Справка из архива – официальный документ, подтверждающий периоды работы, занимаемые должности и, при необходимости, размер заработной платы. Она часто требуется для:

• оформления пенсии (в т.ч. досрочной или по льготному стажу);
• получения звания «Ветеран труда»;
• подтверждения стажа при приёме на работу или получении кредита;
• восстановления утерянной трудовой книжки.

Ниже – пошаговая инструкция, как оформить такую справку в 2026 году, с учётом актуальных требований государственных архивов и многоканальных сервисов (МФЦ, ЕПИГУ, портал госуслуг).

Определите, какой архив хранит нужные документы

Выбор архива зависит от периода и места работы:

Федеральные архивы (работа в высших органах власти)

Если вы трудились в учреждениях и ведомствах высших органов власти СССР, РСФСР или Российской Федерации, обращайтесь в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – центральный хранитель документов федерального уровня.

Региональные и муниципальные архивы

Для большинства граждан – работа в предприятиях, организациях, учреждениях субъекта РФ – справку выдают:

• Государственные архивы субъектов (например, Архив Москвы, Архив Санкт‑Петербурга, Архив Новосибирской области и т.д.);
• Архивы местных органов самоуправления (администрации городов, районов).

Специализированные архивы

Если требуется подтверждение стажа в особых периодах (Великая Отечественная война, эвакуация, работа на оккупированных территориях), информацию можно запросить в:

• Центральном государственном электронном архиве Украины (для граждан, работавших на территории УССР в военные годы);
• Архивах министерств обороны, внутренних дел и других ведомств, где хранятся личные дела сотрудников.

Подготовьте необходимые документы

Для подачи заявления потребуется:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность);
• Трудовая книжка (если она есть) – поможет уточнить периоды и места работы;
• Заявление на получение архивной справки (образец можно скачать с сайта архива или заполнить на месте);
• При необходимости – доверенность, если заявление подаёт представитель;
• Для подтверждения стажа до 1945 г. – дополнительные документы, подтверждающие работу в несовершеннолетнем возрасте (например, справки из школ, трудовые договоры того периода).

Все поля заявления обязательны для заполнения. Если сведений нет, пишите «не имею».

Как подать запрос

Существует несколько способов подачи заявления:

Личное посещение архива

1. Придите в архив в часы приёма (обычно будние дни, 9:00–18:00).
2. Предъявите паспорт и передайте заполненное заявление сотруднику отдела выдачи справок.
3. Получите квитанцию о принятии запроса (она содержит номер и дату).

Через МФЦ

Многофункциональные центры принимают запросы на архивные справки и передают их в соответствующий архив.

1. Возьмите с собой паспорт и заявление (можно заполнить на месте).
2. Оператор МФЦ оформит запрос и выдаст вам подтверждение о приёме.
3. Срок исполнения – обычно 5–10 рабочих дней (зависит от загруженности архива).

Электронно через ЕПИГУ или портал госуслуг

Многие архивы подключены к единой системе электронного взаимодействия.

1. Авторизуйтесь на Госуслугах или в ЕПИГУ.
2. Выберите услугу «Получение архивной справки о трудовом стаже».
3. Заполните онлайн‑форму (указав ФИО, даты рождения, периоды работы, наименование организаций).
4. Прикрепите скан паспорта и, при наличии, трудовой книжки.
5. Отправьте запрос и получите электронное уведомление о его принятии.
6. Готовая справка будет направлена в ваш личный кабинет (PDF) либо отправлена почтой по вашему выбору.

Почтовое отправление

Если личный визит невозможен, отправьте заказное письмо с описью вложения:

• Заявление (распечатанное и подписанное);
• Копия паспорта (страница с фото и регистрацией);
• Краткое сопроводительное письмо с указанием удобного способа получения справки (лично, почтой, электронно).

Срок ответа – до 30 календарных дней с даты получения письма архивом.

Что указывать в заявлении

Примерный перечень обязательных полей:

• ФИО полностью (как в паспорте);
• Дата и место рождения;
• Серия и номер паспорта, кем и когда выдан;
• Контактный телефон и e‑mail;
• Период, за который необходимо подтверждаемый справкой (например, « – »);
• Наименование организации(й), где вы работали;
• Должность(и) и, при необходимости, среднемесячная заработная плата;
• Цель получения справки (пенсия, ветеран труда и т.д.);
• Способ получения готового документа (лично в архиве, почтой, электронно).

