Архивация электронной почты, это лучший способ навести порядок во «Входящих», не удаляя важные письма навсегда․ В отличие от удаления, архивированные сообщения остаются доступными для поиска и чтения, но перестают засорять основной список․ В этой статье мы подробно разберем, как архивировать почту в Gmail, Outlook (веб, десктоп, мобильное приложение), Яндекс Почте, Apple Mail и Mozilla Thunderbird, а также настроим автоматическую архивацию и создадим резервные копии․

Содержание

1. Что такое архив и зачем он нужен?
2. Архивация в Gmail (Google)
3. Архивация в Microsoft Outlook
   1. Outlook в браузере (OWA) и Outlook․com
   2. Классический Outlook для Windows / Microsoft 365
   3. Новый Outlook для Windows / Веб-версия
   4. Мобильное приложение Outlook (iOS / Android)
   5. Автоархивация (AutoArchive) в классическом Outlook
4. Архивация в Яндекс Почте
5. Архивация в Apple Mail (iOS, iPadOS, macOS)
6. Архивация в Mozilla Thunderbird
7. Экспорт и резервное копирование (Бэкап) почты
8. Советы и лучшие практики

Что такое архив и зачем он нужен?

Папка «Архив» (Archive) — это специальное хранилище для писем, которые вы уже прочитали или обработали, но хотите сохранить «на всякий случай»․

• Освобождение «Входящих»: Работает принцип «Inbox Zero» — в главной папке остаются только задачи․
• Безопасность: Письма не попадают в «Корзину» и не удаляются автоматически через 30 дней․
• Поиск: Архивированные письма участвуют в общем поиске по почтовому ящику․
• Экономия места: В некоторых сервисах (например, старые версии Outlook с PST-файлами) архив можно вынести на локальный диск, не тратя квоту облака․

Важно: В Gmail и Яндексе архив — это просто ярлык/папка внутри того же ящика․ В классическом Outlook архив часто выносится в отдельный файл данных (․pst), что требует особого внимания при переносе на другой компьютер․

Архивация в Gmail (Google)

В Gmail архивация — это базовое действие․ У писем убирается ярлык «Входящие» (Inbox), и они остаются в «Всех письмах» (All Mail)․

В браузере (Веб-интерфейс)

1. Выделите одно или несколько писем (галочки слева)․
2. Нажмите значок «Архив» (иконка коробки со стрелкой вниз) на панели инструментов сверху․
3. Всплывающее уведомление «Разговор архивирован» даст пару секунд на отмену (кнопка «Отменить»)․

Где искать: Папка «Все письма» (All Mail) в левом меню (возможно, скрыта под кнопкой «Ещё»)․

В мобильном приложении (Android / iOS)

• Свайп: Настройте свайп влево или вправо на «Архив» в Настройках → Общие настройки → Действия при свайпе․
• Кнопка: Откройте письмо → нажмите иконку архива (коробка со стрелкой) в верхней панели․

Автоматическая архивация (Фильтры)

Чтобы определенные письма (рассылки, уведомления) сразу уходили в архив, минуя «Входящие»:

1. Настройки (шестеренка) → «Все настройки» → «Фильтры и заблокированные адреса»․
2. «Создать новый фильтр» → укажите отправителя (From), тему или ключевые слова․
3. Нажмите «Создать фильтр» → поставьте галочку «Пропустить Входящие (Архивировать)» → «Создать фильтр»․

Архивация в Microsoft Outlook

Здесь важно различать версию: Классический Outlook (Win32), Новый Outlook / Веб / Outlook․com и Мобильное приложение․ Логика у них разная․

Outlook в браузере (OWA) и Outlook․com

Это современный унифицированный интерфейс․ Архив — это обычная папка․

1. Выделите письма․
2. Нажмите кнопку «Архив» (иконка коробки) на верхней ленте или правый клик → «Архив»․
3. Письма переместятся в папку «Архив» в списке папок слева․

Клавиатурный ярлык: Backspace (по умолчанию архивирует) или E (в некоторых раскладках)․ Настроить можно в Параметры → Почта → Настройка действий․

Классический Outlook для Windows (Microsoft 365 / 2016-2024)

Здесь существует два понятия: «Архив» (папка в облаке/на сервере) и «Автоархивация» (перенос в локальный файл ․pst)․

Ручное архивирование в папку «Архив» (Online Archive / Archive Folder)

1. Выделите письма․
2. Вкладка «Главная» → группа «Удалить» → кнопка «Архив» (или клавиша Backspace)․
3. Письма попадут в папку «Архив» в структуре вашего почтового ящика (синхронизируется с сервером Exchange/Outlook․com)․

