Цель статьи: предоставить подробную инструкцию по подготовке и подаче заявления в архив для получения подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, которое необходимо при расчёте будущей пенсии.

Что такое заявление в архив?

Заявление в архив – это официальное письменное обращение гражданина (или его представителя) в архив организации, где он работал, с просьбой выдать справку о подтверждении трудового стажа и о размере заработной платы за определённый период. Такая справка часто требуется Пенсионному фонду РФ при оформлении пенсионных выплат.

Кому адресовать заявление?

Заявление направляется в:

• Архив организации‑работодателя (например, архив предприятия, учреждения, банка и т.п.);
• Если архив находится в структуре государственного органа – в архивный отдел соответствующего министерства или управления.

В шапке заявления указываются полные реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН, адрес).

Правовая база

Согласно действующему законодательству РФ:

1. Федеральный закон «О государственном пенсионном обеспечении» (от № 400-ФЗ) предусматривает обязанность работодателя вести учёт трудового стажа и размеров заработной платы.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 170) обязывает работодателя сохранять трудовые книжки и расчётные документы в архиве не менее 75 лет.
3. Приказ Минтруда России от № 306н «Об утверждении формы справки о подтверждении стажа и заработка» – образец справки, которую архив обязан предоставить.

Какие документы необходимо приложить?

Для ускорения обработки заявления рекомендуется приложить:

• Копию паспорта (страницы с фотографией и данными);
• Копию СНИЛС;
• Копию трудовой книжки (страницы с записью о работе в интересующей организации);
• Справку о доходах (если есть) за последний год – может потребоваться для уточнения размеров заработка;
• Доверенность (если заявление подаёт представитель).

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

1. Подготовьте лист формата А4. Текст можно набрать в любом текстовом редакторе и распечатать.
2. Укажите реквизиты получателя. В левом верхнем углу пишем полное название организации, её ИНН, ОГРН и адрес.
3. Укажите свои данные. ФИО, дата рождения, СНИЛС, контактный телефон, e‑mail.
4. Сформулируйте просьбу. Чётко укажите, что вам требуется справка о подтверждении стажа и заработной платы за указанный период.
5. Укажите период, за который требуется справка. Например: «с по ».
6. Обоснуйте необходимость справки. Укажите, что она нужна для подачи в Пенсионный фонд РФ при расчёте будущей пенсии.
7. Перечислите приложенные документы. Список приложений оформляется в виде нумерованного списка.
8. Укажите срок исполнения. По закону архив обязан выдать справку в течение 30 дней с момента получения заявления.
9. Подпишите заявление и укажите дату. Дата пишется в формате ««__» _______ 2026 г.».
10. Отправьте заявление. Лично в архив, по почте с описью вложения или в электронном виде (если архив принимает такие обращения).

Образец заявления

Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать, заменить данные в квадратных скобках и распечатать.

[Наименование организации‑работодателя]
ИНН: [1234567890] ОГРН: [1027700123456]
Адрес: [г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5]

--------------------------------------------------------------------
Заявление
--------------------------------------------------------------------
От: ФИО заявителя ________________________________
Дата рождения: ______________________
СНИЛС: _________________________________
Телефон: ______________________________
Электронная почта: ______________________

Кому: Руководителю архивного отдела
[Наименование организации‑работодателя]

Прошу выдать справку о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы за период с  по  включительно.

Справка необходима для подачи в Пенсионный фонд РФ при расчёте пенсионных выплат по старости.

Основание: статья 170 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон № 400‑ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении».

Перечень приложений:
Копия паспорта (страницы с фотографией и данными);
Копия СНИЛС;
Копия трудовой книжки (страницы с записью о работе в данной организации);
Справка о доходах за 2025 г.;
Доверенность (если заявление подаёт представитель).

Срок исполнения: в соответствии с пунктом 5 Приказа Минтруда РФ от № 306н – не позднее 30 календарных дней с даты получения заявления.

______________________________
(Подпись заявителя)

Как подать заявление и какие сроки?

Существует несколько способов подачи:

• Лично – принести заявление в архивный отдел, получить расписку о получении.
• По почте – отправить заказным письмом с описью вложения; сохраняйте копию отправления.
• Электронно – если архив принимает обращения через электронную почту или портал государственных услуг (Госуслуги). В этом случае приложите сканы всех документов.

Согласно нормативным актам, архив обязан выдать справку в течение 30 календарных дней. При необходимости ускоренного получения (например, в случае срочного обращения в Пенсионный фонд) можно указать в заявлении обоснование ускоренного рассмотрения, но окончательное решение остаётся за архивом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да, если архив согласен предоставить электронную копию. При этом оригинал справки может быть выдан в бумажном виде по требованию Пенсионного фонда.

Что делать, если архив не отвечает в установленный срок?

Необходимо направить письменный запрос в вышестоящий орган (например, в территориальное отделение ФНС или в суд) с приложением копий заявления и подтверждением отправки.

Нужно ли платить за выдачу справки?

По закону выдача справки о подтверждении стажа и заработка является бесплатной. Однако некоторые архивы могут взимать плату за копирование или за ускоренное рассмотрение – об этом следует уточнить заранее.

Как оформить заявление, если я являюсь представителем (родитель, законный представитель) пенсионера?

Требуется оформить доверенность (полномочия) в нотариальной форме, приложить её к заявлению и указать в тексте, что действие производится от имени пенсионера.

Подготовка заявления в архив о подтверждении стажа и заработной платы – важный шаг для корректного расчёта будущей пенсии. Соблюдая порядок оформления, прикладывая необходимые документы и учитывая сроки исполнения, вы сможете получить требуемую справку без лишних задержек.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на пенсионных делах, или к сотруднику Пенсионного фонда РФ.

Дата публикации: