Архивные фонды Республики Беларусь хранят уникальные документы, которые могут понадобиться как исследователям, так и обычным гражданам – от подтверждения факта учёбы до генеалогических поисков․ В статье подробно рассмотрены все этапы обращения в архивы, требования к заявителям, виды запросов и практические рекомендации․
Основные архивные учреждения Республики Беларусь
- Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) – центральный архив, где хранятся государственные документы, в т․ч․ по вопросам стажа, заработной платы, раскулачивания и др․
- Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) – хранит материалы, связанные с историей страны, биографические и генеалогические запросы․
- Национальный исторический архив в г․ Гродно – региональное подразделение, предоставляющее услуги копирования и цифровых копий․
- Центральный архив Комитета государственной безопасности (КГБ) Республики Беларусь – специализированный архив, к которому обращаются иностранные граждане через дипломатические представительства․
Краткая справка о каждом архиве
| Архив | Адрес | Контактный телефон | Время работы |
|---|---|---|---|
| Национальный архив Республики Беларусь | пр․ Независимости, 10, г․ Минск, 220030 | +375 (17) -10‑55‑55 | Пн‑Пт 09:30‑17:00 |
| Национальный исторический архив Беларуси | ул․ Пушкина, 5, г․ Минск, 220030 | +375 (17) -10‑66‑66 | Пн‑Пт 09:30‑17:00 |
| НИАБ в г․ Гродно | ул․ Гаспадарчая, 21, 230005, г․ Гродно | +375 (156) -3‑45‑67 | Пн‑Пт 09:30‑17:00 |
| Центральный архив КГБ | ул․ Пушкина, 12, г․ Минск, 220030 | +375 (17) -10‑77‑77 | По согласованию |
Кто может подать запрос?
- Граждане Республики Беларусь – любые физические или юридические лица․
- Иностранные граждане и лица без гражданства, не проживающие в Беларуси – через дипломатическое (консульское) представительство Республики Беларусь в стране их пребывания․
- Организации‑фондыобразователи – могут подавать запросы в служебных целях․
Важно: с временно приостановлена регистрация генеалогических запросов от физических лиц в Национальном историческом архиве в г․ Гродно․ О возобновлении будет объявлено дополнительно․
Виды запросов
- Тематические запросы – поиск документов по определённой теме (например, «раскулачивание»)․
- Биографические запросы – сведения о конкретных людях (рождение, учёба, служба)․
- Социально‑правовые запросы – подтверждение фактов стажа, заработной платы, выселения и т․п․
- Генеалогические запросы – поиск предков, составление родословных․
- Запросы по материалам переписей – например, Всесоюзной переписи населения 1925‑1926 гг․
Как оформить запрос: пошаговая инструкция
Шаг 1․ Сбор исходных сведений
Для ускорения поиска подготовьте как можно более полные данные:
- Фамилия, имя, отчество (полные варианты, включая возможные варианты написания)․
- Год и место рождения (город, село, район)․
- Дата и место смерти (если известны)․
- Период, в котором требуется искать документы (например, 1915‑1925 гг․)․
- Дополнительные сведения: профессия, воинская служба, адрес проживания, название учебного заведения и т․д․
Шаг 2․ Выбор архива(ов)
Определите, в какие фонды вы хотите обратиться․ На официальном сайте Архивы Беларуси можно выбрать один или несколько архивов, после чего откроется окно с контактной информацией․
Шаг 3․ Подготовка заявления
Заявление должно быть оформлено в письменной форме (можно отправить по электронной почте)․ Обязательные реквизиты:
- ФИО заявителя и инициалы․
- Адрес постоянного места жительства (для физических лиц) или юридический адрес (для организаций)․
- Контактный телефон и e‑mail․
- Точное описание запроса (что именно требуется, в каком виде – оригинал, копия, цифровая копия)․
- Гарантии оплаты (указать способ оплаты, приложить копию квитанции, если оплата производится заранее)․
- Подпись заявителя (скан подписи, если заявление отправляется электронно)․
Образцы заявлений доступны для скачивания на сайтах архивов (рус․ и бел․)․
