Вопрос о получении архивных материалов в Беларуси часто возникает у исследователей, журналистов, студентов и просто интересующихся историей. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить и подать запрос в государственные архивы Республики Беларусь, какие документы нужны, какие сроки ожидать и где можно получить ответы.

Что представляет собой архивная система Беларуси

В Беларуси архивная система делится на несколько уровней:

• Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) – хранит документы центральных государственных органов, важные исторические материалы.
• Областные (региональные) архивы – в каждом из 6 областных центров (Гомель, Гродно, Минск, Могилёв, Витебск, Брест) находятся архивы, где хранятся документы местных органов власти.
• Музейно-исторические и специализированные архивы – архивы университетов, научных институтов, музеев и т.д.

Каждый из этих архивов имеет свой публичный сайт и службу доступа к архивным документам (САДО), через которые можно подавать запросы.

Какие типы запросов могут быть

1. Запрос о предоставлении копий документов (фотокопий, сканов, микрофильмов).
2. Запрос о просмотре оригиналов в зале чтения – обычно бесплатный, но требует предварительной записи.
3. Запрос о выдаче оригиналов – редкий случай, возможен только для документов, находящихся в публичном доступе и не охраняемых законом.
4. Запрос о справке – подтверждение наличия/отсутствия документа.

Подготовка запроса: что нужно знать

Перед тем как отправлять запрос, соберите следующую информацию:

• Точное название документа (если известно) или хотя бы тематику, период, номер дела.
• Орган, создавший документ (например, Министерство иностранных дел, Совет Народных Комиссаров и т.д.).
• Цель исследования – это помогает архивисту понять, насколько запрос соответствует публичному доступу.
• Контактные данные заявителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail).
• Если запрос делается от имени организации – укажите её полное название, ИНН и реквизиты.

Как оформить запрос

Запрос можно оформить в двух формах:

4.1 Письменный запрос (по почте или в электронном виде)

Текст запроса обычно выглядит так:

От кого: Иванов Иван Иванович, 123456, ул. Пушкина, 10, г. Минск, 220000, тел.: +375 29 123‑45‑67, e‑mail: ivanov@example.com

Кому: Руководителю отдела доступа к архивным документам
 Национального архива Республики Беларусь
 ул. Пушкина, 5, г. Минск, 220030

Тема: Запрос о предоставлении копий документов

Текст запроса:
Уважаемый(ая) [Фамилия руководителя],

В рамках подготовки научной работы «[Тема работы]» прошу предоставить копии (или возможность просмотра) следующих архивных материалов:
Дело № 12345/2020 – «Переписка Министерства иностранных дел Беларуси с представителями ООН за период с по ».
Дело № 67890/2018 – «Протоколы заседаний Совета Министров по вопросам внешней политики за 2018‑2020 годы».
Прошу уточнить:
- Возможность получения электронных сканов;
- Сроки выполнения запроса;
- Тарифы за копирование (если применимо).

Заранее благодарю за сотрудничество.

С уважением,
Иванов И. И.

Запрос подписывается печатной подписью (в электронном виде – скан подписи) и прилагаются копии документов, подтверждающих личность (паспорт) и, при необходимости, доверенности.

4.2 Онлайн‑запрос через официальный портал

Большинство архивов Беларуси (НАРБ, областные архивы) имеют портал доступа к архивным документам. Процедура:

1. Зарегистрироваться на портале (указать ФИО, e‑mail, телефон).
2. Перейти в раздел «Подать запрос».
3. Заполнить форму: указать название/номер документа, период, цель исследования.
4. Прикрепить скан паспорта и (при необходимости) доверенности.
5. Отправить запрос и дождаться подтверждения (обычно в течение 2‑3 рабочих дней).

После одобрения вы получите личный кабинет, где можно будет скачать готовые сканы или записаться на просмотр в зале чтения.

Требования к документам и ограничения

• Срок давности – в Беларуси действует правило 30‑летнего срока конфиденциальности. Документы старше 30 лет обычно находятся в открытом доступе.
• Классифицированные материалы – документы, отнесённые к государственной тайне, закрыты для публичного доступа.
• Персональные данные – информация, содержащая персональные данные граждан, может быть ограничена в соответствии с законом о защите персональных данных.
• Оплата услуг – за копирование, сканирование и доставку может взиматься плата (обычно от 0,5 до 2,0 BYN за лист).

Сроки выполнения запроса

Согласно Положению о порядке доступа к архивным документам (утв. приказом Минкультуры от № 123), сроки следующие:

• Простые запросы (поиск по каталогу, просмотр в зале) – до 10 рабочих дней.
• Запросы, требующие копирования/сканирования – от 15 до 30 рабочих дней, в зависимости от объёма.
• Запросы, требующие согласования с другими учреждениями (например, Министерством иностранных дел) – срок может быть продлён до 60 дней.

Если сроки превышены, архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки.

Как получить результаты

1. Получив уведомление о готовности, вы можете:
   • Скачать электронные сканы из личного кабинета (если запрос был онлайн).
   • Забрать бумажные копии в отделе выдачи (обычно в течение 3‑5 дней после оплаты).
   • Записаться на просмотр оригиналов в зале чтения (бесплатно, но требуется предъявить паспорт).
2. Если вам нужны дополнительные копии, оформите отдельный запрос или уточните у сотрудника архивной службы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли запросить документы, находящиеся в иностранных архивах?

Нет. Запросы в архивы Беларуси охватывают только документы, находящиеся в государственных учреждениях Республики Беларусь. Для иностранных архивов следует обращаться напрямую к их службам.

8.2 Нужно ли платить за доступ к электронным копиям?

В большинстве случаев электронные сканы предоставляются бесплатно, если запрос не превышает 10 страниц. За большие объёмы (свыше 10 страниц) может взиматься плата за хранение и обработку.

8.3 Как оформить запрос от имени юридического лица?

Необходимо приложить к запросу:

• Свидетельство о регистрации организации.
• Доверенность от руководителя организации, подписанную печатью.
• Контактные данные ответственного лица.

8.4 Что делать, если запрос отклонён?

В ответе архив указывает причину отказа (например, документ классифицирован). Вы можете подать апелляцию в течение 30 дней, указав обоснование необходимости доступа.

Полезные ссылки

• Официальный портал архивов Республики Беларусь
• Национальный архив Республики Беларусь
• Министерство культуры и спорта Республики Беларусь – нормативные акты по архивам