Архив в Outlook – это специальная папка (или файл данных .pst), куда перемещаются старые сообщения для освобождения места в основном почтовом ящике. Со временем архив может разрастись и занять значительное пространство на диске или в облачном хранилище. Ниже представлена пошаговая инструкция, как просмотреть содержимое архива, удалить ненужные элементы и полностью очистить его, если это необходимо.
Содержание
- Что такое архив Outlook
- Как посмотреть содержимое архива
- Ручное удаление элементов из архива
- Настройка и отключение автоархивации
- Использование встроенных средств очистки
- Проверка занятого места и квоты
- Полезные советы и лучшие практики
Что такое архив Outlook
Архив Outlook служит для долгосрочного хранения писем, которые уже не нужны в активном ящике, но которые вы хотите сохранить. В зависимости от типа учётной записи архивной записи:
- Exchange/Office 365 – архив представляет собой отдельную папку в почтовом ящике на сервере (веб‑архив).
- POP3/IMAP – архив обычно хранится в локальном файле данных
.pstна вашем компьютере.
При достижении лимита размера основного ящика Outlook может автоматически перемещать старые элементы в архив (автоархивация) либо вы можете делать это вручную.
Как посмотреть содержимое архива
Прежде чем очищать архив, полезно ознакомиться с его содержимым.
В настольном клиенте Outlook (Windows)
- Откройте Outlook.
- В левой области навигации найдите раздел Архив (может называться Archive или Веб‑архив для Exchange).
- Разверните его и просмотрите папки и сообщения.
В Outlook в Интернете (OWA)
- Перейдите на https://mail.magnit.ru/owa/ (или ваш корпоративный OWA).
- В левой панели найдите пункт Архив;
- Нажмите на него – откроется список всех архивных папок.
Ручное удаление элементов из архива
Если вам нужно удалить только определённые письма или папки, сделайте следующее:
В настольном клиенте
- Откройте папку Архив.
- Выделите нужные сообщения (можно использовать Ctrl+A для выделения всех).
- Нажмите клавишу Delete или выберите Удалить на ленте.
- Элементы переместятся в папку Удалённые элементы архива.
- Чтобы окончательно удалить их, перейдите в Удалённые элементы архива и нажмите Очистить папку (правой кнопкой мыши → Очистить папку).
В Outlook в Интернете
- Откройте раздел Архив.
- Выделите сообщения и нажмите значок Корзина.
- Перейдите в Удалённые элементы архива и нажмите Очистить папку (или Очистить все).
Настройка и отключение автоархивации
Автоархивация может приводить к неконтролируемому росту архива. Если вы предпочитаете ручное управление, отключите её:
Отключение автоархивации в Outlook (Windows)
- Перейдите в меню Файл → Параметры.
- Выберите Дополнительно.
- В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройки автоархивации.
- Снимите флажок Выполнять автоархивацию каждые N дней.
- Нажмите OK.
Проверка текущих правил автоархивации
Если автоархивация всё ещё срабатывает, проверьте правила:
- Файл → Инструменты очистки → Архивировать… → Настроить автоархивацию.
- Убедитесь, что для нужных папок выбрано Не архивировать элементы этой папки.
- Файл → Инструменты очистки → Архивировать…
- Выберите Архивировать эту папку и все подпапки и укажите архивную папку.
- Установите дату, например, архивировать элементы старше 2 лет.
- Нажмите OK – Outlook переместит старые сообщения в указанный архив.
- Файл → Инструменты очистки → Очистить почтовый ящик.
- Выберите варианты:
- Удалить просроченные элементы (например, задачи старше 6 месяцев).
- Очистить элементы с большими вложениями.
- Очистить конфликтные копии.
- Нажмите OK.
- Перейдите на https://mail.magnit.ru/owa/.
- В правом верхнем углу нажмите на свою фотографию/инициалы → Мой аккаунт.
- Выберите Хранилище.
- Здесь отображается общее использование места, а также использование архива (если он находится на сервере).
- Файл → Настройки учётной записи → Настройки учётной записи.
- Выберите вкладку Файлы данных.
- Выберите ваш архивный файл
.pstи нажмите Параметры → Просмотреть размер файла. - Регулярно проверяйте архив – планируйте ежемесячный или квартальный просмотр, чтобы удалять устаревшие сообщения.
- Используйте правила и категории – автоматически перемещайте определённые типы писем (например, рассылки) в отдельные папки архива, чтобы упростить последующее удаление.
- Архивируйте большие вложения отдельно – сохраняйте файлы на диск или в облачное хранилище, а в письме оставляйте только ссылку.
- Не храните бесконечно старые сообщения – если письму больше 5‑7 лет и оно не имеет юридической значимости, смело удаляйте его.
- Резервное копирование PST-файлов – перед массовым удалением сделайте копию архивного файла, чтобы избежать случайной потери важных данных.
- Следите за квотой сервера – если ваш архив находится на Exchange/Office 365, превышение квоты может привести к блокировке приёма новых писем.
Использование встроенных средств очистки
Outlook предоставляет несколько инструментов, которые помогают быстро освободить место в архиве.
Очистка старых элементов
Очистка почтового ящика (включая архив)
Проверка занятого места и квоты
После очистки архива полезно убедиться, что место действительно освободилось.
В веб‑версии Outlook (OWA)
В настольном клиенте (для локального PST)
Полезные советы и лучшие практики
Следуя этим рекомендациям, вы сможете эффективно управлять архивом Outlook, освобождать место в почтовом ящике и сохранять важную корреспонденцию под контролем.