В жизни многих людей наступает момент, когда необходимо подтвердить определенные факты из прошлого: трудовой стаж, размер заработной платы, факт награждения или родственные связи. В таких случаях на помощь приходят государственные архивы. Процесс получения нужных документов может показаться сложным, однако, зная базовые правила и алгоритм действий, запросить архивную справку будет гораздо проще.

Что такое архивная справка?

Архивная справка — это официальный документ архива, составленный на специальном бланке, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса. В обязательном порядке в справке указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она была составлена. Это придает документу полную юридическую достоверность.

Помимо справок, архивы могут предоставлять:

• Архивную выписку — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа.
• Архивную копию — точное воспроизведение всего документа.
• Информационное письмо, ответ на запрос, если заявителю нужна только информация, а не официальный документ. В письме также могут содержаться рекомендации, если нужных сведений не нашлось.

Виды архивных запросов

Чаще всего граждане обращаются за справками социально-правового характера. К ним относятся запросы о:

• Трудовом стаже и заработной плате;
• Службе в военных комиссариатах;
• Награждениях ведомственными наградами;
• Мобилизации на трудовой фронт или в народное ополчение;
• Фактах репрессий или высылке семей.

Как правильно составить заявление

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя. От того, насколько грамотно составлено заявление, зависит успех поиска. Многие архивы (например, ГАРФ) предлагают использовать типовые бланки анкет-заявлений с учетом тематики запроса.

Обязательные пункты заявления:

1. Шапка документа: наименование архива, в который направляется запрос, а также ФИО, адрес и контакты заявителя.
2. Суть запроса: четко сформулированная просьба (например, «прошу выдать справку о трудовом стаже за период с 1980 по 1995 год»).
3. Данные о разыскиваемом лице: ФИО, дата и место рождения человека, о котором запрашивается информация. Важно: запрос оформляется отдельно на каждого разыскиваемого человека. Если в одном письме фигурирует несколько лиц, запрос регистрируется как несколько отдельных (за исключением семейных запросов, например, о высылке семьи — в таком случае справки все равно составляются на каждое лицо отдельно).
4. Цель получения справки: архивы просят указывать цель, так как от этого зависит форма бланка. Например, не на каждый бланк справки можно поставить штамп апостиля для использования за границей.
5. Приложения: копии документов, подтверждающих факт работы/службы за запрашиваемый период (если есть), копии отказов из других инстанций и другие документы по теме.
6. Дата и подпись.

Способы подачи запроса в архив

Современные технологии позволяют выбрать наиболее удобный способ обращения:

Через портал государственных услуг (Госуслуги)

Это самый быстрый и удобный способ; Например, жители Санкт-Петербурга могут бесплатно подать заявление на получение справки о трудовом стаже или зарплате через Портал госуслуг. В Москве аналогичные услуги предоставляет портал «Госуслуги Москвы». Ответ в форме информационного письма обычно приходит в личный кабинет в электронном виде.

В электронном виде на сайте архива

Многие государственные архивы (включая ГАРФ) принимают анкеты-заявления напрямую через свои официальные сайты. Заявление заполняется в электронной форме и отправляется онлайн.

Почтовой связью

Вы можете распечатать бланк заявления, заполнить его от руки или на компьютере, подписать и отправить по почте (обычным или заказным письмом) на почтовый адрес архива.

Лично через приемную

Запрос можно передать лично через приемную федеральных или региональных архивов. Во многих архивах работают консультанты, которые проверят правильность заполнения заявления и при необходимости передадут его в органы местного самоуправления.

Через посредников

Если вы не хотите заниматься бюрократией самостоятельно, можно обратиться в специализированные бюро (например, НТидея), которые выполнят запрос в архивное учреждение от вашего имени.

Сроки исполнения и результат

Стандартный срок подготовки архивной справки составляет до 30 дней, однако в некоторых случаях (например, при обращении через местную администрацию) запрошенную информацию могут прислать уже через 15 дней в письменном или электронном виде.

Если в документах архива отсутствует интересующая вас информация, или по имеющимся данным она может находиться в других учреждениях, архив пришлет информационное письмо с соответствующими рекомендациями о том, куда следует обратиться дальше.

Получение архивной справки, это понятная и строго регламентированная процедура. Главное — определить, в какой именно архив нужно обращаться (по месту бывшей работы, жительства или в федеральный), корректно заполнить заявление, указав все известные данные о запрашиваемом периоде и человеке, и приложить копии подтверждающих документов. Использование порталов Госуслуг значительно ускоряет процесс подачи запроса и получения ответа.