Государственный архив Смоленской области (ГАСО) хранит более 400 лет исторических документов: от канцелярских листов губернаторов до метрических книг, ревизских сказок и фотографий. В статье собраны все необходимые сведения о том, как быстро и эффективно найти нужный материал, будь то исследование семейного дерева, подготовка научной работы или просто интерес к истории региона.

Что представляет собой Государственный архив Смоленской области

ГАСО Смоленск – это областное государственное казенное учреждение, расположенное по адресу:

• г. Смоленск, ул. Нахимова, д. 29‑б
• Телефон: +7 (4812) -8‑45‑65
• E‑mail: gaso67@yandex.ru

В архиве хранятся фонды, охватывающие период с 1626 по 2010 годы, а также электронные копии метрических книг, ревизских сказок и других источников.

Основные фондовые подразделения

1. Ф. 1. Канцелярия Смоленского губернатора (1708‑1917)
2. Ф. 2. Смоленское губернское правление (1775‑1917)
3. Ф. 3. Смоленское губернское по воинской части (разные годы)
4. Ф. 48. Смоленская духовная консистория – хранит метрические книги (Н‑Я)
5. И многие другие фонды, включающие судовые, налоговые, военные, сельскохозяйственные и культурные документы.

Онлайн‑ресурсы: где искать документы без похода в архив

За последние годы ГАСО активно оцифровывает свои фонды и предоставляет доступ к ним через несколько интернет‑порталов.

2.1 Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)

ЭБИД – это единый поисковый интерфейс, позволяющий просматривать метаданные всех оцифрованных документов. На сайте вы найдёте:

• Указатели типов метаданных (дата, место, тип документа, субъект).
• Фильтры по фондам, периодам и тематикам.
• Ссылки на цифровые копии (PDF, JPG) при их наличии.

Ссылка: ЭБИД Смоленской области

2.2 АИС «Государственный архив Смоленской области»

С года в работе находится автоматизированная информационная система (АИС), позволяющая просматривать карточки дел онлайн, формировать запросы и получать электронные копии.

• Поиск по номеру фонда и делу.
• Возможность заказать скан прямо в системе.
• История запросов и статус их выполнения.

Ссылка: АИС ГАСО

2.3 Партнёрские проекты

Некоторые фонды доступны через сторонние порталы:

• «Наши Предки» – база метрических книг и ревизских сказок.
• «Портал Архивы России» – общедоступные описания фондов.

Как искать нужный документ: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Определите тип документа

Сначала уточните, что именно вам нужно: метрическая книга, ревизская сказка, административный акт, судовое дело и т.д. Это поможет выбрать правильный фонд.

Шаг 2. Выберите источник поиска

Шаг 3. Сформулируйте запрос

Для эффективного поиска используйте комбинацию ключевых слов:

• Фонд (например, «Ф. 48»)
• Год/период (например, «1885‑1890»)
• Место (село, деревня, улица)
• ФИО (если известны)

Шаг 4. Проверьте результаты

В результатах обычно отображаются:

• Номер дела (например, Д‑12345)
• Краткое содержание (титульный лист, перечень листов)
• Ссылка на скан (если доступно)

Шаг 5. Закажите копию (если необходимо)

В АИС и на сайте архива можно оформить запрос на получение:

1. Электронной копии (PDF, JPG) – обычно в течение 3‑7 рабочих дней.
2. Печатной копии (по почте) – оплачивается по тарифу.

Специфика поиска в популярных фондах

4.1 Метрические книги (Ф. 48)

Метрические книги содержат записи о рождении, браке и смерти. Чтобы найти предка:

1. Определите приход (например, Смоленский, Вяземский).
2. Узнайте год начала и окончания книги (обычно 1800‑1917).
3. В ЭБИД задайте запрос: «Ф.48 Приход Смоленский 1880».
4. Откройте нужный лист и используйте функцию «поиск по тексту», если доступен OCR.

4.2 Ревизские сказки

Ревизские сказки – это переписные списки населения, составленные в 18‑20 вв. Они полезны для поиска предков, указывая их семейный статус и профессию.

• Ищите по названию уезда и годам переписей (например, 1897 г., Вяземский уезд).
• В «Наших Предках» можно просмотреть отсканированные листы бесплатно;

4.3 Административные акты (Ф. 1, Ф. 2)

Эти фонды содержат указания губернатора, протоколы заседаний, судебные решения. Для историков:

• Определите тему (например, «земельные споры 1865‑г.»).
• В ЭБИД используйте полный текст запроса в поле «Ключевые слова».
• Если документ не оцифрован, закажите копию через форму «Запрос в архив».

Как оформить запрос в архив (письменный и онлайн)

5.1 Онлайн‑запрос через АИС

1. Зарегистрируйтесь на ais.gaso-smolensk.ru.
2. В разделе «Запрос документов» укажите:
   • Номер фонда и дела.
   • Конкретные листы (если известны).
   • Контактные данные (email, телефон).
3. Выберите способ получения: электронный или почтовый.
4. Оплатите услугу (если требуется) через банковскую карту.
5. Ожидайте подтверждения – обычно в течение 3‑5 дней.

5.2 Письменный запрос (для тех, кто предпочитает бумагу)

Отправьте запрос на адрес архива:

Областное государственное казенное учреждение
«Государственный архив Смоленской области»
ул. Нахимова, д. 29‑б,
214025, г. Смоленск
E‑mail: gaso67@yandex.ru

В письме укажите:

• Фонд и номер дела.
• Период и листы.
• Цель исследования (например, генеалогия).
• Контактные данные для обратной связи.

Полезные советы и рекомендации

• Планируйте заранее. Оцифровка занимает время, а некоторые документы могут быть в процессе реставрации.
• Проверяйте альтернативные источники. Если нужный документ не найден в ЭБИД, попробуйте «Наши Предки» или региональные библиотеки.
• Сохраняйте копии запросов. При получении сканов сохраняйте оригинал письма и номер заявки – это упростит последующее общение.
• Обращайтесь к специалистам. На сайте архива есть раздел «Вопрос‑ответ», где можно задать уточняющие вопросы архивистам.
• Учитывайте правила доступа. Некоторые фонды (например, личные дела 20‑х годов) могут быть ограничены законом о персональных данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли бесплатно получить копию метрической книги?

Да. В рамках проекта «Электронная библиотека исторических документов» многие метрические книги доступны в открытом доступе без оплаты. Если нужный лист не оцифрован, копию можно заказать за плату.

Вопрос 2: Как узнать, какие фонды уже оцифрованы?

На главной странице ЭБИД есть раздел «Оцифрованные фонды». Там указаны номера фондов и годы оцифровки.

Вопрос 3: Сколько стоит заказ скана?

Тарифы зависят от объёма и формата:

• Один лист (PDF) – 30 руб.
• 10 листов – 250 руб.
• Цветные сканы – +50 % к стоимости.

Точные цены указаны в прайсе архива.

Вопрос 4: Можно ли посетить архив лично?

Да. Рабочие часы архива: пн‑пт 09:00‑18:00, сб 10:00‑14:00. При себе необходимо иметь паспорт и предварительно оформленное заявление о доступе к документам.

Найти нужный документ в Государственном архиве Смоленской области сегодня проще, чем когда‑либо. Благодаря онлайн‑каталогам, электронным копиям и удобным сервисам запросов любой исследователь может получить доступ к ценнейшим историческим материалам без лишних хлопот. Следуйте описанному алгоритму, пользуйтесь официальными порталами и не стесняйтесь обращаться к архивистам – они всегда готовы помочь.

Удачного поиска!

Дата публикации: 08:05:16