Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запрос в архив военного комиссариата (военкомата), какие документы могут быть получены, какие нюансы следует учитывать и как использовать полученные сведения в проектах «Книга памяти» и иных исследованиях․

Почему стоит обращаться в архив военкомата?

• Документы военных комиссариатов – ключевой источник исторической памяти о Великой Отечественной войне и послевоенном периоде․
• Они содержат сведения о призыве, мобилизации, потерях, медицинских справках, семейных уведомлениях и многом другом․
• С 2021 г․ реализуется проект создания «Книг памяти» для сел и муниципальных образований России․ Архивные документы военкоматов являются основной базой для этих книг․

Правовая база

Работа с архивными документами регулируется Федеральным законом «Об архивном деле» и региональными нормативными актами․ В Челябинской области в рамках проекта «Книги памяти» заключено трёхстороннее соглашение между:

1. Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области;
2. Объединённым государственным архивом Челябинской области (ОГАЧО);
3. Военным комиссариатом Челябинской области․

Соглашение (подписано 8 декабря 2021 г․) предусматривает отбор и передачу в ОГАЧО архивных документов военкоматов, относящихся к периоду Второй мировой войны․

Какие документы можно запросить?

В описи, составленной в 2022 г․, включены 34 дела постоянного хранения (1939–1985 гг․) военных комиссариатов Челябинска․ Среди них:

• Алфавитные книги учёта военнообязанных;
• Извещения о погибших и пропавших без вести;
• Журналы учёта вручения извещений родственникам;
• Документы о персональном учёте потерь;
• Свидетельства о болезни, медицинские справки․

Кроме того, в фонде Р‑1535 (Златоустовский военкомат) содержатся документы за 1938–1992 гг․, часть из которых выходит за рамки Великой Отечественной войны, но может быть полезна для исследования послевоенного периода․

Специфика работы с документами военкоматов

При обращении в архив следует учитывать несколько особенностей:

1. Состояние оригиналов․ Многие документы находятся в плохом физическом состоянии и требуют реставрации․
2. Объём дел․ Часто количество листов в деле превышает нормативные пределы, что усложняет их полное предоставление․
3. Отсутствие некоторых сведений․ В некоторых карточках могут не быть дат рождения, адресов и т․п․
4. Реорганизация военкоматов․ За годы существования названия и структура военкоматов менялись (пример: Челябинский ОГВК → Советский ОРВК → Советский РВК)․ При поиске необходимо указывать все известные названия․

Как оформить запрос в архив?

Подготовка заявления

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно должно содержать:

• Полные ФИО заявителя;
• Контактные данные (почта, телефон);
• Основание запроса (например, исследовательская цель, подготовка «Книги памяти», генеалогическое исследование);
• Перечень требуемых документов (по описи, номер дела, период, тип документа);
• Указание формы получения (скан, копия, оригинал);
• Подпись и дату․

Пример заявления

Заявление
 
Я, Иванов Иван Иванович, , проживающий по адресу: г․ Челябинск, ул․ Пушкина, д․10, кв․5,
контактный телефон: +7 (351) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov@example․com,
 
обращаюсь к вам с просьбой предоставить копии (или сканы) следующих архивных материалов:
 
Дело № 12/2020, «Алфавитная книга учёта военнообязанных», 1941‑1945 гг․;
Дело № 45/2019, «Извещения о погибших», 1942‑1944 гг․;
Журнал учёта вручения извещений родственникам, 1943‑1945 гг․;
 
Основание: подготовка «Книги памяти» населённого пункта Сосновый, Челябинская область․
 
Прошу предоставить материалы в виде сканированных PDF‑файлов на электронную почту․
 
С уважением,
 
____________________
Иванов И․ И․

Куда отправлять запрос?

Запросы в ОГАЧО (Объединённый государственный архив Челябинской области) принимаются:

• По почте (на адрес: 456000, г․ Челябинск, ул․ Пушкина, д․ 1, отдел «Военные комиссариаты»);
• Электронной почтой (email: archive@chelyabinsk․gov․ru);
• Через онлайн‑форму на официальном сайте archive74․ru (раздел «Запросы в архив»)․

Платные услуги

За копирование, сканирование и подготовку материалов архив может взимать плату согласно тарифам, утверждённым в 2023 г․ (пример: 0,5 рубля за лист А4, 50 рублей за подготовку полного дела)․ При необходимости уточняйте стоимость в ответе архива․

Сроки выполнения запроса

Стандартный срок – до 30 рабочих дней с момента получения полного и корректного заявления․ При наличии реставрационных работ или большого объёма материалов срок может быть продлён, о чём архив обязуется уведомить заявителя․

Что делать, если документ не найден?

1. Проверьте, правильно ли указаны названия военкомата и период․ Учтите переименования (см․ пункт 4)․
2. Обратитесь к специалисту архива с просьбой провести поисковый запрос по альтернативным критериям (например, по фамилии, по номеру личного дела)․
3. Если документ действительно утратился, архив может предложить аналогичные источники (например, журналы учёта потерь в соседних военкоматах)․

Как использовать полученные сведения?

• Для составления «Книг памяти» – объединяйте данные из разных военкоматов, оформляйте их в едином формате․
• Для генеалогических исследований – сопоставляйте сведения о призыве, мед․ справках, датах гибели․
• Для академических работ – указывайте полные библиографические ссылки (пример: ОГАЧО, фонд 34, дело № 12/2020, лист 1‑45)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли иметь официальное подтверждение (например, справку от военкомата) для получения документов?

Для большинства исторических запросов официальное подтверждение не требуется․ Достаточно указать цель исследования и личные данные заявителя․ Однако для получения оригиналов (а не копий) может потребоваться доверенность․

Можно ли получить документы онлайн?

Да․ ОГАЧО уже отсканировал часть материалов․ При указании формы получения в заявлении вы можете запросить сканы в PDF‑формате, которые будут отправлены на ваш e‑mail․

Что делать, если в документе нет даты рождения?

Попробуйте запросить сопутствующие карточки (например, «Алфавитную книгу учёта»), где такие данные часто указаны․ При отсутствии – архив может предложить поиск в военно‑медицинских журналах того же периода․

Как узнать, какие военкоматы существовали в интересующий меня период?

См․ таблицу переименований, приведённую ниже (частичный перечень):

Полезные ссылки

• Особенности использования документов военкоматов при исполнении запросов в ОГАЧО – оригинальная статья, откуда взята часть информации․
• Официальный портал государственных архивов РФ
• Госуслуги – сервис подачи электронных запросов в архивы

Обращение в архив военкомата – процесс, требующий внимательности к деталям: правильного указания названий, периода и типа документа․ Благодаря трёхстороннему соглашению в Челябинской области и уже отсканированным материалам, сегодня получить нужные сведения стало проще, чем когда‑либо․ Следуя приведённому пошаговому руководству, вы сможете собрать достоверные исторические данные для «Книг памяти», генеалогических исследований или академических проектов․

Помните: каждый документ – это часть общей картины истории, а ваш запрос помогает сохранить её для будущих поколений․