Если вы не помните точное наименование организации, укажите «не имею» и приложите любые имеющиеся документы (справки из отдела кадров, выписки из трудовой книжки).

Примечание о wartime стаже

Для периодов с по необходимо additionally указать:

• Были ли вы заняты на временно оккупированных территориях (если да – такие периоды не учитываются);
• Есть ли документы, подтверждающие начало трудовой деятельности в несовершеннолетнем возрасте (например, выписка из школы, трудовой договор того времени).

Сроки и стоимость

Согласно действующим нормативным актам:

• Выдача архивных справок о трудовом стаже – бесплатна (услуга относится к социально значимым);
• Средний срок исполнения – 5 рабочих дней при личном обращении или через МФЦ; при электронном запросе – до 10 рабочих дней;
• В случае необходимости дополнительного поиска (например, архивные дела хранятся в филиалах) срок может увеличиться до 30 календарных дней.

Если вы хотите получить справку срочно, некоторые архивы предлагают платную ускоренную услугу (обычно от 500 до 1500 рублей). Уточняйте наличие такой опции на сайте конкретного архива.

Как получить готовую справку

После обработки запроса вы можете выбрать один из следующих вариантов получения:

• Лично в архиве – предъявите паспорт и получите документ на руки;
• Почтой России – архив отправит заказное письмо с уведомлением о вручении;
• Электронно – PDF‑файл в личном кабинете Госуслуг или ЕПИГУ (заверенная электронной подписью);
• Через МФЦ – специалист выдаст вам готовую справку после получения из архива.

В справке должны быть указаны:

• Наименование архива и его реквизиты;
• ФИО заявителя;
• Периоды работы с точными датами;
• Наименования организаций и занимаемые должности;
• При необходимости – среднемесячная заработная плата;
• Подпись уполномоченного лица и печать архива.

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Как уточнить, в каком именно архиве хранится дело?

Позвоните в справочную службу архива или воспользуйтесь онлайн‑каталогом (например, Единый государственный реестр архивных документов). Укажите ФИО, approximate период работы и название организации – система подскажет возможные хранилища.

Что делать, если архив отвечает, что документы не найдены?

Проверьте:

• Правильность написания названия организации (могли измениться со временем);
• Возможность того, что дело хранится в филиале или в архиве другого уровня (федеральный ↔ региональный);
• Нужно ли подать запрос в отдел кадров бывшего работодателя (они могут выдать справку о стаже, которую затем можно заверить в архиве);

Можно ли получить справку о заработной плате?

Да, многие архивы выдают справки о заработной плате совместно со справкой о стаже. Для этого в заявлении укажите, что требуется информация о размере earnings (оклад, премия, надбавки). Если такие данные отсутствуют в деле, архив укажет, что сведений о заработной плате нет.

Нужно ли нотариально заверять справку?

Для подачи в Пенсионный фонд, МФЦ или суды достаточно справки с печатью архива. Нотариальное заверение требуется только если документ будет использоваться за пределами РФ или в определённых коммерческих сделках.

Как быть, если я работал в нескольких организациях?

В одном заявлении можно указать несколько периодов и организаций. Если их много (более 5‑6), удобно разбить запрос на несколько заявлений или приложить таблицу с перечнем мест работы.

Получение архивной справки о трудовом стаже – прозрачная и бесплатная процедура, если знать, куда обращаться и какие документы подготовить. Следуя представленной инструкции, вы сможете:

1. Определить нужный архив (федеральный, региональный или специализированный);
2. Сформировать корректное заявление с указанием всех требуемых периодов;
3. Выбрать удобный способ подачи (лично, через МФЦ, онлайн или почтой);
4. Получить готовую справку в выбранном виде и использовать её для оформления пенсии, звания ветерана труда или других целей.

Помните, что архивные учреждения заинтересованы в предоставлении информации гражданам, поэтому не стесняйтесь уточнять детали у сотрудников – они помогут избежать ошибок и ускорят процесс получения нужного документа.