Настройка Автоархивации (AutoArchive) — только для классического Outlook

Эта функция перемещает старые элементы в локальный файл архива (archive․pst), который хранится только на этом компьютере и не синхронизируется с облаком․ Это классический способ освободить квоту на сервере․

1. Файл → Параметры → Дополнительно․
2. В разделе «Автоархивация» нажмите «Параметры автоархивации․․․»․
3. Поставьте галочку «Выполнять автоархивацию каждые N дней»․
4. Настройте параметры: возраст элементов (например, старше 6 месяцев), действие («Переместить старые элементы в:», укажите путь к ․pst файлу)․
5. Нажмите «ОК»․

Для конкретной папки: Правый клик на папке → «Свойства» → вкладка «Автоархивация» → задайте индивидуальные правила․

Как открыть архивный файл (․pst) позже: Файл → Открыть и экспортировать → Открыть файл данных Outlook․

Новый Outlook для Windows (Preview / 2024+)

Интерфейс повторяет веб-версию․ Классическая «Автоархивация в ․pst» не поддерживается․ Доступна только архивация в облачную папку «Архив»․

1. Выделите письма → Кнопка «Архив» на ленте или Backspace․
2. Настройка свайпов и клавиш: Параметры (шестеренка) → Почта → Действия → «Архивировать»․

Мобильное приложение Outlook (iOS / Android)

• Свайп: Настройте жест «Архив» в Настройки → Свайпы․
• Меню: Откройте письмо → три точки (․․․) → «Архив»․
• Массово: Длинное нажатие на письмо в списке → выделить нужные → иконка архива внизу․

Архивация в Яндекс Почте

В Яндексе архив — это системная папка, доступная в левом меню․

Веб-интерфейс (Яндекс․Почта)

1. Выделите письма галочками․
2. Нажмите кнопку «В архив» (иконка коробки) на панели действий над списком писем․
3. Или: Правый клик → «В архив»․

Горячая клавиша: Shift + A (в стандартной раскладке)․

Где лежат: Папка «Архив» в левой колонке (раздел «Папки»)․

Мобильное приложение «Яндекс Почта»

• Свайп письма влево/вправо (настраивается в Настройки → Свайпы);
• Внутри письма: меню (три точки) → «В архив»․

Правила (Фильтры) для автоархивации

1. Настройки (шестеренка) → «Все настройки» → «Правила обработки писем»․
2. «Создать правило» → Условие (например, «От кого: newsletter@site․com»)․
3. Действие: «Переместить в папку» → выберите «Архив»․
4. Сохранить․

Архивация в Apple Mail (iOS, iPadOS, macOS)

Apple Mail использует папку «Архив» (Archive), которая создается автоматически для учетных записей iCloud, Gmail, Outlook, Yahoo и других (через IMAP)․

macOS (Mail․app)

• Кнопка: Выделите письма → нажмите иконку коробки на панели инструментов (или меню «Сообщение» → «Архивировать»)․
• Горячая клавиша: Ctrl + Cmd + A (или настройте свою в Системные настройки → Клавиатура → Сочетания клавиш → Программы)․
• Свайп (трекпад/маус): Два пальца влево по письму в списке → «Архив»․

iOS / iPadOS

• Свайп: Настройте в Настройки → Почта → Учетные записи → выберите аккаунт → Дополнительно → Архивировать (вместо «Удалить»)․ Тогда свайп влево будет архивировать․
• Меню: Откройте письмо → иконка папки со стрелкой вниз → «Архив»․
• Массово: «Правка» (Edit) → выделить письма → «Архив» внизу․

Архивация в Mozilla Thunderbird

Thunderbird имеет встроенную систему архивации по годам/месяцам․

1. Выделите сообщения․
2. Нажмите клавишу A (латинская) или кнопку «Архив» на панели инструментов / контекстное меню → «Архив»․

Настройка структуры архива:
Инструменты → Настройки учетных записей → [Ваш аккаунт] → Архивы․
Здесь можно выбрать:

• Хранить архивы в: «Локальные папки» или в папке на сервере (IMAP)․
• Структуру: «Единая папка», «По годам», «По годам/месяцам»․

Экспорт и резервное копирование (Бэкап) почты

Архивация внутри почтового клиента ≠ Резервное копирование․ Если вы хотите сохранить копию писем на жестком диске/облаке независимо от почтового провайдера:

Google Takeout (Gmail, полный экспорт в MBOX)

