Кинешемский городской архив – муниципальное учреждение Ивановской области, которое занимается сбором, хранением и предоставлением доступа к документам, отражающим историю города Кинешма и его окрестностей. В статье подробно рассмотрим, как правильно использовать электронную почту архива, какие вопросы можно решить через неё и какие дополнительные способы связи доступны.

Основные сведения об учреждении

• Полное название: Муниципальное учреждение «Кинешемский городской архив» (МУ Кинешемский городской архив).
• Адрес: 155800, Ивановская область, г. Кинешма, ул. Менделеева, д. 70.
• Телефон (приёмная): 8 (49331) -‑17‑77.
• Электронная почта: kinarhiv1@mail.ru (основной адрес для запросов).
• Сайт: kineshemec.ru (информационный портал архива).

Зачем нужна электронная почта архива?

Электронная почта – один из самых удобных и быстрых способов взаимодействия с архивом. Через неё можно:

1. Запросить копии документов (фото‑копии, сканы).
2. Уточнить наличие конкретных материалов в фондах.
3. Получить информацию о порядке доступа к архивным материалам.
4. Оформить предварительную запись на посещение архива.
5. Спросить о стоимости услуг и способах оплаты.

Преимущества обращения по e‑mail

• Скорость: ответы обычно приходят в течение 1‑2 рабочих дней.
• Документированность: переписка сохраняется, что упрощает последующее обращение.
• Гибкость: можно отправлять вложения (сканы заявлений, копии паспортов и т.п.).
• Доступность: возможность задать вопрос из любой точки России и мира.

Как правильно написать письмо в Кинешемский городской архив

Для того чтобы ваш запрос был обработан быстро и без лишних уточнений, рекомендуется соблюдать следующую структуру письма:

1. Тема письма – кратко укажите суть обращения, например: «Запрос копии документа № 123/2020».
2. Приветствие – «Уважаемые сотрудники архива, добрый день!».
3. Краткое описание запроса:
   • Укажите название и номер фонда (если известны).
   • Опишите период и тип документа (акт, письмо, карта и т.д.).
   • Укажите цель использования (исследование, семейная история, публикация).
4. Контактные данные – ФИО, телефон, e‑mail, а при необходимости – почтовый адрес для отправки оригиналов.
5. Приложения – при необходимости прикрепите скан заявления, копию паспорта или иные подтверждающие документы.

Пример готового письма:

Тема: Запрос копии акта о рождении 1915 г.

Уважаемые сотрудники архива!

Меня зовут Иван Петров, я исследую историю своей семьи. Прошу предоставить копию акта о рождении Иванова Петра Ивановича, 1915 г., из фонда № 3, раздел «Родословные книги». Копию прошу выслать в электронном виде (PDF) на мой e‑mail.

Контактные данные:
Телефон: +7 -12 345‑67‑89
E‑mail: ivan.petrov@example;com

Заранее благодарю за помощь.

С уважением,
Иван Петров

Важные правила общения по электронной почте

• Не отправляйте письма с пустой темой – это затрудняет сортировку запросов.
• Если у вас несколько вопросов, разбейте их на отдельные письма или пронумеруйте пункты.
• При получении ответа внимательно проверяйте вложения и указанные сроки выполнения.
• Сохраняйте переписку – она может понадобиться при повторных обращениях.

Другие способы связи с архивом

Если по какой‑то причине электронная почта недоступна, вы можете воспользоваться альтернативными каналами:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, есть ли нужный документ в фонде?

Отправьте запрос на kinarhiv1@mail.ru с указанием названия фонда, периода и типа документа. Сотрудники проверят наличие и сообщат о результатах;

Сколько стоит копия документа?

Стоимость зависит от объёма и формата (скан, фотокопия, оригинал). Обычная ставка – от 30 руб. за лист в чёрно‑белом виде, до 150 руб. за цветной скан. Точную цену уточняйте в письме.

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да. При наличии сканера в архиве копию можно отправить в формате PDF на ваш e‑mail. При необходимости возможна отправка по облачным сервисам (Google Drive, Яндекс.Диск).

Как оформить запрос на доступ к закрытым материалам?

Для доступа к материалам, ограниченным законом (например, личные дела граждан), требуется официальное заявление и согласие владельца прав. Письмо‑запрос должно содержать обоснование цели исследования и копию документа, подтверждающего ваше право (доверенность, согласие).

Электронная почта kinarhiv1@mail.ru – основной канал коммуникации с Кинешемским городским архивом. Правильно оформленный запрос ускорит процесс получения нужных документов и сведений. Не забывайте о дополнительных способах связи (телефон, личный приём, сайт) – они помогут решить любые вопросы, связанные с архивным делом.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, смело пишите в архив – специалисты всегда готовы помочь!