В Нижегородской области работает несколько государственных архивных учреждений, каждое из которых хранит уникальные документы и предоставляет широкий спектр услуг – от выдачи справок до организации научных исследований․
Для большинства запросов удобнее всего использовать электронную почту․ В этой статье мы собрали актуальные адреса, правила написания писем и полезные рекомендации, чтобы ваш запрос был обработан быстро и без лишних вопросов․

Общие рекомендации по написанию письма в архив

1. Тема письма – кратко укажите суть запроса (например, «Запрос справки о воинском учете 1998‑2002 гг․»)․
2. Обращение – начните письмо с уважительного обращения: «Уважаемые сотрудники Государственного архива…»․
3. Идентификация – укажите ФИО, контактный телефон и, при необходимости, паспортные данные (для подтверждения права доступа к персональным документам)․
4. Содержание запроса – подробно опишите, какие документы вам нужны, укажите период, тип документа, архивный фонд (если известно)․
5. Прикрепление копий – если требуется подтверждающий документ (заявление, доверенность), приложите скан в формате PDF․
6. Благодарность и подпись – завершите письмо вежливой фразой и подпишите своё имя․

Пример шаблона письма:

Тема: Запрос справки из Государственного архива Нижегородской области

Уважаемые сотрудники Архивной службы!

Меня зовут Иванов Иван Иванович, г․р․, телефон +7 (831) -23‑45‑67․
Обращаюсь с просьбой предоставить справку из Государственного архива Нижегородской области о моём воинском учете за период 1998‑2002 гг․ (фонд № 12, дело № 3456)․

Прилагаю копию паспорта и заявление о выдаче справки․

Заранее благодарю за помощь․
С уважением,
Иванов И․ И․

Список архивных учреждений Нижегородской области и их электронные адреса

Государственный архив Нижегородской области (ГАНО) – документы по личному составу

Государственный архив специальной документации Нижегородской области (ГАСДНО)

Государственный архив аудиовизуальной документации Нижегородской области (ГАрхАДНО)

Архив города Нижнего Новгорода (МКУ Архив города)

Государственный общественно‑политический архив Нижегородской области (ГОПАНО)

Центральный архив Нижегородской области

Как выбрать правильный архив для вашего запроса

• Личные документы (воинские билеты, трудовые книжки, семейные архивы) – обычно находятся в Государственном архиве Нижегородской области (ГАНО)․
• Техническая и промышленная документация, проектные материалы – хранит Государственный архив специальной документации (ГАСДНО)․
• Фотографии, кино‑ и видеоматериалы – в Государственном архиве аудиовизуальной документации (ГАрхАДНО)․
• Городские документы, муниципальные акты – в Архиве города Нижнего Новгорода (МКУ)․
• Политические и общественные материалы (партиевая документация, репрессии) – в Государственном общественно‑политическом архиве (ГОПАНО);
• Общие исторические фонды, справочные материалы – в Центральном архиве Нижегородской области;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить копию документа по электронной почте?

Да․ При наличии цифровой копии архив может отправить её в виде PDF‑файла․ В письме укажите желаемый формат и способ доставки (например, «по электронной почте в виде PDF, подписанного печатью»)․

Вопрос: Какой срок ответа на запрос по электронной почте?

Согласно нормативным актам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней․ В некоторых случаях (необходимость поиска в больших фондах) срок может быть продлён, о чём вас уведомят․

Вопрос: Нужно ли платить за выдачу копий?

За выдачу копий (печатных, фотокопий, сканов) взимается плата согласно тарифам, опубликованным на официальных сайтах архивов․ При запросе по электронной почте обычно указывают стоимость сканирования и отправки․

Вопрос: Можно ли обратиться анонимно?

Для доступа к персональным документам (например, к воинским билетам) требуется указать свои данные․ Для общих исторических запросов анонимность допускается, но рекомендуется указать контактный e‑mail для обратной связи․

Полезные ссылки

• Официальный сайт Государственной архивной службы Нижегородской области
• Портал «Архивы России»
• Электронная почта Федерального архивного агентства (Росархив)

Электронная почта – один из самых удобных способов связаться с архивными учреждениями Нижегородской области․ Правильно оформленный запрос ускорит процесс поиска и выдачи нужных вам документов․
Сохраняйте копию отправленного письма, фиксируйте дату отправки и, при необходимости, делайте последующие уточняющие запросы․ Если вы следуете рекомендациям, изложенным в этой статье, ваш запрос будет обработан быстро и без лишних затруднений․

Желаем удачной работы с архивными материалами!