Центральный архив Министерства обороны РФ хранит огромный массив документов о военной службе, наградах, потерях и судьбах солдат и офицеров. Чтобы получить нужную информацию, необходимо оформить официальный запрос‑письмо. Ниже представлен пошаговый гайд, который поможет вам правильно составить обращение, избежать типичных ошибок и ускорить получение ответа.

Подготовка исходных данных

Перед тем как приступать к написанию письма, соберите всю доступную информацию о лице, по которому запрашивается справка:

• ФИО полностью (как в документах того времени);
• Дата и место рождения (если известны);
• Воинское звание, часть, номер militaireй части или соединения;
• Период службы (год призыва, год демобилизации или дата гибели/пропали без вести);
• Наличие наград (название ордена/медали, год награждения);
• Документы, подтверждающие ваше родство (свидетельство о рождении, браке, смерти, выписка из домовой книги и т.п.).

Если некоторые сведения неизвестны, укажите это в письме – архив сделает запрос в смежные фонды (например, в военкоматы или онлайн‑базы «Память народа», «Подвиг народа»).

Составление текста письма

Обращение должно быть официальным, лаконичным и содержать все обязательные реквизиты. Ниже – пример структуры, которую можно адаптировать под ваш случай.

Пример письма

Ваше ФИО
Ваш адрес (почтовый индекс, город, улица, дом, квартира)
Контактный телефон
E‑mail (при наличии)

Дата: 

Наименование получателя:
Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации
142100, Московская область, г. Подольск, ул. Кирова, д. 74

Тема: Запрос о предоставлении архивной справки (воинской службы, награды, судьбы) гражданина [ФИО запрашиваемого]

Уважаемые сотрудники Центрального архива!

Прошу вас предоставить мне архивную справку (или копию документа) относительно следующего лица:

ФИО полностью: Иванов Иван Иванович 
Дата рождения: 
Место рождения: д. Красное, Смоленская область 
Воинское звание: рядовой 
Номер части: 234‑й стрелковый полк, 56‑я стрелковая дивизия 
Период службы: с по (пропал без вести в бою под Сталинградом) 
Известные награды: орден Отечественной войны II степени (предположительно, 1942 г.)

Цель запроса: установление судьбы родственника для оформления пособия по потере кормильца и включения в Книгу памяти.

Прилагаю копии документов, подтверждающих моё родство:
- свидетельство о рождении заявителя;
- выписка из домовой книги родителей;
- справка из ЗАГС о смерти родителя (если имеется).

Прошу рассмотреть данное обращение в течение установленного срока и выслать ответ:
лично (с предъявлением паспорта) или обычным письмом на указанный выше адрес.

С уважением,
Подпись

В письме обязательно указывайте:

• полные реквизиты отправителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail);
• дату составления;
• точное наименование и почтовый адрес ЦАМО РФ;
• чёткую тему запроса;
• полные сведения о запрашиваемом лице;
• цель получения информации (социально‑правовая, genealogical и т.д.);
• список прилагаемых документов, подтверждающих родство или интерес;
• желаемый способ получения ответа (лично, почтой, e‑mail – для юридических лиц).

Адрес и способы отправки

Почтовый адрес Центрального архива Министерства обороны РФ:

142100, Московская область, г. Подольск, ул. Кирова, д. 74

Варианты подачи заявления:

1. Лично – через приёмную архива (предварительно уточните часы работы на официальном сайте или по телефону). Необходимо иметь при себе паспорт и копии документов.
2. Почтой – отправьте заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Это гарантирует proof of delivery.
3. Через доверенное лицо – оформите нотариальную доверенность на представителя, который сможет подать запрос и получить ответ от вашего имени.
4. Электронно – для юридических лиц возможна отправка сканов запроса на официальный e‑mail архива (указывается на сайте ЦАМО). Для физических лиц электронный ответ обычно не предоставляется, но можно уточнить возможность получения скана справки на e‑mail после личного визита.

При отправке почтой рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением и сохранить копию описи вложения.

Сроки рассмотрения и получения ответа

Согласно внутреннему регламенту ЦАМО РФ:

• Рассмотрение письменных запросов осуществляется в течение 30 рабочих дней с даты регистрации обращения;
• Если требуется дополнительная информация или уточнение данных, срок может быть продлён до 45 рабочих дней;
• Готовые справки хранятся в архиве 15 дней с момента готовности; после этого они направляются по адресу, указанному в заявлении, или выдаются лично заявителю.

Полезно периодически проверять статус запроса по телефону приёмной архива (указать номер в сопроводительном письме) или через личный кабинет, если таковой имеется на сайте.

Типичные ошибки и как их избежать

Чтобы ваш запрос не был возвращён на доработку, обратите внимание на следующие моменты:

• Неполные ФИО – всегда указывайте имя, отчество и фамилию в том порядке, как они записаны в документах того времени.
• Отсутствие подтверждения родства – без документов, связывающих вас с запрашиваемым лицом, архив может отказать в выдаче информации.
• Неправильный адрес получателя – double‑check почтовый индекс и название улицы; ошибка приводит к задержке или возврату письма.
• Отсутствие даты и подписи – письмо без даты и подписи считается недействительным.
• Слишком общие формулировки – чётко указывайте, какой именно документ вам нужен (справка о службе, выписка из приказа о награде, копия похоронной ведомости и т.д.).
• Неприкреплённые копии документов – всегда прилагайте копии (не оригиналы) подтверждающих бумаг; оригиналы храните у себя.

Полезные ресурсы и ссылки

Для удобства поиска предварительной информации рекомендуется воспользоваться следующими онлайн‑источниками:

• Портал «Память народа» – https://pamyat-naroda.ru/ (поиск по фамилии, датам, наградам).
• База «Подвиг народа» – https://podvignaroda.ru/ (информация о наградах и подвигах).
• Официальный сайт ЦАМО РФ – раздел «Обращения граждан» (указать актуальный URL при наличии).
• Госархивы по месту эвакуации или проживания – часто хранят дубликаты военных документов и могут ускорить поиск.

Портал «Память народа»


Обращение в Центральный архив Министерства обороны РФ – это надёжный способ получить документальное подтверждение военной службы, наград и судьбы вашего предка. Следуя представленной инструкции, вы значительно повышаете шансы на быстрое и положительное рассмотрение вашего запроса. Помните о важности точности данных, предоставления подтверждающих документов и выбора правильного способа отправки. Удачи в поисках!