Отдел кадров является одним из ключевых подразделений любого предприятия, отвечающим за ведение кадрового делопроизводства и оформление трудовых взаимоотношений․ В процессе своей работы кадровики генерируют огромный массив документов: трудовые договоры, приказы, личные карточки и многое другое․ Для обеспечения сохранности этих данных, защиты прав сотрудников и соблюдения законодательства создаются архивы отделов кадров․
Специфика кадрового архива и взаимодействие с архивом организации
Обычно работники большинства подразделений компаний с радостью избавляются от бумажного содержимого своих тумбочек и шкафов, передавая документы на хранение в общий архив предприятия․ Однако отдел кадров зачастую становится исключением․ Кадровики нередко полностью игнорируют корпоративный архив и не предоставляют ему никакой информации, включая данные о составе своих дел․
Такая ситуация связана с особой конфиденциальностью и важностью кадровых документов (например, бумажных трудовых книжек, договоров и приказов), которые часто хранятся в сейфе самого отдела или в файловой системе кадровиков․ Тем не менее, для системной работы необходимо выстраивать грамотное взаимодействие между отделом кадров и архивом организации․
Правила и сроки хранения кадровых документов
Организация архива на предприятии требует строгого соблюдения нормативных актов․ Важно помнить, что для документов с различными сроками хранения требуются разные условия․ В некоторых организациях в архивах отводится специальное место, где располагаются бумаги со сроком хранения менее 10 лет․
Для правильной систематизации необходимо:
- Разработка номенклатуры дел: В номенклатуре необходимо закрепить места хранения всех отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии, чтобы данные формы могли быть правильно включены в годовые разделы соответствующих описей дел․
- Распределение выписок: Распространение всем сотрудникам фирмы и отделам специальных выписок, в которых должны быть прописаны все заголовки дел, сдающихся в архив․
- Экспертиза ценности: Определение того, какие документы подлежат долговременному хранению, а какие могут быть уничтожены․
Приводим в порядок архив: системный подход
Создание архива «с нуля» или приведение его в порядок требует комплексного подхода․ Системный подход включает в себя подготовку номенклатуры дел, выбор подходящего помещения, проведение экспертизы ценности и закупку специализированных стеллажей․
Если в небольших компаниях этот процесс может быть усложнен нехваткой ресурсов — один секретарь вряд ли потянет и работу в приемной, и полноценный архив,, то в крупных организациях к этому привлекаються профильные специалисты․ Если дано: документы отдела кадров более или менее упорядочены, но отсутствует номенклатура дел, работу следует начинать именно с составления номенклатуры․
Услуги профессиональных архивных компаний
Многие предприятия предпочитают делегировать эту задачу профессионалам․ На рынке существует множество компаний, предоставляющих услуги по формированию и обработке кадрового архива (например, ООО «Цифровой Документ Сервис», «Делис Архив», «Архив Нева», «ОСГ Рекордз Менеджмент» и другие)․
Профессиональные услуги обычно включают:
- Экспертизу ценности документов․
- Формирование документов в дела и их переплет (брошюровка, сшивка) в соответствии с требованиями государства․
- Научно-техническую обработку и составление описи дел․
- Конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения․
- Передачу документов в архив при ликвидации предприятия․
Цифровизация: электронный архив и КЭДО
Современные тенденции диктуют переход на новый уровень работы с документами․ Внедрение КЭДО (кадрового электронного документооборота) позволяет хранить все данные в электронном архиве, что значительно упрощает систематизацию кадровых процессов․
Создание электронного архива кадровых документов включает в себя:
- Утверждение номенклатуры дел предприятия, в т․ч․ гибридных дел (содержащих как бумажные, так и электронные документы)․
- Оцифровку (сканирование) бумажных носителей․
- Передачу документов на долговременное хранение в архив предприятия с обеспечением юридической значимости электронных документов․
Электронные архивы могут быть внутренними (диски и компьютеры, на которых бухгалтер, кадровик и менеджеры хранят файлы фирмы) и внешними (облачные решения и специализированные базы данных)․ Переход на КЭДО и создание надежного электронного архива помогает компаниям избежать штрафов от государственных органов, оптимизировать пространство и сделать работу с документами быстрой и безопасной․
Архивация кадровых документов, это не просто складирование бумаг, а важный процесс, требующий знаний ГОСТов, сроков хранения и правил делопроизводства․ Независимо от того, организуете ли вы бумажный архив по всем правилам или переходите на современный электронный формат, главное — обеспечить сохранность, юридическую значимость и конфиденциальность кадровых данных предприятия․