Цель статьи – дать полное пошаговое описание того, как правильно оформить запрос в архив Министерства обороны (МО) России, какие документы нужны, куда их подавать и какие нюансы следует учитывать, чтобы получить требуемую информацию быстро и без лишних отказов.

Что такое запрос в архив Министерства обороны?

Запрос в архив МО – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или организации к архивному подразделению Министерства обороны РФ с целью получения копий документов, хранящихся в государственных военных архивах. Запрос может быть направлен как в рамках закона «Об архивных документах», так и в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивных фондах».

Кому может быть направлен запрос?

• Гражданам РФ (в т.ч. ветеранам, их семьям).
• Юридическим лицам (компаниям, НКО, учебным заведениям).
• Иностранным гражданам и организациям – в этом случае запрос рассматривается в порядке международного правового сотрудничества.

Какие типы документов могут быть запрошены?

• Военно-исторические материалы (дневники, приказы, карты, фотографии).
• Личные дела военнослужащих (при наличии согласия субъекта).
• Документы, связанные с участием России в международных операциях.
• Технические и научные отчёты, патенты, разработки.

Правовая основа запроса

Запрос оформляется в соответствии с несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (от ) – определяет порядок доступа к архивным документам.
2. Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от ) – регулирует вопросы раскрытия информации.
3. Приказ Минобороны РФ № 41 от «Об утверждении Положения о работе с архивными документами Министерства обороны» – конкретизирует форму и порядок подачи запросов.

Согласно пункту 4 статьи 7 закона № 125‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения (если документ не относится к категории ограниченного доступа).

Как правильно оформить бланк запроса

Структура бланка

Официальный бланк запроса (по образцу Приказа Минобороны № 41) состоит из следующих полей:

Пример заполненного запроса (в виде текста)

Дата подачи: 
Архив Министерства обороны РФ, г. Москва
ФИО заявителя: Иванов Сергей Петрович
Контактные данные: ул. Ленина, д. 15, кв. 7, г. Москва, 101000,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov.sp@example.com
Статус заявителя: Гражданин РФ
Основание запроса: Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»
Перечень запрашиваемых документов:
 1) Дело № 12/2020 «Отчет о подготовке к учениям «Северный щит‑2020»,
 период – , тип – оперативные сводки.
 2) Фотографии с учений, размещённые в архиве № 5, том 3, листы 45‑78.
Цель использования: Подготовка научной статьи о современной подготовке войск к зимним условиям.
Согласие на обработку персональных данных: ______________________ (подпись) 

Как оформить подпись

• Если запрос подаётся в электронном виде – подпись ставится сканированным изображением подписи или через электронную подпись (КЭП).
• При личной подаче – подпись ставится от руки внизу формы.

Куда и как подавать запрос

Способы подачи

1. Лично в приемном отделе Архива Министерства обороны (г. Москва, ул; Садовая, д. 2).
2. Почтовой отправкой (заказным письмом с уведомлением о вручении) на тот же адрес.
3. Электронной почтой на адрес archive@mil.ru (при наличии сканированного бланка).
4. Через портал Госуслуг – в разделе «Запросы в архивы» (требуется подтвержденная учетная запись).

Сопроводительные документы

• Копия паспорта (для физических лиц) или устава организации (для юридических лиц).
• Согласие субъекта персональных данных (если запрашиваются документы, содержащие личные сведения).
• Документ, подтверждающий правомочность (например, доверенность, если запрос подаёт представитель).

Сроки рассмотрения

Стандартный срок – 30 календарных дней. При необходимости более детального изучения материалов срок может быть продлён до 60 дней, о чём заявителю направляется уведомление.

Что происходит после подачи запроса

1. Регистрация запроса – в архиве выдается регистрационный номер (например, А‑2026‑07‑00123).
2. Экспертная оценка – архивариус проверяет наличие запрашиваемых документов и их статус (доступные, ограниченные, секретные).
3. Ответ заявителю – в течение установленного срока архив направляет:
   • Положительный ответ с указанием формы получения (копия, оригинал, электронный файл).
   • Отказ с указанием причины (отсутствие, ограниченный доступ, классификация).
4. Получение материалов – заявитель может забрать документы лично, получить их по почте или в электронном виде (через защищённый канал).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документы, содержащие государственную тайну?

Нет. Запросы на документы, отнесённые к категории «Государственная тайна», «Секретность» или «Особая важность» отклоняются, если заявитель не имеет соответствующего допуска.

Как ускорить процесс?

• Точно укажите номер дела, период и тип документа.
• Приложите все необходимые сопроводительные документы.
• Укажите электронный адрес для получения сканов – это экономит время.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

В случае отказа у вас есть право обжаловать решение в течение 30 дней в суде общей юрисдикции или подать жалобу в Прокуратуру РФ.

Можно ли получить копию отсканированного документа бесплатно?

Согласно пункту 5 статьи 9 закона № 125‑ФЗ, копии документов выдаются бесплатно, если запрос сделан в личных интересах. За коммерческое использование может взиматься плата за копирование и подготовку.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт Архива Министерства обороны РФ
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»
• Телефон приёмного отдела: +7 (495) -23‑45‑67
• Электронная почта: archive@mil.ru
• Портал Госуслуг: gosuslugi.ru – раздел «Запросы в архивы»

Запрос в архив Министерства обороны – это простой, но формализованный процесс, который требует точного указания запрашиваемых материалов, соблюдения правовых оснований и предоставления сопроводительных документов. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете оформить запрос корректно, сократить сроки рассмотрения и получить нужные архивные сведения без лишних препятствий.

Помните: правильное оформление бланка, наличие всех необходимых подтверждающих документов и чёткое указание целей запроса – ключ к успешному получению архивных материалов.