Кадровый архив является фундаментом кадрового делопроизводства любой организации․ В Москве, как крупнейшем деловом центре страны, вопросы формирования, хранения и использования кадровых документов регулируются строгими нормативными актами и поддерживаются развитой инфраструктурой государственных и коммерческих архивов․ Данная статья представляет подробный обзор текущего состояния сферы архивирования кадровых документов в столице на ․

Нормативно-правовая база архивного дела в РФ и Москве

Деятельность архивов, включая кадровые отделы организаций, строится на федеральном уровне:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной документ, определяющий обязанности по созданию архивов, порядок хранения, учета документации, исчисления сроков хранения и предоставления доступа к архивным кадровым документам․
• Приказы Росархива, утверждающие типовые номенклатуры дел, сроки хранения и правила составления описей․

На городском уровне ключевую роль играет Главное архивное управление города Москвы․ Методическое руководство осуществляет Лаборатория Главархива Москвы․ Важным ориентиром для упорядочивания управленческих и кадровых документов служат Методические рекомендации, разработанные Лабораторией Главархива и одобренные Научно-методическим советом архивных учреждений ЦФО РФ (протокол от 17–18 октября 2006 г․)․

Государственная архивная система Москвы

Государственные архивы Москвы формируют единую систему, координируемую Главным архивным управлением города Москвы․ Структура включает организационно-методическое управление, отделы комплектования, учёта, использования, а также подведомственные архивы․

Основные государственные хранилища:

1. ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» (ЦГА Москвы) — ведущий архив современной истории столицы․ Осуществляет выдачу архивных документов, дел и копий из различных отделов хранения:
   • Отдел хранения документов после 1917 г․;
   • Отдел хранения документов общественно-политической истории Москвы;
   • Отдел хранения научно-технической документации Москвы;
   • Отдел хранения документов личных собраний Москвы;
   • Отдел хранения документов до 1917 г․
2. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) (адрес: 121059, Москва, Бережковская наб․, 26) — хранит документы высших органов государственной власти и управления РСФСР/РФ, включая кадровые дела федерального значения․ Доступен через Государственную информационную систему удаленного использования архивных документов․
3. Федеральное архивное агентство (Росархив) (адрес: 115035, г․ Москва, Софийская наб․) — орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере архивного дела․

Формирование и приведение в порядок архива отдела кадров организации

Согласно практике, создание полноценного архива в структуре отдела кадров часто сталкивается с ресурсными ограничениями: «один секретарь вряд ли потянет и работу в приемной, и полноценный архив»․ Тем не менее, системный подход обязателен и включает этапы:

Ключевые этапы организации кадрового архива:

1. Подготовка номенклатуры дел․ Это основной учетный документ, определяющий состав дел, подлежащих зачислению в архив, и сроки их хранения․ Без номенклатуры невозможно правомерное ведение архива․
2. Экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения․ Разделение на временные (10, 50, 75 лет) и постоянное хранение․ Кадровые документы (личные дела, табеля, приказные книги) чаще всего относятся к сроку 75 лет (до 2003 г․) или 50 лет (после 2003 г․)․
3. Организация хранения․ Выбор помещения, закупка стеллажей, обеспечение режима температуры/влажности, пожаробезопасности и конфиденциальности․
4. Сientificная обработка (упорядочивание)․ Сшивка, оформление обложек, составление описей, нумерация дел․

Важно: В Москве действуют образовательные программы для специалистов․ Университет Правительства Москвы проводит обучение государственных гражданских служащих, отвечающих за работу с документами и их подготовку к архивному хранению, а также работающих в архивах организаций․

Коммерческие архивные услуги и аутсорсинг в Москве

Учитывая сложность и трудоемкость процессов, многие организации передают функции архивирования профессиональным операторам․ На рынке столицы представлены крупные игроки, предлагающие комплексные решения: «Архив для отдела кадров», хранение, оцифровку, выездную работу архивистов․

Примеры провайдеров услуг (на 2026 год):

