Цель статьи – помочь гражданам Украины, иностранцам и исследователям правильно оформить запрос в любой архив страны, получить копию документа, справку или легализовать материал (апостиль)․ В статье собраны актуальные нормы, практические советы и готовый шаблон заявления․

Правовая основа запросов в архивы

• Закон Украины «Об обращении граждан» (в ред․ от 2023 г․) – фиксирует сроки рассмотрения запросов (не более 30 дней с момента получения заявки)․
• Приказы Минюста и Укргосархива – регламентируют порядок апостилирования архивных документов (с 2023 года Укргосархив принимает документы на апостиль и передаёт их в Минюст)․
• Постановления Государственной архивной службы Украины – определяют виды архивных справок (рождение, брак, смерть, воинская служба) и порядок их выдачи․

Кому могут понадобиться запросы?

1. Гражданам, готовящим документы для получения украинского гражданства или ПМЖ․
2. Иностранцам, подтверждающим украинское происхождение предков․
3. Исследователям и генеалогам, ищущим сведения о семье․
4. Юридическим лицам, нуждающимся в подтверждении фактов (суд, нотариат)․
5. Любому желающему получить официальную копию (для апостиля, международной доставки)․

Где подать запрос?

Запросы принимаются в:

• Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА)․
• Региональные государственные архивы (Киевский, Львовский, Одесский и др․)․
• Областные архивы (пример – адреса архивов Украины)․
• Частные сервисы, предоставляющие поиск и легализацию (например, Posluga․Online)․

Как оформить запрос: пошаговая инструкция

Шаг 1․ Сбор исходных данных

Для ускорения поиска подготовьте как можно больше информации:

• ФИО лица, о котором запрашивается документ․
• Дата и место рождения/бракосочетания/смерти․
• Номер акта (если известен) и название реестра․
• Период (год‑год), в котором документ мог быть создан․
• Контактные данные заявителя (почта, телефон)․

Шаг 2․ Выбор способа подачи

Запрос можно отправить:

1. Электронной почтой – адреса указаны на сайтах конкретных архивов (например, info@archives․gov․ua)․
2. Через онлайн‑форму на портале Державної архівної служби України․
3. Лично в архиве (по доверенности, если заявитель находится за границей)․
4. Почтовой отправкой (рекомендовано использовать заказное письмо)․

Шаг 3․ Составление письма‑запроса

Ниже – готовый шаблон (см․ Раздел 6)․

Шаг 4․ Оплата услуг

Стоимость зависит от объёма и типа копии:

• Копия обычного листа – от 30 грн․
• Оцифровка (PDF) – от 50 грн․
• Апостиль – фиксированная плата 200 грн + стоимость копии․
• Экспресс‑выпуск (в течение 5 рабочих дней) – дополнительный сбор 100 грн․

Оплату можно произвести банковским переводом, через онлайн‑платежи или наличными в архиве․

Шаг 5․ Ожидание результата

Согласно закону, архив обязан ответить в течение 30 календарных дней․ При необходимости уточнений вам будет направлено письмо‑запрос․

Шаг 6․ Получение и легализация

После получения копии:

1. Проверьте соответствие запрошенному документу;
2. Если нужен апостиль – отправьте документ в Укргосархив (оформление производится в течение 5‑7 дней)․
3. Для международной доставки используйте курьерскую службу (например, DHL, UPS)․

Специфика запросов для разных целей

5․1 Генеалогические исследования

Для поиска предков часто требуется запрос в несколько архивов одновременно (областные + центральный)․ Рекомендуется:

• Обратиться в Государственный архив Винницкой области (пример из статьи)․
• Указать в запросе «генеалогическое исследование» – архив может предложить готовый набор справок․
• Воспользоваться онлайн‑базой Бекет – там собраны ссылки на цифровые реестры․

5․2 Оформление документов для посольств

Для получения визы или подтверждения гражданства требуется документ с полной юридической силой и апостилем․ Процедура:

1. Запросить оригинальную копию в архиве․
2. Оплатить апостиль в Укргосархиве․
3. Получить легализованный документ и отправить в консульство․

5․3 Запросы от иностранных граждан

Иностранцам рекомендуется:

• Подготовить запрос на английском и украинском языках․
• Указать цель (например, «доказательство украинского происхождения»)․
• Прикрепить копию паспорта и, при необходимости, нотариально заверенную доверенность․

Шаблон официального запроса в архив

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: ул․ Пушкина, 10, кв․ 5, г․ Киев, 01001, Украина
Телефон: +380 67 123 45 67
E‑mail: ivanov@example․com
Кому: Директору Государственного архивного учреждения
Название архива: Областной архив Харьковской области
Адрес архива: ул․ Кузнечная, 12, г․ Харьков, 61000, Украина
Тема: Запрос копии акта о рождении (свидетельство о рождении) № 12345

Текст запроса:

Прошу выдать копию (или оцифрованный вариант) акта о рождении № 12345,
зарегистрированного 15 марта 1948 г․ в г․ Харькове, в актовом отделе
архивного фонда № 3 «Гражданский реестр»․ Запрос делается в целях
получения украинского гражданства․

Необходимые сведения:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г․ Харьков, Харьковская область
Номер акта (если известен): 12345
Период поиска: 1948 г․

Приложения:
Копия паспорта заявителя․
Квитанция об оплате (30 грн за копию + 200 грн за апостиль)․
Доверенность (если запрос подается представителем)․

Контактные данные для получения готового документа:
- Электронная почта: ivanov@example․com
- Почтовый адрес: указанный выше․

С уважением,
_____________________
Иванов И․И․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7․1 Сколько времени занимает поиск?

Стандартный срок – до 30 дней․ При сложных запросах (многотомные фонды) срок может быть продлён до 60 дней, о чём архив обязан уведомить заявителя․

7․2 Можно ли получить документ онлайн?

Да․ Многие архивы предоставляют электронный архив – после подтверждения личности вы получаете PDF‑файл․ Для этого укажите в запросе «желание получить электронную копию»․

7․3 Как оформить апостиль?

После получения копии отправьте её в Укргосархив (отдел легализации)․ Платёж за апостиль – 200 грн, срок обработки – 5‑7 дней․

7․4 Какие документы нужны для запроса от лица, не являющегося гражданином Украины?

Необходимо предоставить:

• Паспорт (копию)․
• Нотариально заверенную доверенность (если запрос подаёт представитель)․
• Подтверждение цели запроса (например, письмо из посольства)․

7․5 Можно ли запросить несколько документов в одном письме?

Да, но каждый документ следует перечислить в отдельном пункте с указанием всех известных реквизитов․ За каждый документ может взиматься отдельная плата․

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал Державної архівної служби України – archives․gov․ua
• Список адресов архивов Украины – beket․com․ua
• Электронный запрос в ЦГЭА – digitalarchives․gov․ua/request
• Укргосархив (апостиль) – apostille@ukrgosarchive․gov․ua
• Служба поддержки Posluga․Online – телефон +38 (050) -07‑42‑69

Запросы в архивы Украины – процесс, требующий внимательного сбора данных, правильного оформления письма и соблюдения установленных сроков․ Следуя описанным шагам, вы сможете быстро получить нужный документ, оформить апостиль и использовать его в любой юридической или исследовательской цели․

Помните: сроки выполнения не должны превышать 1 месяц, а все услуги (копирование, оцифровка, апостиль) регулируются официальными приказами․ При возникновении вопросов обращайтесь в архив напрямую или к профессиональным сервисам, которые помогут ускорить процесс․