Вопрос о получении архивных материалов часто возникает у исследователей, журналистов, genealogists и просто любопытных граждан․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить запрос в Архив Тулы, какие документы нужны, какие сроки ожидать и какие способы подачи доступны․
Что такое Архив Тулы?
Архив Тулы (Тульский областной государственный архив) – это центральный хранитель исторических документов Тульской области․ В его фондах находятся:
- Госархивные документы XIX–XX вв․
- Местные газеты, журналы и листовки․
- Кадастровые и земельные реестры․
- Военно-учетные листы, списки призывников․
- Семейные дела, метрические книги, судовые протоколы․
Какие документы можно запросить?
Запрос может быть направлен на получение любой информации, находящейся в открытом доступе, а также на ограниченные материалы (по согласованию)․ Наиболее популярные категории запросов:
- Генеалогические сведения (рождения, браки, смерти)․
- Военно-учетные листы и списки призывников․
- Документы о собственности (земельные реестры, кадастр)․
- Судебные протоколы и уголовные дела․
- Исторические газеты и периодика․
Как подготовить запрос?
Для того чтобы ваш запрос был рассмотрен быстро и без лишних вопросов, необходимо собрать следующую информацию:
- Полные ФИО заявителя (для физических лиц) или название организации․
- Контактные данные – телефон, e‑mail, почтовый адрес․
- Точное описание документа (год, номер дела, название фонда, лист, часть);
- Цель запроса (исследовательская работа, семейная история, публикация и т․д․)․
- Согласие на обработку персональных данных (если требуется)․
Пошаговая инструкция по подаче запроса
Шаг 1․ Выбор способа подачи
Архив Тулы принимает запросы следующими способами:
- Лично в приемном зале (по адресу: ул․ Советская, 12, Тула)․
- Почтовой отправкой (заказным письмом)․
- Электронной почтой (на адрес info@tula-archive․ru)․
- Через онлайн‑форму на официальном сайте tula-archive․ru․
Шаг 2․ Заполнение заявки
Для всех способов используется один и тот же шаблон заявки․ Ниже – примерный текст:
Заявка на предоставление архивных материалов От: Иванов Иван Иванович Тел․: +7 (999) -23‑45‑67 E‑mail: ivanov@example․com Тема: Запрос копий метрических книг за 1905‑1910 гг․ (Фонд № 3, опись 12) Цель: Составление родословной семьи Петровых․ Подробное описание: - Книга № 1 (1905–1907 гг․), листы 1‑150․ - Книга № 2 (1908–1910 гг․), листы 1‑200․ Согласие на обработку персональных данных: Да․ Подпись: ______________________
Шаг 3․ Прикрепление копий документов
Если запрос касается персональных данных, приложите копию паспорта (для физических лиц) или устава организации (для юридических лиц)․ При запросе через электронную почту или онлайн‑форму прикрепите сканы в формате PDF, JPG или PNG․
Шаг 4․ Оплата услуг (если требуется)
За копирование и предоставление материалов архив может взимать плату․ Тарифы обычно указаны на сайте, но в среднем:
- Копия листа (черно‑белая) – 30 руб․
- Копия листа (цветная) – 70 руб․
- Поиск и подготовка материалов – 200 руб․ (фиксированная ставка)․
Оплату можно произвести:
- Наличными в приёмном зале․
- Банковской картой (при личном визите)․
- Безналичным переводом на счёт архива (реквизиты указаны в ответе)․
Шаг 5․ Ожидание ответа
Сроки рассмотрения зависят от сложности запроса:
- Простые запросы (один‑два листа) – до 5 рабочих дней․
- Сложные запросы (многотомные фонды) – от 10 до 30 дней․
- Запросы, требующие согласования доступа к ограниченным материалам – до 60 дней․
Онлайн‑запрос через официальный сайт
Самый удобный способ – воспользоваться онлайн‑формой:
- Перейдите на https://tula-archive․ru/online-request․
- Заполните поля формы (ФИО, контактные данные, описание документа)․
- Загрузите сканы необходимых документов․
- Нажмите кнопку «Отправить запрос»․
- Система автоматически сформирует электронное подтверждение с номером заявки․
После обработки вам придёт e‑mail с результатом и инструкциями по получению копий․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли получить копию документа бесплатно?
В большинстве случаев архив предоставляет копии за плату, однако для научных исследований, учебных целей или при наличии официального письма‑поручения возможна частичная или полная бесплатность․ Рекомендуется уточнить в письме‑запросе․
Вопрос 2: Какие документы считаются ограниченными?
К ограниченным относятся материалы, содержащие персональные данные граждан, сведения о государственной тайне, а также документы, срок охраны которых ещё не истёк (обычно 30‑50 лет)․ Для их получения требуется согласие субъекта или судебное решение․
Вопрос 3: Как получить оригиналы, а не копии?
Оригиналы находятся в постоянном хранении и не выдаются․ Можно лишь получить заверенные копии (нотариальное заверение) по дополнительной оплате․
Вопрос 4: Можно ли получить материалы в электронном виде?
Да․ При запросе укажите желаемый формат (PDF, JPG, TIFF)․ Электронные копии отправляются на указанный e‑mail или доступны для скачивания через личный кабинет на сайте․
Вопрос 5: Что делать, если архив не нашёл нужный документ?
В таком случае архив выдаёт акт об отсутствии запрашиваемого материала․ Этот документ может быть использован в дальнейшем как подтверждение того, что поиск был проведён․
Советы для ускорения процесса
- Уточняйте точные реквизиты – номер фонда, опись, лист․
- Если не уверены в точных данных, приложите возможные варианты (например, диапазон лет)․
- Сохраняйте номер заявки – он понадобится при уточнении статуса․
- При личном визите берите с собой паспорт и документ, подтверждающий цель (например, справку из учебного заведения)․
- Если запрос срочный, укажите причину (например, подготовка к публикации) – иногда архив может ускорить процесс․
Контактные данные Архива Тулы
Адрес: 301001, г․ Тула, ул․ Советская, 12
Телефон: +7 (4872) -5‑55‑55
E‑mail: info@tula-archive․ru
Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда), Сб 10:00‑14:00, Вс — выходной․
Сделать запрос в Архив Тулы – процесс достаточно простой, если подойти к нему систематически и подготовить все необходимые сведения заранее․ Следуя изложенным выше шагам, вы сможете получить нужные документы в удобном формате и в разумные сроки․ При возникновении вопросов всегда можно обратиться к сотрудникам архива – они готовы помочь и подсказать детали конкретного запроса․
Удачных исследований и новых открытий!