Архивные учреждения Новосибирска хранят огромное количество документов: метрические книги, дела органов местного самоуправления, фонды предприятий, личные архивы и многое другое. Чтобы получить нужную информацию, необходимо оформить официальный запрос. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет вам быстро и без ошибок оформить обращение в любой из новосибирских архивов.

Основные архивы Новосибирска

• Государственный архив Новосибирской области (ГАНО) – центральный хранитель документов регионального значения.
• Архив управления по делам архивов Новосибирской области – ведет учет и предоставляет доступ к фондам муниципальных организаций.
• Архив Новосибирского государственного университета – научные и учебные материалы, личные фонды преподавателей.
• Архивы предприятий и организаций (например, архив СИБУРа, архив Новосибирского метрополитена) – часто доступны по запросу в соответствующие отделы.

Подготовка к запросу

1. Определите тип документа, который вам нужен (метрическая книга, приказ, дело предприятия, фото и т.д.).
2. Уточните даты и наименования (например, « метрическая книга рождений за 1912 год, приходская церковь Святого Николая, г. Новосибирск»).
3. Соберите личные данные (ФИО, паспортные данные, контактный телефон, e‑mail). Для некоторых архивов требуется указание цели запроса (научная работа, genealogical research, судебное разбирательство и т.п.).
4. Проверьте режим работы и правила доступа на официальном сайте выбранного архива (часто есть раздел «Услуги для граждан» или «Порядок предоставления информации»).

Способы подачи запроса

Электронный запрос

Большинство архивов принимают обращения через:

• Электронную почту (указанную на сайте архива).
• Веб‑форму в разделе «Электронный прием».
• Госуслуги (если архив подключен к порталу).

При отправке письма рекомендуется:

• Указать в теме: «Запрос о предоставлении архивной справки/копии документа».
• В тексте письма перечислить все реквизиты документа и свои контактные данные.
• Прикрепить скан паспорта (страница с фото и пропиской) – часто требуется для подтверждения личности.
• Указать желаемый формат получения ответа (электронная копия, бумажная выписка, заверенная копия).

Личное посещение

Если вы предпочитаете работать в читальном зале:

1. Запишитесь на предварительный прием (по телефону или через онлайн‑запись, если такая услуга есть);
2. Возьмите с собой оригинал паспорта и, при необходимости, доверенность (если запрос от имени другого лица).
3. Заполните бланк заявления на месте (обычно предоставляется в отделе приема).
4. Оплатите государственную пошлину (если предусмотрена) – квитанцию можно получить в кассе архива или оплатить онлайн.

Запрос по почте

Для тех, кто не может посетить архив лично:

• Напишите официальное письмо на бланке (или в свободной форме) с указанием всех реквизитов документа.
• К приложению прикрепите копию паспорта и, если требуется, доверенность.
• Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива.
• Сохраните копию отправленного письма и квитанцию об отправке.

Что указывать в запросе

Независимо от способа подачи, в запросе должны присутствовать следующие элементы:

• Шапка: наименование архива, ваше ФИО, адрес, телефон, e‑mail.
• Тема: четкое формулирование запроса (например, «Прошу предоставить копию метрической книги рождений за 1905 год, приходская церковь Святого Николая, г. Новосибирск»).
• Обоснование: цель запроса (научная работа, оформление наследства, genealogical research и т.д.).
• Перечень запрашиваемых документов: полное название, даты, номера дел, фонды, описи.
• Желаемый формат ответа: электронная копия (PDF, JPEG), бумажная выписка, заверенная копия.
• Подпись и дата.

Сроки и стоимость

Сроки исполнения запроса зависят от загруженности архива и сложности поиска:

• Обычные справки и копии – от 5 до 15 рабочих дней.
• Сложные поиски (например, по фрагментарным данным) – до 30 дней.
• Экстренные запросы (в случае судебного разбирательства) могут быть выполнены в ускоренном порядке за дополнительную плату.

Стоимость услуг определяется тарифным архивом:

• Поиск в фондах – фиксированная ставка за час работы архивиста.
• Изготовление копий – цена за лист (обычно от 10 до 30 рублей).
• Заверение копий – дополнительная плата за нотариальное заверение (если требуется).

Точные тарифы публикуются на сайте каждого архива в разделе «Платные услуги».

Полезные советы

• Перед подачей запроса проверьте, не оцифрован ли нужный документ в электронных каталогах (например, в системе «Архивы России» или на портале «Госархив»). Иногда доступ можно получить сразу онлайн.
• Если вы не уверены в точном наименовании фонда, уточните его у сотрудников отдела справочной информации – они помогут подобрать правильный опись.
• Сохраняйте всю переписку и квитанции об оплате – они могут понадобиться при appeals или для подтверждения получения информации.
• При работе в читальном зале соблюдайте правила обращения с документами (не использовать ручки, только карандаш; не ешьте и не пейте рядом с архивными материалами).

Пример готового запроса (электронный)

Тема: Запрос о предоставлении копии метрической книги рождений за 1910 год, приходская церковь Святого Николая, г. Новосибирск

Уважаемые сотрудники Государственного архива Новосибирской области!
Прошу предоставить мне копию (сканированный вариант в формате PDF) следующего документа:
- Метрическая книга рождений за 1910 год,
- Приходская церковь Святого Николая, г. Новосибирск,
- Фонд № 123, опись 1, дело № 456.

Цель запроса: genealogical research (построение семейного древа).

Мои данные:
- Иванов Иван Иванович,
- Паспорт серии 45 00 № 123456, выдан ОВД г. Новосибирск ,
- Адрес: г. Новосибирск, ул; Ленина, д. 10, кв. 5,
- Телефон: +7 (383) -23-45-67,
- E-mail: ivanov@example;com.

Готов оплатить все предусмотренные тарифы за поиск и изготовление копий. Прошу сообщить реквизиты для оплаты и ожидаемый срок выполнения запроса.

С уважением,
Иванов И.И.

Оформление запроса в архив Новосибирска – процесс, требующий внимательности к деталям, но при соблюдении представленных шагов он становится простым и предсказуемым. Выбирайте удобный способ подачи (электронно, лично или по почте), предоставляйте полную и точную информацию о документе, соблюдайте установленные архивом правила и сроки – и вы получите нужные сведения без лишних задержек.

Удачной работы с архивными материалами!