Вопрос о получении архивных справок часто возникает у граждан, юридических лиц, исследователей и генеалогов. В Казахстане существует несколько государственных архивных учреждений, каждый из которых хранит уникальные документы: от политической истории страны до трудовых записей. В этой статье мы подробно расскажем, как оформить запрос, какие документы нужны, где и как подать заявку, а также какие сроки и платные услуги следует учитывать.

Основные архивные учреждения Казахстана

• Архив Президента Республики Казахстан – хранит документы политической истории с 1918 года. Осуществляет выдачу справок физическим и юридическим лицам, работает через читальный зал в Астане и Алматы.
• Центральный государственный архив Республики Казахстан (ЦГАР) – главный архив, где находятся документы по генеалогическому исследованию, исторические материалы, правовые акты.
• Архивы Комитета по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры (КПСИСУ ГП) – выдаёт справки и копии документов, относящиеся к уголовному и административному праву.
• Региональные архивы – в каждом крупном городе (Астана, Алматы, Шымкент, а также областных центрах) работают территориальные управления архивов, подчинённые Министерству культуры и информации.

Какие виды справок можно получить

1. Архивная справка – подтверждение наличия (или отсутствия) документов по запрашиваемому вопросу.
2. Копия архивного документа – точная копия оригинала, заверенная печатью и/или электронной подписью (ЭЦП).
3. Выписка из архивного документа – выдержка из оригинала, часто используется в трудовых и пенсионных вопросах.
4. Отказ в выдаче – мотивированный ответ, если документ находится в другом архиве, закрыт или относится к категории секретных.

Как оформить запрос онлайн (через портал eGov)

Электронное правительство Республики Казахстан позволяет подавать запросы без посещения архивов. Ниже – пошаговая инструкция.

Шаг 1. Регистрация в личном кабинете eGov

• Перейдите на egov.kz и нажмите «Регистрация».
• Укажите ИИН (для физических лиц) или БИН (для юридических лиц), электронную почту и телефон.
• Подтвердите регистрацию через СМС‑код.

Шаг 2. Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Для подачи официального запроса требуется ЭЦП уполномоченного лица. Оформить её можно в аккредитованных центрах сертификации (например, «Казпочта», «НЭК»). После получения сертификата загрузите его в личный кабинет eGov.

Шаг 3. Выбор услуги «Выдача архивных справок»

• В меню «Государственные услуги» найдите раздел «Архивные справки».
• Выберите конкретный архив (например, «Архив Президента», «Центральный государственный архив»).
• Укажите тип справки (справка, копия, выписка).

Шаг 4. Заполнение формы запроса

В форме необходимо указать:

1. ФИО (или название организации) заявителя.
2. ИИН/БИН.
3. Контактные данные (телефон, e‑mail).
4. Точный перечень запрашиваемых документов (датировка, номер дела, если известен).
5. Цель получения справки (пенсия, трудовой стаж, юридическое разбирательство, исследование и т.д.).
6. Сопроводительные документы (паспорт, трудовая книжка, доверенность – если запрос от имени другого лица).

Шаг 5. Подписание запроса ЭЦП

После заполнения формы нажмите «Подписать запрос», выберите ваш сертификат ЭЦП и подтвердите подпись.

Шаг 6. Оплата (если требуется)

Большинство архивных справок предоставляются бесплатно, однако за копии, экспресс‑обслуживание или апостиль может взиматься плата. Оплатить можно онлайн через банковскую карту или электронный кошелёк.

Шаг 7. Отслеживание статуса

В личном кабинете появится статус заявки: «Принято», «В обработке», «Готово к выдаче», «Отказ». При готовности вы получите электронный документ, подписанный ЭЦП, либо инструкцию о получении оригинала в архиве.

Как оформить запрос в архив офлайн (через ЦОН или лично)

1. Подготовьте пакет документов:
   • Заявление (шаблон можно взять на сайте архива).
   • Копию паспорта (для физических лиц) или учредительных документов (для юридических лиц).
   • Документы, подтверждающие цель запроса (например, справка о пенсионном возрасте, трудовая книжка).
   • Доверенность, если запрос подаёт представитель.
2. Посетите центр обслуживания населения (ЦОН) или архивный офис: в Астане – ул. Абая, 39 (ЦГАР), в Алматы – пр‑т Абая, 39 (Архив Президента).
3. Сдайте документы в регистратуру. Сотрудник проверит комплект и выдаст расписку с номером заявки.
4. Ожидайте обработки. Сроки зависят от типа справки:
   • Справка о наличии – до 5 рабочих дней;
   • Копия документа – 10‑15 дней.
   • Экспресс‑выписка – 3‑4 дня (при дополнительной оплате).
5. Получите готовый документ. При получении подпишите акт приёма‑передачи.

Полезные контакты и ссылки

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить архивную справку без ЭЦП?

Да, при личном обращении в архив справку могут выдать в бумажном виде без цифровой подписи. Однако для онлайн‑запроса ЭЦП обязательна.

Сколько стоит копия архивного документа?

Стоимость зависит от объёма и формата:

• Копия в электронном виде – от 200 тенге.
• Копия в бумажном виде – от 500 тенге.
• Апостиль (для использования за рубежом) – дополнительно 300 тенге.

Можно ли получить архивную справку за границей?

Да. Запрос можно отправить через электронный портал eGov, указав электронный адрес получателя. Документ будет подписан ЭЦП и отправлен в виде PDF‑файла.

Как ускорить процесс получения справки?

Оплатите услугу «Экспресс‑обслуживание», предоставьте максимально полные сведения о документе (номер дела, даты, архивный фонд). При наличии доверенности и копий оригиналов время обработки сокращается.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите мотивированный отказ в письменной форме (электронный документ с ЭЦП). В нём будет указана причина (секретность, отсутствие в архиве, передача в другой архив). При необходимости подайте повторный запрос в указанный архив.

Полезные рекомендации

• Соберите всю известную информацию о документе (год, номер, название фонда) – это ускорит поиск.
• Проверьте, не находится ли документ в другом архиве. На сайтах архивов часто есть онлайн‑каталоги.
• Сохраняйте копии всех отправленных заявлений и подтверждений оплаты. При возникновении вопросов они понадобятся.
• Если нужен апостиль, закажите его одновременно с получением копии. Это экономит время.
• Для генеалогических исследований используйте сервисы ЦГАР – они предоставляют доступ к метаданным без личного визита.

Дата публикации: