Для получения официальных справок о трудовом стаже и размере заработной платы часто требуется обратиться в архив, где хранятся документы по личному составу организации. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить запрос, а также готовый образец заявления, который можно распечатать и подать в архив.

Зачем нужен запрос в архив?

• Получение подтверждения стажа для назначения пенсии, льготных выплат, оформления визы и др.
• Подтверждение размеров заработной платы за определённый период (например, для получения кредита).
• Уточнение сведений о реорганизации, переименовании или ликвидации предприятия.

Когда обращаться именно в архив?

Запрос в архив имеет смысл, если:

1. Организация, в которой вы работали, уже не существует или её архивные документы переданы в государственный/муниципальный архив.
2. Текущая организация отказывается предоставить нужные сведения (например, в случае реорганизации).
3. Необходимо получить официальную архивную справку (выписку, копию), а не обычную справку от работодателя.

Правовая база

В России запросы о выдаче архивных справок регулируются:

• Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказом Минкультуры России от № 112 «Об утверждении формы заявления о предоставлении архивной информации».
• Региональными нормативными актами (например, постановлениями государственных архивов).

Куда подавать заявление?

В зависимости от места расположения организации, документы могут храниться в:

• Государственном архиве по субъекту РФ (например, Национальный архив Республики Беларусь – ссылка).
• Муниципальном архиве (пример формы из Одинцовского муниципального района – см. источник [2]).
• Архиве предприятия‑наследника (если организация была переименована или реорганизована).

Какие документы необходимо приложить?

Список типичных приложений (по образцу из источника [2]):

1. Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
2. Справка с места работы (если организация существует);
3. Документы, подтверждающие изменение названия организации (устав, приказ о переименовании).
4. Приказы о приёме на работу и об увольнении (если есть).
5. Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).

Как правильно заполнить заявление?

Ниже – пошаговое руководство.

Шаг 1. Шапка заявления

Укажите полное название архива, его адрес и контактные телефоны. Пример (для Национального архива Республики Беларусь):

220114, г. Минск,
пр-т Независимости, 116
Тел.: (017) -51‑05‑12
Э‑mail: info@mail.narb.by

Шаг 2. Данные заявителя

• Ф.И.О. полностью.
• Дата и место рождения.
• Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
• Адрес проживания, контактный телефон, e‑mail.

Шаг 3. Описание запрашиваемой информации

Чётко укажите, что именно требуется: справка о трудовом стаже, справка о заработной плате или оба документа. Укажите период (даты) и, при необходимости, структурное подразделение, должность.

Шаг 4. Сведения об организации

• Полное название организации в период работы.
• Если название менялось – укажите новое название.
• Адрес места работы.
• Структурное подразделение и занимаемая должность.
• Дата начала и окончания работы.

Шаг 5. Приказы о приёме и увольнении

Укажите номера и даты приказов (если известны). Это ускорит поиск документов.

Шаг 6. Требуемое количество экземпляров

Укажите, сколько копий справки вам необходимо (обычно 1‑2).

Шаг 7. Перечень приложенных документов

Сделайте нумерованный список (см. пункт 5).

Шаг 8. Согласие на обработку персональных данных

Обязательно подпишите строку: «На обработку моих персональных данных, содержащихся в заявлении и приложениях, согласен(а).»

Шаг 9. Подпись и дата

Подпишите заявление и укажите дату подачи.

Образец заявления (готовый к печати)

Ф.И.О.: ______________________________________
Дата рождения: ______________________________
Паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________________
Адрес проживания: _______________________________________
Телефон: _______________________________________
E‑mail: _______________________________________

Полное название организации: ______________________________________
(если название менялось, указать новое: ___________________________)
Адрес места работы: _____________________________________________
Структурное подразделение: ________________________________________
Должность: _________________________________________________
Дата начала работы: _______________ Дата окончания работы: _______________
Период, за который требуется подтвердить стаж: с ___________ по ___________
Период, за который требуется подтвердить заработную плату: с ___________ по ___________
Номер приказа о приёме на работу: ___________ Дата: _______________
Номер приказа об увольнении: ___________ Дата: _______________

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить госпошлину?

Во многих регионах выдача архивных справок бесплатна, однако в некоторых случаях (особенно при получении копий) может взиматься небольшая плата. Уточняйте в конкретном архиве.

Сколько времени занимает подготовка справки?

Согласно нормативным актам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости более длительного срока заявитель будет уведомлён.

Что делать, если архив сообщает, что документов нет?

В таком случае архив выдаёт информационное письмо с указанием места хранения нужных документов (например, в архиве другого уровня или в архиве организации‑наследника).

Можно ли подать заявление онлайн?

Многие архивы (в т.ч. Национальный архив Республики Беларусь) принимают электронные заявки через свои официальные сайты. При онлайн‑подаче приложите сканы всех документов.

Полезные ссылки

• Запрос о стаже и/или заработной плате – Национальный архив Республики Беларусь
• Типовая форма заявления (PDF) – Одинцовский муниципальный район
• Как составить архивную справку о заработной плате и стаже

Помните: запрос будет отклонён, если в заявлении указаны неполные или неверные данные. Тщательно проверяйте каждое поле перед подачей.

Если организация, в которой вы работали, существует и функционирует, сначала обратитесь к ней напрямую – архивные справки выдаются только в случае отсутствия нужных документов у работодателя.