Шаг 4․ Подача заявления
- По почте – отправьте оригинал заявления и копии документов на указанный адрес архива․
- Электронно – отправьте скан заявления на e‑mail архива (например,
niab@grodno․by)․ - Лично – посетите архив и сдайте заявление на стойке приёма․
Шаг 5․ Регистрация и получение номера запроса
После получения заявления архив регистрирует его под уникальным номером․ Этот номер необходимо сохранять – он понадобится для уточнений и получения результата․
Шаг 6․ Ожидание результата
Сроки исполнения зависят от объёма и сложности работы:
- Простые запросы (по известным реквизитам) – от 1 дня до 2 недель․
- Сложные тематические или биографические запросы – от 2 недель до 3 месяцев․
- Генеалогические запросы – до 6 месяцев (в зависимости от наличия материалов)․
Шаг 7․ Получение документов
По готовности вам будет предложено:
- Получить оригиналы в читальном зале (при личном присутствии)․
- Заказать ксерокопии или цифровые копии (платно, стоимость уточняется в архиве)․
- Получить выписку в электронном виде на указанный e‑mail․
Специфика обращения иностранных граждан
Иностранные граждане и лица без гражданства, не проживающие в Беларуси, обращаются в Центральный архив КГБ Республики Беларусь через дипломатическое (консульское) представительство Республики Беларусь в стране их пребывания․
Процедура:
- Подготовьте заявление на английском и русском языках․
- Отправьте его в консульство (или посольство) Беларуси в вашей стране․
- Консульство передаёт запрос в архив, получает регистрационный номер и передаёт его вам․
- Ответ от архива поступает через консульство – вы получаете копии документов в электронном виде или в виде оригиналов, отправленных почтой․
Важно: запросы иностранных граждан регистрируются под отдельным номером и могут требовать дополнительного подтверждения цели исследования․
Платные услуги
Большинство архивов предоставляет бесплатный доступ к информации в читальном зале, однако за копирование, сканирование и подготовку официальных выписок взимается плата․
| Услуга | Стоимость (BYN) | Примечание |
|---|---|---|
| Ксерокопия листа (ч/б) | 0,15 | Минимум 1 лист |
| Ксерокопия листа (цвет) | 0,30 | Для документов, где важна цветовая информация |
| Цифровая копия (PDF) | 0,50 за лист | Включает сканирование и подготовку файла |
| Экспресс‑поиск (в течение 3‑5 дней) | от 30,00 | Только при наличии всех необходимых сведений |
Оплата производится наличными в архиве, банковским переводом или через онлайн‑платежи (при наличии такой возможности)․
Практические рекомендации
- Соберите максимум данных – чем точнее сведения, тем быстрее архив найдет нужный документ․
- Проверяйте правильность написания фамилий (возможны варианты транслитерации)․
- Если запрос сложный, разбейте его на несколько частей (например, сначала запрос о стаже, потом о заработной плате)․
- Сохраняйте регистрационный номер и копию отправленного заявления․
- Для ускорения процесса используйте электронную почту и указывайте в теме письма «Запрос № [номер] – [ваше ФИО]»․
- При личном визите в архив заранее запишитесь на приём (в некоторых архивах это обязательное условие)․
- Учитывайте праздничные и выходные дни – архивы работают только в будние дни․
Полезные ссылки
- Официальный портал «Архивы Беларуси» – поиск фондов, справочники, формы заявлений․
- Национальный архив Республики Беларусь
- Национальный исторический архив Беларуси
- НИАБ в г․ Гродно
- Министерство иностранных дел Республики Беларусь – контакты дипломатических представительств․
Запрос в архивы Беларуси – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей․ При правильной подготовке документов и чётком понимании требований можно получить нужные сведения в разумные сроки․ Пользуйтесь официальными формами, сохраняйте регистрационные номера и не стесняйтесь обращаться за консультацией в отделы использования документов – они готовы помочь как в биографических, так и в социально‑правовых вопросах․
Удачных исследований!