• Компания «Делис Архив»
  • Услуги: формирование архива кадровых документов, хранение по выгодным ценам, конфиденциальность и безопасность, современные архивохранилища․
  • Целевые аудитории: руководителям кадров, архивистам, админ-директорам, юристам, бухгалтерам, гендиректорам․
  • Контакты: тел․ ###-###-#### (Москва), сайт: www․archiv․ru (раздел «Делис Архив»)․
• Компания «Архивариус»
  • Услуги: архивирование кадровых документов по лучшим ценам․
  • Контакты: в Москве тел․ ###-###-####, в Краснодаре: ###-###-####․
• Архивы-Гарант / Первая архивная
  • Адрес: Москва, Ореховый бульвар, д․ 31․
  • Телефон: 7 (495) -33-73-92, email: info@archives-garant․ru․
  • Специализация: архив по личному составу, готовые решения для отдела кадров․
• Другие операторы (например, по запросу «Архив отдела кадров: Первая архивная»): тел․ 7 495 646-70-51․ Акцент на безопасности, конфиденциальности и ценах․

Что включает аутсорсинг кадрового архива:

• Выездной аудит состояния архива․
• Разработка/корректировка номенклатуры дел․
• Экспертиза ценности и сроков хранения․
• Физическая обработка дел (сшивка, оформление, упаковка в короба)․
• Составление описей и поисковых средств (в т․ч․ электронных баз)․
• Перемещение в специализированное архивохранилище (ответственное хранение) или организация хранения на стороне клиента․
• Обеспечение доступа к документам (поиск, выдача копий, сканирование по запросу)․

Специфика хранения кадровых документов: требования и риски

Кадровые документы содержат персональные данные (СНИЛС, паспортные данные, адреса, сведения о зарплате, здоровье), что накладывает особые обязательства в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» и требованиями по защите гостайны (если применимо)․

Основные требования к условиям хранения:

• Пожаробезопасность: системы пожаротушения, неразрушающие документы (газовые, порошковые)․
• Климатические нормы: температура 18±2°С, относительная влажность 50±5% (для бумаги)․
• Биологическая защита: дератизация, дезинсекция, защита от плесени․
• Физическая безопасность: охрана, контроль доступа, видеонаблюдение, защита от НСД (несанкционированного доступа)․
• Учет и поиск: надежная опись, возможность быстрого нахождения дела (критично при проверках ГИТ, судебных запросах, обращениях сотрудников/пенсионного фонда)․

Отраслевые и ведомственные архивы (пример)

Помимо коммерческих организаций, архивы отделов кадров функционируют в учебных заведениях, госучреждениях и предприятиях․ Пример структурного подразделения: Сектор архива отдела кадров и документообеспечения Московского колледжа транспорта (РУТ МИИТ)․ Такие секторы работают по внутренним положениям, согласованным с Главархивом Москвы․

Поиск и взаимодействие с архивами: практические советы

1. Для HR-специалистов: Используйте Портал открытых данных Правительства Москвы (более 1000 наборов данных) для проверки реквизитов организаций-партнеров или поиска сведений о ликвидированных юрлицах (преемниках архивов)․
2. Для граждан (поиск трудовой истории): Обращайтесь в ЦГА Москвы (для предприятий Москвы) или ГАРФ (для ведомств федерального уровня)․ Необходимо знать точное наименование организации, годы работы и номер дела (если известен)․
3. При ликвидации/реорганизации организации: Кадровый архив обязательно подлежит сдаче в государственный архив (ЦГА Москвы для московских организаций) или передаче правопреемнику с составлением акта приема-передачи․

Контакты ключевых организаций (справочно)

Ведение архива отдела кадров в Москве — это процесс, требующий строгого соблюдения федерального законодательства (125-ФЗ), методических рекомендаций Главархива Москвы и требований по защите персональных данных․ Организации имеют выбор: создать штатную единицу архивиста и оборудовать архивное помещение по всем нормам (СНиП, ГОСТ) или передать функции профессиональным операторам рынка («Делис Архив», «Архивариус», «Архивы-Гарант» и др․), гарантирующим безопасность, конфиденциальность и быстрый доступ к документам․

Ключевой совет: Не откладывайте формирование номенклатуры дел и экспертизу документов․ Отсутствие номенклатуры — самое распространенное нарушение, выявляемое при проверках, и главная причина хаоса в архиве․ Своевременная систематизация экономит ресурсы при аудитах, судебных спорах и запросах Пенсионного фонда․

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета по состоянию на ․ Контактные данные и цены услуг могут изменяться, рекомендуется уточнять их на официальных сайтах провайдеров․