Жизнь полна неожиданных ситуаций, когда вдруг может потребоваться документ из прошлого. Представьте: покупатель московской квартиры обнаруживает в цепочке сделок договор дарения 2001 года. Нотариус, который его удостоверял, умер ещё в 2009-м. Без заверенной копии договора банк не одобрит ипотеку, а покупатель живёт в Минске. Где искать архив и как туда попасть?
Другой сценарий — пенсионный. Бухгалтер проработала в нотариальной конторе Москвы с 1998 по 2004 год. Нотариус сложила полномочия в 2018-м. Социальный фонд не засчитывает этот период: страховых взносов за него в базе нет, а запись в трудовой книжке без архивного подтверждения не принимается.
В обоих случаях нужен один и тот же шаг: найти, где хранятся дела закрытой конторы, и получить оттуда конкретный документ. Задача решаема, если понимать логику системы.
Особенности хранения нотариальных документов
С государственными архивами всё относительно предсказуемо: единые формы запросов, общий портал Госуслуг, стандартные сроки ответа. Нотариальные архивы устроены иначе.
Нотариус — частная фигура. Документы, которые он удостоверяет, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и принадлежат государству, но хранятся в самой конторе. Когда нотариус уходит, дела не исчезают — они передаются дальше. Куда именно, зависит от причины ухода и того, как устроен нотариальный округ.
Сроки хранения установлены ФЗ-125 «Об архивном деле»:
- Документы по личному составу хранятся 75 лет, если созданы до 2003 года, и 50 лет для более поздних.
- Документы о нотариальных действиях (завещания, договоры, доверенности) хранятся бессрочно.
Нужные бумаги почти наверняка существуют. Вопрос только в том, где они лежат.
Куда передаются дела при прекращении работы нотариуса?
Правовая основа передачи дел закреплена в статьях 12 и 39 Основ законодательства РФ о нотариате. Статья 12 перечисляет основания прекращения полномочий, статья 39 описывает порядок передачи дел и печати. Дальнейший путь архива зависит от конкретной ситуации:
- Нотариус умер. Наиболее частый случай для дел 1990-х и 2000-х годов. Нотариальная палата региона обязана оперативно изъять архив у наследников и передать его либо нотариусу-преемнику в том же округе, либо в централизованное хранилище палаты. Наследники удерживать дела не вправе.
- Нотариус добровольно сложил полномочия. Процедура плановая: составляется акт приёма-передачи, документы описываются и уходят к преемнику или в архив палаты. Списки преемников публикуются на сайтах региональных палат, хотя и обновляются нерегулярно.
- Нотариус переехал в другой округ. Архив за ним не едет. Документы остаются по месту совершения нотариальных действий. Если договор удостоверялся в Москве, копию нужно искать в Москве, даже если нотариус работает теперь в другом городе.
Единый нотариальный архив МГНП
В большинстве регионов централизованного хранилища нет. Москва — исключение. При Московской городской нотариальной палате (МГНП) работает Единый нотариальный архив, который аккумулирует дела всех московских нотариусов, прекративших деятельность.
Ниже представлены контактные данные и график работы архива:
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Адрес | 101000, г. Москва, Бобров пер., д. 6, стр. 3 |
| Телефон | +7 (495) -23-54-86 |
| Сайт | www.mgnp.info |
| Ближайшее метро | Тургеневская, Сретенский бульвар, Чистые пруды |
| Приёмные дни | Понедельник, вторник, среда |
| Часы приёма | 10:00—17:00, перерыв 13:00—13:45 |
| Закрытые дни | Четверг, пятница |
Важные нюансы при обращении
Единый нотариальный архив МГНП принимает всего три дня в неделю и не выдаёт документы по почте. Это создает определенные трудности для иногородних заявителей. Однако решение есть: уполномоченный представитель сможет получить нужные бумаги за один-два дня.
Рекомендации перед визитом
- Обязательно звоните перед визитом. Часть документов хранится не в самом архиве, а у нотариусов-преемников. Звонок накануне позволяет уточнить, находится ли нужное дело именно в Едином архиве или его следует искать у конкретного действующего нотариуса.
- Уточните график. Помните о перерыве с 13:00 до 13:45 и выходных в четверг и пятницу. Планируйте свой визит строго с 10:00 до 17:00 в первой половине недели.
- Подготовьте данные. Для быстрого поиска документа постарайтесь узнать ФИО нотариуса, номер реестра и дату совершения нотариального действия.
Поиск документов в архиве нотариальной конторы Москвы может показаться сложной задачей, особенно если контора закрыта много лет назад. Но зная правила передачи дел и имея контакты Единого нотариального архива МГНП, вы сможете получить необходимые справки, копии договоров или завещания в кратчайшие сроки.