Большинство малых и средних предприятий, а также филиалов крупных компаний не имеют в штате отдельного структурного подразделения — архива. Однако это не освобождает организацию от обязанности обеспечивать сохранность, учет и правильное использование документов. В соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 10, 14), каждая организация обязана создавать условия для сохранения документов до истечения сроков их хранения.

В отсутствии архивного отдела эти функции возлагаются на конкретное должностное лицо (часто секретаря, делопроизводителя, кадровика или бухгалтера) по приказу директора. Основным локальным нормативным актом (ЛНА), регламентирующим эту работу, становится Положение об архиве (или Положение об архивном деле).

Правовая база для разработки Положения

При написании документа необходимо опираться на следующие нормативные акты:

• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий обязанности организаций.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» (для коммерческих организаций) или Приказ Росархива от № 319 (для госорганов/учреждений), определяют сроки хранения.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Общие требования к составу и параметрам архивных фондов…»;
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования».
• Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от 2022 г.) — требования к обеспечению сохранности документов (физические условия хранения).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 65, 85, 303) — особенности хранения кадровых документов (75/50 лет).
• ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» — требования к защите ПДн при архивировании.

Типовая структура Положения об архиве

Документ должен быть логичным, понятным исполнителю и соответствовать реальным процессам в организации. Рекомендуемая структура:

Общие положения

• Цели и задачи архива (сохранность, своевременное предоставление, законное уничтожение).
• Нормативная база (список законов, ГОСТов, локальных актов).
• Понятия и термины (архив, дело, срок хранения, номенклатура, экспертиза стоимости).
• Статус архива: структурное подразделение не создаеться, функции выполняет ответственное лицо.

Организация архивного дела

• Назначение ответственного лица: приказом директора назначается куратор архивного дела (часто секретарь/делопроизводитель) и прямое исполнители (архивариусы по совместительству).
• Права и обязанности ответственного лица: контроль за формированием дел, соблюдением сроков, подготовкой к экспертизе, взаимодействием с госархивами.
• Обеспечение ресурсами: выделение помещения (архивной комнаты), стеллажей, средств защиты от пожара/взлома, ПО для учета (1С:Документооборот, «Архивариус» и др.).

Формирование и учет архивных документов

• Порядок регистрации входящих/исходящих/внутренних документов (журналы, СЭД).
• Сборка дел: правила оформления (ГОСТ Р 7.0.97-2016), скрепления, прошивки, оформления обложек и корешков.
• Ведение учетных документов:
  • Номенклатура дел (утверждается ежегодно к 1 января).
  • Описи дел (формируются по итогам года).
  • Журнал учета дел, переданных в архив (форма № 10 или аналогичная).
  • Журнал выдачи дел (форма № 11).
• Особенности учета электронных документов и документов на машинных носителях (если применяется).

Хранение и обеспечение сохранности

• Требования к помещению (температура 18±2°C, влажность 55±5%, вентиляция, пожаротушение, охрана).
• Размещение дел на стеллажах (систематика: фонд — опись, дело).
• Режим доступа: кто имеет ключи, правила посещения архива посторонними лицами.
• Меры защиты от ЧС (план эвакуации документов, пакеты для спасения).

Использование документов (Справочная работа)

• Порядок выдачи дел сотрудникам организации (под роспись в журнале/карточке).
• Сроки выдачи (обычно до 1 месяца с возможностью продления).
• Запрет на вынос оригиналов документов строгой отчетности, нотариальных, судебных за пределы архива без копии.
• Предоставление документов в госорганы (суд, прокуратура, налоговая) — только под официальный запрос/постановление.
• Выдача справок и копий сотрудникам (кадровые справки, копии заказов), по заявлению с соблюдением 152-ФЗ.

Экспертиза документов и установление сроков хранения

• Проведение экспертизы стоимости и сроков хранения (Комиссия по экспертизе документов).
• Состав комиссии (председатель — руководитель орг/зам, секретарь — ответственный за архив, члены — главы служб).
• Периодичность: ежегодно (по итогам года) или по накоплении дел.
• Результаты: Акт экспертизы (форма № 13), на основании которого составляется Номенклатура и Описания.

Уничтожение документов

• Основание: истечение срока хранения + Акт экспертизы + Приказ директора об уничтожении.
• Порядок: составление Акта уничтожения (форма № 14), уничтожение комиссией (минимум 3 человека), составление Процесса-перечня уничтоженных дел.
• Способы: шредер (перемалывание до невозможности восстановления), сжигание, макулатура. Для электронных — безвозвратное удаление.

Передача документов в государственный архив

• Документы с истекшим сроком хранения «Постоянно» или до 10 лет до истечения срока (для научной ценности).
• Подготовка: сверка описаний, восстановление утраченных обложек, дезинфекция при необходимости.
• Акт приема-передачи (форма № 15).

Контроль за состоянием архивного дела

• Внутренний контроль (проверки руководителем/ревизией раз в квартал/год).
• Внешний контроль (проверки Росархива/территориальных органов, налоговой, прокуратуры).
• Ответственность за нарушения (дисциплинарная, админ. ст. 13.20 КоАП РФ, уголовная ст. 293 УК РФ — халатность).

Заключительные положения

• Порядок вступления в силу, внесения изменений.
• Распространение копий Положения на заинтересованных лиц под роспись.

Ключевые нюансы для организации БЕЗ архивного отдела

Оформление ответственного лица

Поскольку штатной единицы «архивариус» нет, обязанности закрепляются за существующей должностью через:

1. Приказ о назначении ответственного за архивное дело (основное основание).
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору (если объем работы существенный и оплачивается отдельно).
3. Инструкцию по должностным обязанностям (пункт о ведении архива добавляется в инструкцию секретаря/делопроизводителя/кадровика).

