Ответ на запрос в архив – это официальный документ, который подтверждает, что запрос получен, рассмотрен и по нему вынесено решение. Правильно оформленный ответ повышает эффективность работы архива, снижает количество повторных запросов и защищает организацию от претензий со стороны заявителей.

Общие требования к оформлению ответа

• Официальный бланк архива. Ответ оформляется на фирменном бланке организации, где указаны реквизиты, логотип и регистрационный номер.
• Регистрационный номер запроса. Каждый входящий запрос получает уникальный номер, который указывается и в ответе. Номер может включать код подразделения, год и порядковый номер (пример: AR-2026/07/00123).
• Дата оформления. Указывается полная дата (день, месяц, год).
• Контактные данные. В конце ответа обязательно указываются телефон, e‑mail и почтовый адрес ответственного лица.
• Язык и стиль; Официально‑деловой стиль, лаконичность, отсутствие эмоциональной окраски.

Структура ответа на запрос

Стандартный ответ состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа – реквизиты архива, регистрационный номер, дата.
2. Обращение к заявителю – фамилия, имя, отчество, контактные данные.
3. Ссылка на исходный запрос – номер и дата поступления запроса.
4. Результат рассмотрения – кратко о том, найдено/не найдено, какие документы предоставляются.
5. Приложения – список прилагаемых материалов (копии, выписки, справки).
6. Подпись и печать – ФИО ответственного, должность, подпись, печать.

2.1 Пример шаблона ответа

Государственный архив г. Москвы
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@archive-moscow.ru

Регистрационный номер: AR-2026/07/00123
Заявитель: Иванов Иван Сергеевич,
адрес: ул. Пушкина, д.10, кв.5, г. Москва,
тел.: +7 (925) -55‑66‑77,
e‑mail: i.ivanov@example.com

Исходный запрос: № Z‑2026/07/045 от г.

Ответ:
В ответ на ваш запрос о предоставлении архивных документов, касающихся
рождения Петра Ивановича (1901 г.) в деревне Сергаченки, Вятской
губернии, сообщаем следующее:

В фонде № 12 «Записи о рождении» документы, подтверждающие факт рождения
Петра Ивановича, отсутствуют. В реестре 1901‑1903 гг. указано, что соответствующие
акты были утрачены в результате пожара 1942 г.

В фонде № 15 «Семейные книги» найдено одно упоминание о семье Перминовых,
но без указания даты рождения.

При необходимости вы можете получить копию реестра о потерях документов
(приложение 1) и справку о невозможности предоставления запрашиваемой
информации (приложение 2).
Приложения:
Копия реестра потерь документов 1942 г.;
Справка об отсутствии запрашиваемой информации.

С уважением,
Петрова Мария Алексеевна,
заместитель начальника отдела документального обеспечения,
подпись __________, печать.

Как оформить ответ, если запрашиваемая информация отсутствует

Согласно Методическим рекомендациям по исполнению запросов социально‑правового характера Федерального архивного агентства, в случае отсутствия запрашиваемых документов необходимо:

• Указать точные причины отсутствия (утрата, несуществование, конфиденциальность и т.д.).
• Приложить документ, подтверждающий отсутствие (реестр потерь, акт инвентаризации).
• Предложить альтернативные источники информации, если они существуют.

Как оформить ответ, если запрос выполнен полностью

Когда документы найдены и могут быть переданы, в ответе следует:

• Перечислить все выданные материалы (копии, выписки, оригиналы).
• Указать форму выдачи (электронная почта, почтовая отправка, личный прием).
• Установить сроки получения (обычно 5‑10 рабочих дней после оформления).
• При необходимости указать стоимость услуг (если архив взимает плату).

Технические нюансы оформления

5.1 Регистрационный номер

Номер формируется по схеме:

[Код архива]-[ГГГГ]/[ММ]/[Порядковый номер]
Пример: AR-2026/07/00123

Код архива – внутренний идентификатор (например, AR – архивные запросы).

5.2 Электронный ответ

Если запрос поступил в электронном виде, ответ также может быть отправлен по e‑mail в формате PDF. При этом сохраняются все реквизиты бумажного ответа, а в подвале письма указывается ссылка на электронный архивный журнал запросов.

5.3 Хранение и учет

Каждый ответ фиксируется в журнале учёта запросов, где указываются:

• Регистрационный номер запроса;
• Дата получения запроса;
• Дата отправки ответа;
• Ответственное лицо;
• Краткое содержание ответа.

Журнал хранится в архиве как переходящее дело и может быть использован в случае споров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро подготовить ответ?

Оптимизировать процесс можно, используя шаблоны ответов и автоматическую генерацию регистрационных номеров в системе документооборота.

Что делать, если запрос содержит несколько вопросов?

Разделите ответ на пункты, каждый из которых соответствует отдельному вопросу. При необходимости приложите отдельные документы к каждому пункту.

Можно ли отказать в предоставлении информации?

Отказ возможен только в случаях, предусмотренных законодательством (секретность, персональные данные, отсутствие документов). В ответе необходимо указать нормативную основу отказа.

Полезные ресурсы и образцы

• Образец ответа на запрос (PDF)
• FAQ архивов России
• Методические рекомендации ФАА

Ответ на запрос в архив – это не просто формальность, а важный элемент взаимодействия между архивом и гражданином. Соблюдая установленный порядок оформления, используя шаблоны и учитывая законодательные требования, вы обеспечите прозрачность, ускорите процесс выдачи информации и минимизируете риск возникновения конфликтных ситуаций.

Помните: лаконичность, точность и официальность – ключевые принципы любого ответа в архивной практике.

Дата публикации: 09 июля 2026 г.