1. Перейдите на takeout․google․com․
2. Снимите галочки везде, оставьте только «Почта»․
3. Выберите формат MBOX (стандарт для Thunderbird, Apple Mail, импорт в Outlook через сторонние инструменты)․
4. Выберите способ доставки (ссылка на скачивание, Google Drive, Dropbox) и создайте экспорт․

Классический Outlook — Экспорт в PST (Personal Storage Table)

Это единственный надежный способ сделать бэкап всего ящика (папки, контакты, календарь, правила) в Windows․

1. Файл → Открыть и экспортировать → Импорт/экспорт․
2. «Экспорт в файл» → «Файл данных Outlook (․pst)»․
3. Выберите корневую папку почтового ящика (галочка «Включить подпапки»)․
4. Укажите путь сохранения, настройте обработку дубликатов → Готово․
5. Важно: Задайте пароль на ․pst файл для безопасности․

Этот файл можно открыть на любом компьютере с Outlook: Файл → Открыть и экспортировать → Открыть файл данных Outlook․

Яндекс Почта — Экспорт через почтовый клиент

У Яндекса нет кнопки «Скачать весь ящик» в вебе․ Настройте аккаунт в Thunderbird или Outlook по IMAP, дождитесь полной синхронизации, затем экспортируйте профиль или используйте аддоны (например, ImportExportTools NG в Thunderbird) для сохранения в MBOX/EML․

Apple Mail — Экспорт почтовых ящиков

1. Выберите почтовый ящик в боковой панели․
2. Меню «Почтовый ящик» → «Экспортировать почтовый ящик․․․»․
3. Сохраняет в формат ․mbox (папка с файлами)․

Советы и лучшие практики 2026 года

• Правило «Один касание»: Открыл письмо → сразу Реши: Удалить, Ответить/Делегировать, Отложить (флаг/задача), Архивировать․ Не оставляй «просто так» во Входящих․
• Не создавайте сотни вложенных папок․ Современный поиск (KQL в Outlook, операторы поиска в Gmail/Яндекс) находит любое письмо за секунду по отправителю, дате, вложениям, ключевым словам․ Одна папка «Архив» (или «Архив 2024», «Архив 2025» по годам) — достаточно․
• Отписывайтесь от рассылок․ Лучше нажать «Unsubscribe» внизу письма, чем архивировать мусор каждый день․ В Gmail/Яндекс/Outlook есть кнопка «Отписаться» рядом с адресом отправителя․
• Автоматизируйте рутину․ Создайте правила/фильтры для: квитанций об оплате, уведомлений GitHub/Jira, соцсетей, новостных дайджестов․ Действие: «Пропустить Входящие» + «Назначить ярлык/Папку» (Gmail) или «Переместить в Архив» (Outlook/Яндекс)․
• Бэкап критически важных данных․ Если письма — это юридические документы, договоры, семейные фото — настройте ежемесячный экспорт в PST (Outlook) или Takeout (Gmail) и храните копию на внешнем диске и в зашифрованном облаке (VeraCrypt + Яндекс․Диск/OneDrive)․
• Очистка «Корзины» и «Спама»․ Архив не освобождает место, если квота забита удаленными письмами в Корзине․ Очищайте Корзину регулярно (или настройте автоочистку при выходе)․
• Мобильный доступ к архиву․ Проверьте, синхронизируется ли папка «Архив» на телефоне․ В IMAP/Exchange/ActiveSync — да․ В локальном PST (классический Outlook) — нет, этот архив доступен только на том ПК, где создан файл․

Перемещение почты в архив — это базовая гигиена цифрового рабочего места․ Выбирайте метод под ваш инструмент:

• Gmail / Яндекс / Outlook Web / Новый Outlook / Apple Mail: Простая кнопка «Архив» (клавиша Backspace, A, E или свайп), письма уходят в облачную папку «Архив» / «Все письма», доступную везде․
• Классический Outlook (Win32): Два режима․ Кнопка «Архив» — в облако․ «Автоархивация», в локальный файл ․pst (экономит квоту сервера, но требует ручного бэкапа файла)․
• Thunderbird: Клавиша A, гибкая настройка структуры папок архива по годам/месяцам․

Настройте фильтры/правила один раз, чтобы рассылки и уведомления сами уходили в архив, и ваш «Входящие» станет списком задач, а не свалкой․ И не забывайте делать полные бэкапы (PST / Takeout / MBOX) раз в квартал, архив в облаке защищает от случайного удаления, но не от взлома аккаунта или сбоев провайдера․

Статья актуализирована на 10 июля 2026 года․ Интерфейсы почтовых сервисов обновляются; если вы обнаружили неточности — пишите в комментариях․