В статье рассмотрены все нюансы подготовки и подачи заявления в архив для получения официальной справки (выписки, копии) из архивных документов. Вы найдёте нормативную базу, пошаговую инструкцию, структуру заявления и готовый пример заполненного документа, который можно адаптировать под свои нужды.
Что такое архивная справка?
Архивная справка – это официальный документ, подтверждающий наличие, содержание или отсутствие определённых сведений в архивных материалах. Справка может быть выдана в виде:
- выписки из оригинального документа;
- копии (полной или частичной) архивного акта;
- информационного заключения (подтверждения факта).
Когда требуется архивная справка?
Справка из архива может понадобиться в следующих ситуациях:
- Подтверждение трудового стажа, образования или военной службы для пенсионного обеспечения;
- Документальное подтверждение прав на земельный участок, имущество, субсидию;
- Судебные разбирательства и наследственные споры;
- Генеалогические исследования и поиск предков;
- Оформление государственных субсидий, грантов, лицензий.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок выдачи архивных справок:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивных документах»;
- Приказ Минкультуры России № 218 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
- Региональные нормативные акты (например, постановления областных архивов).
Кому и куда подавать заявление?
Заявление подаётся в архив, где, по предположению заявителя, находятся нужные документы. Это может быть:
- Государственный архив (региональный, областной, муниципальный);
- Архив организации (например, архив предприятия, военный архив);
- Через портал государственных услуг (РПГУ) – в электронном виде;
- Через МФЦ (многофункциональный центр).
Контактные данные обычно указаны на официальном сайте архива: адрес, телефон, e‑mail, часы приёма.
Структура заявления
Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется придерживаться следующего шаблона:
| Шапка заявления | |
|---|---|
| Кому: | Начальнику архивного отдела (ФИО, название архива) |
| От кого: | ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные, адрес, телефон, e‑mail |
| Текст заявления | |
| Прошу выдать архивную справку (выписку, копию) о … Укажите конкретный документ или факт, который требуется подтвердить (например, «о трудовом стаже с по », «о выделении земельного участка 2,4 га, постановление № 25 от »). Если известен номер дела, реестра, фонда – укажите его. Укажите цель получения справки (пенсия, суд, покупка недвижимости и т.д.). | |
| Приложения | |
| |
| Подпись и дата | |
| «___» ___________ 2026 г. _______________________ (подпись заявителя) | |
Пример заполненного заявления
Ниже – готовый образец, который можно распечатать и заполнить вручную или адаптировать в текстовом редакторе.
Начальнику архивного отдела Государственного архивного учреждения г. Кизляр, ул. Советская, д. 12 От: Иванова Ивана Ивановича, дата рождения , паспорт: 4509 № 123456, выдан ОВД г. Кизляра , проживает: 123456, г. Кизляр, ул. Лесная, д. 7, кв. 12, тел.: +7 (904) -23‑45‑67, e‑mail: i.ivanov@example.com Заявление Прошу выдать архивную справку (выписку) о выделении мне земельного участка площадью 2,4 га, расположенного на территории Красноармейской сельской администрации, выделенного постановлением Кизлярской районной администрации № 25 от г. Справка требуется для подтверждения прав собственности при оформлении сделки купли‑продажи в рамках государственной программы «Сельское развитие». Приложения: Копия паспорта. Копия постановления № 25 от г. Квитанция об оплате госпошлины № 2026‑00123 от г. Согласие на обработку персональных данных (по форме архива). «___» ___________ 2026 г. _______________________ (подпись заявителя)
Пошаговая инструкция подачи заявления
- Определите архив. С помощью онлайн‑каталога (например, http://archives.ru) найдите, где хранится нужный фонд.
- Соберите документы. Подготовьте копии паспорта, документы, подтверждающие интерес, и оплату госпошлины (если требуется).
- Заполните заявление. Используйте приведённый шаблон. Обязательно укажите точный запрос (номер дела, период, тип справки).
- Отправьте запрос.
- Лично – принести заявление и копии в архив.
- По почте – отправить заказным письмом с описью вложения.
- Электронно – через портал РПГУ, загрузив скан‑копии в личный кабинет.
- Ожидайте ответа. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней (может быть продлено до 60 дней при необходимости исследования материалов).
- Получите справку. При получении проверьте соответствие запрошенной информации, подпишите акт приёма‑передачи.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить справку бесплатно? В большинстве случаев выдача справки платная (госпошлина). Для социальных запросов (пенсия, соц‑помощь) иногда предусмотрена бесплатная выдача – уточняйте в архиве.
- Сколько времени занимает подготовка справки? Стандартный срок – 30 календарных дней. При сложных запросах (много архивных фондов) срок может быть продлен.
- Можно ли получить справку в электронном виде? Да. При подаче через РПГУ или по запросу в электронном виде архив может выслать PDF‑файл на указанный e‑mail.
- Что делать, если архив отказал в выдаче? Получите официальное решение с указанием причин. При несогласии можно обжаловать в суд в течение 30 дней.
Полезные ссылки
- Портал государственных архивов РФ
- КонсультантПлюс – закон № 125‑ФЗ
- Сайт Минкультуры России – порядок доступа к архивам
- Госуслуги – подача электронного запроса