Архивирование – это процесс перемещения писем из основной папки (обычно «Входящие») в отдельную
область, где они сохраняются и остаются доступными, но не загромождают рабочее пространство;
В статье рассмотрим, зачем нужен архив, как переместить письма в архив в самых популярных почтовых
сервисах и как вернуть их обратно.
Зачем архивировать письма?
- Увеличение свободного места. Старые сообщения занимают ценное место в ящике.
- Улучшение навигации. Входящие остаются только с актуальными письмами, что ускоряет поиск.
- Сохранность данных. Архив позволяет хранить важную переписку без риска случайного удаления.
- Соответствие политикам компании. В корпоративных средах часто требуется перемещать старую
корреспонденцию в отдельный архивный PST‑файл или облачное хранилище.
Общие принципы перемещения писем в архив
- Выберите письмо (или несколько писем), которое хотите архивировать.
- Нажмите кнопку «Архив» или «Переместить в архив», находящуюся в панели инструментов или в контекстном меню.
- Проверьте, что письмо действительно исчезло из текущей папки и появилось в разделе «Архив» (или «Вся почта»).
Если сервис предлагает выбрать целевую папку, убедитесь, что выбрана именно папка «Архив».
Как переместить письма в архив в популярных почтовых клиентах
3.1 Gmail (веб‑версия и мобильные приложения)
В Gmail архивирование происходит автоматически в раздел «Вся почта». Следуйте инструкциям:
- Откройте Gmail и найдите нужное письмо в любой папке (Входящие, Отправленные и т.д.).
- Нажмите на иконку «Архивировать» (корзина со стрелкой вниз) на верхней панели.
- Письмо исчезнет из текущей папки и будет доступно в «Вся почта».
Чтобы вернуть письмо из архива:
- Откройте «Вся почта», найдите письмо, отметьте его галочкой и нажмите «Поместить во входящие».
3.2 Outlook (Windows, macOS, Outlook.com)
В Outlook есть две основные стратегии архивирования: ручная (перемещение в папку «Архив») и
автоархивирование (перемещение в локальный PST‑файл).
Ручное перемещение
- Выделите одно или несколько сообщений.
- На верхней панели нажмите «Переместить в» → «Архив» (или используйте кнопку «Архивировать»).
- Письма появятся в папке «Архив» в левой колонке.
Автоархивирование (для корпоративных аккаунтов)
- Перейдите в «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → «Автоархив».
- Установите период (например, 30 дней) и путь к PST‑файлу, куда будут перемещаться старые элементы.
- Сохраните настройки – Outlook будет автоматически переносить сообщения старше указанного срока.
Возврат из архива
Откройте папку «Архив», выберите нужные письма, нажмите «Переместить в» → «Входящие» или
перетащите их мышью в нужную папку.
3.3 iCloud Mail (веб‑интерфейс и macOS Mail)
- Войдите в iCloud.com → «Почта». Выберите письмо.
- Нажмите кнопку «Переместить в» → «Архив» (можно также использовать контекстное меню).
- Письмо окажется в папке «Архив», откуда его можно вернуть, выбрав «Поместить во входящие».
3.4 Яндекс.Почта
Для массового перемещения всех писем из «Входящие» в архив выполните:
- Откройте Яндекс.Почту, перейдите в папку «Входящие».
- Отметьте чекбокс «Выбрать все» (обычно в верхней части списка).
- В верхнем меню нажмите «Переместить в архив».
3.5 Mailbird (клиент для Windows)
В Mailbird процесс похож на Gmail:
- Слева в меню найдите ярлык «Вся почта» и откройте его.
- Найдите письмо, которое хотите разархивировать, используя поиск.
- Выберите письмо и нажмите кнопку «Переместить во входящие» под строкой поиска.
3.6 Android и iOS (мобильные приложения Gmail, Outlook, Mail)
Пример для Gmail на Android:
- Найдите письмо в архиве (раздел «Вся почта»).
- Нажмите и удерживайте письмо.
- В появившемся меню выберите «Поместить во входящие» (значок «Ещё» → «Поместить во входящие»).
В Outlook для iOS аналогично: откройте письмо, нажмите «Переместить» → «Архив» или
«Входящие» для возврата.
Автоматическая архивация: когда и как её настроить
Автоматизация полезна, если у вас большой объём корреспонденции. Ниже – основные варианты.
4.1 Правила в Outlook
- Перейдите в «Файл» → «Управление правилами и оповещениями».
- Создайте новое правило: «Если сообщение старше X дней → переместить в папку «Архив»».
- Сохраните правило – Outlook будет выполнять его автоматически при получении новых писем.
4.2 Фильтры в Gmail
- Откройте Настройки → Фильтры и заблокированные адреса.
- Создайте фильтр с условием «Дата старше …» (используйте оператор
older_than:в поиске). - В действиях выберите «Пропустить входящие (архивировать)».
4.3 Автоархив в iCloud
iCloud не имеет встроенного автоархива, но можно настроить правило в приложении «Mail» на macOS:
используйте «Правила» → «Переместить сообщения старше … в папку «Архив».
4.4 Политики корпоративного уровня (Office 365, Google Workspace)
Администраторы могут задать Retention Policies (политику удержания), которые автоматически
перемещают сообщения старше определённого периода в архивный хранилище (PST, Google Vault и т.п.).
Лучшие практики при работе с архивом
- Регулярно проверяйте размер архива. В некоторых сервисах (например, Outlook) архивный PST‑файл может
достигнуть предела в 50 ГБ. - Создавайте резервные копии. Экспортируйте архивные данные (Google Takeout, экспорт PST) хотя бы раз в год.
- Не переусердствуйте. Храните только действительно нужные письма, а всё, что не требуется,
удаляйте окончательно. - Используйте метки и папки. В Gmail можно добавить метку «Архив», а в Outlook – подпапки внутри
«Архив», чтобы быстро находить нужные сообщения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Где находится архив в Gmail?
В веб‑версии Gmail архив находится в разделе «Вся почта». На мобильных приложениях откройте меню
и выберите «Все письма» – там будут и входящие, и архивированные сообщения.
6.2 Как вернуть письмо из архива в Outlook?
Откройте папку «Архив», выделите письмо, нажмите «Переместить в» → «Входящие» или просто
перетащите его мышью в нужную папку.
6.3 Можно ли архивировать письма в Яндекс.Почте?
Да. Выделите письма в любой папке, нажмите «Переместить в архив». Для массовой операции используйте
чекбокс «Выбрать все».
6.4 Что происходит с вложениями при архивации?
Вложенные файлы сохраняются вместе с письмом. При перемещении в архив они остаются доступными, но могут
увеличивать размер архива, поэтому иногда рекомендуется сохранять крупные вложения отдельно.
6.5 Как экспортировать архив Gmail?
Для полной резервной копии используйте Google Takeout – сервис «Google Архиватор», где можно
выбрать «Почта» и получить файл .mbox со всеми письмами, включая архивированные.
Перемещение почты в архив – простой, но мощный способ поддерживать порядок в почтовом ящике,
экономить место и сохранять важную информацию. Независимо от того, используете ли вы Gmail,
Outlook, iCloud, Яндекс.Почту или любой другой клиент, принципы одинаковы: выбрать письмо,
нажать кнопку «Архивировать» и при необходимости вернуть его обратно.
Не забывайте про автоматизацию и регулярные резервные копии – так ваш архив будет надёжным
источником информации на долгие годы.