Запрос в архив – это официальное обращение гражданина (или организации) к архивному учреждению с целью получения
информации, содержащейся в его фондах. Правильное оформление запроса повышает шансы получить нужные сведения
быстро и без лишних отказов. В статье мы подробно разберём все этапы: от подготовки документов до получения
архивных справок.

Правовая основа запросов в архивы

Согласно Методическим рекомендациям по исполнению запросов социально‑правового характера, которые издает
Федеральное архивное агентство (ФАА), запросы могут быть поданы в любой архив, где хранятся интересующие
документы. При личном обращении сотрудник архива обязан:

• проверить документ, удостоверяющий личность заявителя;
• выяснить цель обращения;
• ознакомить с инструкцией по заполнению бланка запроса;
• показать образцы заполнения (обычно размещены на информационном стенде архива).

Куда отправлять запрос

Запрос может быть направлен:

1. Лично в архивный отдел (приёмные часы уточняйте на сайте учреждения).
2. Почтовой отправкой на указанный в разделе «Контакты» почтовый адрес.
3. Электронной почтой – большинство архивов имеют форму обращения на сайте.
4. Через портал Госуслуги – если архив подключён к системе электронных государственных услуг.

Необходимые документы

Для получения архивной справки, выписки или копии необходимо предоставить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении);
• доверенность, оформленная нотариально (если запрос подаёт доверенное лицо);
• заполненный бланк запроса (см. раздел 4).

Как правильно заполнить бланк запроса

Бланк запроса обычно состоит из трёх блоков:

1. Куда отправляется обращение – полное название архива, его адрес, контактные данные.
2. Суть запроса – чёткое и лаконичное описание того, что именно требуется (например, «Выдать копию акта
   о рождении Иванова Ивана Ивановича, 1902 г., актовая запись № 12»). Содержание должно занимать 4‑5 строк,
   без излишних рассказов.
3. Кем направлено – ФИО заявителя, контактный телефон, электронная почта, подпись и дата.

Важно: все три блока обязательны. Если хотя бы один из них будет пропущен, вероятность отклонения
заявления достигает 99 %.

Пример заполненного запроса

Кому: Государственный архив Пензенской области,
 603000, г. Пензан, ул. Советская, д. 12,
 тел.: +7 (3512) -5‑55‑55, e‑mail: archive@penza.gov.ru

От кого: Иванов Пётр Сергеевич,
 паспорт: 45 01 123456, выдан г.
 телефон: +7 (999) -23‑45‑67,
 e‑mail: petrov@example.com

Тема запроса: Запрос копии метрической книги № 5 за 1910‑1915 гг.,
 содержащей запись о рождении моего прадеда – Ивана Петровича
 Иванова (дата рождения , место рождения – село
 Кузнецово, Пензенская губерния).

Подпись: _____________________ Дата: 
 

Пошаговый процесс подачи запроса

1. Подготовка
   • Уточните, какие именно документы хранятся в нужном архиве (информацию можно найти на сайте
     архива или позвонив в справочный отдел).
   • Соберите паспорт и, при необходимости, доверенность.
   • Скачайте бланк запроса с сайта архива или возьмите его в приемном зале.
2. Заполнение
   • Заполните все три блока без пропусков.
   • Укажите точные даты, номера актов, места (село, район, губерния).
   • Если запрос касается нескольких документов, перечислите их в виде списка.
3. Подача
   • Лично – подойдите к приёмному столу, покажите паспорт, передайте заполненный бланк.
   • Почтой – отправьте оригинал запроса и копию паспорта в конверте, указав обратный адрес.
   • Электронно – заполните онлайн‑форму, прикрепите скан паспорта и подпишите запрос
     (в большинстве систем предусмотрена электронная подпись).
4. Регистрация и проверка

   Сотрудник архива регистрирует ваш запрос, присваивает ему номер и сообщает ориентировочный срок исполнения.
   По закону срок не должен превышать 30 дней, но в некоторых случаях (например, требуются дополнительные
   справки) может быть продлён.

5. Получение результата
   • Архивная справка, выписка или копия будет выслана на указанный в заявлении адрес
     (почтой, электронной почтой или вручена лично).
   • Если запрос отклонён, вам предоставят мотивированный отказ, в котором будет указана возможность
     обжалования.

Советы, которые помогут ускорить процесс

• Тщательно проверяйте орфографию – даже небольшая ошибка (например, «зделать» вместо «сделать») может вызвать
  недоразумения.
• Указывайте точные реквизиты – номер акта, дату, место, фамилию, имя, отчество.
• Сохраняйте копию запроса – в случае необходимости вы сможете быстро предоставить её повторно.
• Следите за сроками – если архив не ответил в установленный срок, напомните о себе письмом‑напоминанием.
• Используйте электронные формы – они обрабатываются быстрее, а статус заявки можно отслеживать онлайн.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить архивные документы, если я не являюсь родственником?

Да. Запросы социально‑правового характера могут подавать любые граждане, однако в некоторых случаях (например,
при запросе персональных данных) потребуется подтверждение интереса или согласие субъекта.

Какие архивы принимают только бумажные запросы?

Некоторые региональные архивы (особенно в отдалённых районах) всё ещё работают только с бумажными
обращениями. Информацию о способах подачи обычно публикуют в разделе «Контакты» на официальном сайте.

Сколько стоит получение копии документа?

Стоимость зависит от объёма и формата копии (печатная, электронная, фотокопия). Тарифы фиксированы и публикуются
в прайс‑листах архивов. При запросе уточните цену заранее.

Можно ли оспорить отказ в выдаче документа?

Да. По закону у заявителя есть право подать жалобу в вышестоящий архивный орган или в суд в течение 30 дней
с момента получения отказа.

Полезные ссылки

• Федеральное архивное агентство (ФАА)
• Портал Госуслуги – запросы в архивы
• КонсультантПлюс – нормативные акты по архивам

Сделать запрос в архив – это простая, но требующая внимательности процедура. Следуйте рекомендациям,
заполняйте бланк полностью, предоставляйте все необходимые документы и выбирайте удобный способ подачи
(лично, почтой, электронно). При правильном оформлении вы получите нужную информацию в установленные сроки
и сможете продолжить исследование истории своей семьи, подготовку научных работ или решение юридических
вопросов.

Удачных запросов!