Важно: Нельзя просто устно поручить «смотреть за бумагами». Без приказа и записи в инструкции сотрудник не несет ответственности, а организация — рискует штрафами.

Номенклатура дел — главный инструмент

В отсутствии профессионального архивариуса Номенклатура дел становится «законом» для сборки. Её должен разрабатывать ответственный лицо ежегодно (проект) и утверждать руководитель не позднее 1 января текущего года.

• Используйте типовые номенклатуры (Приказ Росархива № 236 для бизнеса) как основу.
• Исключайте рубрики, которых нет в деятельности орга.
• Обязательно прописывайте сроки хранения напротив каждой рубрики.

Кадровый архив, зона повышенного риска

Даже если общий архив ведет секретарь, кадровые документы (личные дела, приказы о приеме/увольнении, табели, листы учета рабочего времени) часто ведет кадровик/бухгалтер.

• В Положении нужно четко разграничить: кто собирает кадровые дела, кто хранит, кто выдает справки.
• Сроки хранения: 75 лет (личные дела, приказы о приеме/увольнении до 2003 г.) и 50 лет (остальные кадровые, табели).
• Кадровик должен быть членом Комиссии по экспертизе.

Электронный документооборот (СЭД) и гибридный архив

Если в организации работает СЭД (1С, Диадок, СБИС, Directum):

• Положение должно регламентировать: что считается «оригиналом» (ЭДО с ЭП или бумага).
• Порядок формирования электронных дел (структура папок, метаданные).
• Требования к долговременному хранению ЭД (форматы PDF/A, XML, проверка ЭП раз в 5-10 лет).
• Порядок распечатки ЭД для передачи в госархив (требования Росархива к бумажным копиям ЭД).

Физическое хранение: минимум требований

Далеко не у каждой МСП есть отдельное помещение под архив. В Положении нужно зафиксировать реальные меры:

• Металлические стеллажи (не деревянные — пожаробезопасность).
• Отсутствие трубопроводов (воды, отопления) над стеллажами.
• Огнетушители (порошковые/углекислотные, не водяные).
• Замки на двери, ограниченный круг лиц с ключами.
• Термогигрометр и журнал замеров (хотя бы 1 раз в сутки в отопительный сезон).

Пакет документов, которые должны быть у организации (Чек-лист)

Наличие только «Положения об архиве» недостаточно. Инспектор Росархива или судья потребуют систему документов:

Типовые ошибки при разработке Положения

1. Копирование чужого Положения «как есть». В нем могут быть рубрики «Секретарь архива», «Архивный фонд 1000 ед. хр.», процедуры для крупного завода, которых у вас нет.
2. Отсутствие привязки к Номенклатуре. Положение пишут про «сборку дел», но не пишут, где взять сроки хранения (ссылка на Номенклатуру обязательна).
3. Игнорирование электронных документов. Фраза «документы на бумажном носителе» в 2024+ году делает Положение неполным.
4. Непрописанная процедура доступа. Кто может зайти в архив? Может ли директор забрать дело без журнала? Может ли налоговая забрать оригинал налоговой декларации? (Нет, только копию).
5. Отсутствие пункта про ЧС. Что делать при затоплении/пожаре? Куда эвакуировать дела? Кто несет ответственность за спасение?

Пример формулировки для пункта «Общие положения» (Шаблон)

Настоящее Положение об архиве ООО «Ромашка» (далее — Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Уставом Общества.

Архив ООО «Ромашка» является неотъемлемым элементом системы управления документами Общества. Структурное подразделение — архив — не создается.

Функции по организации архивного дела, формированию, учету, хранению, использованию и уничтожению документов выполняет Секретарь-делопроизводитель (ФИО), назначенный приказом Генерального директора № ___ от __.__.20__ г. в качестве лица, ответственного за архивное дело.

Общий руководство архивным делом осуществляет Генеральный директор, непосредственный контроль — Начальник отдела документооборота / Заместитель директора по администрированию.

Действие Положения распространяется на все документы, создаваемые и получаемые Обществом в ходе деятельности, независимо от носителя (бумага, электронный вид, фото/видео/аудиоматериалы).

Ответственность за нарушения

Отсутствие Положения, Номенклатуры, описаний или хаотичное хранение влечет:

• КоАП РФ ст. 13.20 — штраф на должностных лиц 500–1000 руб., на юрлиц 3000–5000 руб. (за нарушение правил ведения архивного дела).
• КоАП РФ ст. 5.27 — штрафы за нарушение трудового законодательства (нехранение кадровых документов) — до 50 000 руб. для юрлиц.
• Налоговый кодекс ст. 120 — штраф 10 000–40 000 руб. за не предоставление документов по требованию налоговой (если их не найти в архиве).
• Гражданско-правовые риски: невозможность защитить интересы в суде из-за утери оригиналов договоров, актов, накладных.
• УК РФ ст. 293 (Халатность) — при тяжких последствиях (уничтожение документов постоянного хранения).

Положение об архиве в организации без архивного отдела, это не формальность для «галочки», а единственный инструмент управления документооборотом, который защищает бизнес от штрафов, судебных проигрышей и потери корпоративной памяти.

Главные правила успеха:

• Пишите Положение под реальные процессы, а не под идеальный ГОСТ.
• Назначайте конкретного ответственного с прописью в инструкции и приказе.
• Ведите Номенклатуру и Описи ежегодно — это 80% порядка в архиве.
• Обеспечьте минимальные физические условия (сухо, темно, закрыто, без труб).
• Проводите экспертизу и уничтожение вовремя — переполненный архив мусором не работает.

Грамотно составленное Положение, закрепленное приказом и подкрепленное реальной работой секретаря/делопроизводителя, полностью соответствует требованиям закона и снимает риски при любых проверках.