годовой аудит соответствия срокам хранения: проверка‚ какие дела подлежат передаче в архив или уничтожению.
- Внутренний аудит ИТ‑безопасности: проверка резервных копий‚ целостности файлов‚ доступа к электронному архиву.
- Подготовка отчёта для руководства с рекомендациями по улучшению процессов.
Практические рекомендации
- Создайте единый справочник номенклатуры дел и разместите его в общем доступе (внутренний портал).
- Обучайте персонал: проведите семинары по правильному оформлению листов‑заверителей‚ сканированию и работе с КЭДО.
- Внедрите технологию «бумага‑цифра‑бумага»: после сканирования оригиналы отправляются в архив‚ а в отделе хранится только электронная копия.
- Регулярно проверяйте состояние архивных шкафов (влажность‚ температура‚ наличие плесени).
- Для ускорения поиска используйте метаданные (теги‚ ключевые слова) в электронных файлах.
- Не забывайте про резервное копирование не реже одного раза в неделю и тестовое восстановление данных раз в квартал.
Организация архива в отделе кадров – это комплексный процесс‚ включающий правовую основу‚ чёткую классификацию‚ надёжное оформление бумажных дел и внедрение современного электронного архива. При соблюдении рекомендаций‚ изложенных в настоящей статье‚ организация получит:
- Гарантию сохранности кадровой документации.
- Сокращение времени поиска нужных документов.
- Снижение риска утраты и порчи материалов.
- Соответствие требованиям законодательства и рекомендациям архивных органов.
Тщательно спланированный и регулярно контролируемый архив кадровых документов станет надёжным фундаментом для эффективного управления персоналом и поддержания юридической чистоты компании.
Автор: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026 г.