Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запрос в государственные архивы Республики Казахстан, какие документы нужны, где и как подать заявление, а также какие сроки и формы получения архивных справок предусмотрены законодательством.

Что такое архивная справка и в каких случаях она нужна?

Архивная справка (или выписка, копия архивного документа) – это официальное подтверждение фактов, зафиксированных в государственных архивах. Такие справки востребованы в следующих ситуациях:

• оформление пенсионных прав и расчёт трудового стажа;
• проверка прав собственности и земельных отношений;
• решение вопросов наследования;
• подтверждение фактов судимости, службы в органах правопорядка;
• учёт в системе социального обеспечения (медицинская карта, пособия и т.п.).

Правовая база

Запросы в архивы регулируются следующими нормативными актами:

1. Закон Республики Казахстан «Об архивном деле»;
2. Постановление Правительства РК № 123 от  «Об оказании государственных услуг в области архивного дела»;
3. Правила оказания государственных услуг в области архивного дела, утверждённые приказом Министра юстиции РК от  № 123‑К;
4. Требования к электронным документам и подписи (ЭЦП) в системе Электронное правительство (eGov).

Куда обращаться?

В зависимости от типа запрашиваемого документа, запрос может быть направлен в один из следующих архивов:

• Комитет по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры (КПСИСУ ГП) – справки о трудовом стаже, уголовных делах, служебных проверках.
• Государственный архив Министерства внутренних дел (МВД) – сведения о службе в органах правопорядка, уголовных делах.
• Государственный архив Президента РК – документы высшего уровня, связанные с государственной властью.
• Региональные архивы (например, Государственный архив Восточно‑Казахстанской области) – локальные вопросы (земельные реестры, региональные суды).

Как оформить запрос через электронный портал eGov?

С 2023 года большинство архивных услуг доступны онлайн. Ниже – пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Регистрация и вход в личный кабинет

1. Перейдите на сайт egov.kz и войдите в личный кабинет с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи) или КИП (квалифицированный удостоверяющий центр).
2. В разделе «Государственные услуги» найдите подраздел «Архивные справки и копии документов».

Шаг 2. Выбор типа услуги

Укажите, что вам требуется:

• Архивная справка (информационное письмо);
• Выписка из архивного документа;
• Копия архивного документа.

Шаг 3. Заполнение формы запроса

В электронную форму необходимо внести следующие сведения (см. Пример заявления ниже):

• Ф.И.О. заявителя (полностью);
• ИИН (Индивидуальный идентификационный номер) или номер паспорта;
• Контактные данные (телефон, e‑mail);
• Точное название и период интересующего документа (например, «Трудовая книжка, 1995‑2015 гг.»);
• Цель получения справки (пенсия, наследство и пр.);
• Желаемый способ получения (электронный документ в личном кабинете, отправка на e‑mail, почтовая рассылка);
• Подпись заявителя (ЭЦП).

Шаг 4. Прикрепление сканов документов

Обязательно загрузите сканы следующих документов (по одному файлу):

1. Паспорт (страница с фотографией и данными);
2. ИИН (если указан в отдельном документе);
3. Доверенность (если запрос подаёт представитель);
4. Дополнительные документы, подтверждающие право на запрос (например, справка о пенсионном статусе).

Шаг 5. Оплата (если требуется)

Большинство архивных справок в Казахстане предоставляются бесплатно. Плата может взиматься за ускоренное рассмотрение (в течение 3‑5 рабочих дней) – в этом случае система eGov предложит оплатить услугу банковской картой.

Шаг 6. Отправка и отслеживание статуса

После отправки запроса в личном кабинете появится статус «В обработке». По завершении вы получите уведомление и сможете скачать готовый документ в разделе «История получения услуг».

Как оформить запрос в архив, находясь за границей?

Для граждан, находящихся за пределами Республики Казахстан, порядок практически идентичен онлайн‑запросу, однако следует учитывать:

• Электронную подпись необходимо получить в Казахстане (можно оформить через консульство или уполномоченный центр за рубежом);
• Для получения оригинала в бумажной форме следует указать международный почтовый адрес и согласовать оплату доставки (обычно 1500–2500 тенге);
• Если требуется нотариальная доверенность, её следует заверить в консульском учреждении Республики Казахстан в стране пребывания.

Пример заявления‑запроса (текстовый шаблон)

Заявление
о выдаче архивной справки (выписки, копии) 

Я, Ф.И.О. _______________________________, 
ИИН ______________________, 
паспорт: серия ___ номер ____________, выдан ________________,
проживающий(ая) по адресу: _______________________________,

прошу выдать мне архивную справку (выписку, копию) по следующему документу:

Наименование документа: _______________________________
Период/Дата: ________________________________________
Архивный фонд/Отдел: ________________________________

Цель получения справки: _______________________________
(например: оформление пенсионных прав, наследственное дело, проверка судимости)

Способ получения:
☐ Электронный документ в личном кабинете eGov
☐ Электронный документ на e‑mail: _______________________
☐ Почтовая отправка (указать адрес): ______________________

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Копия ИИН (при наличии);
Доверенность (если запрос подаёт представитель);
Другие документы, подтверждающие право на запрос (при необходимости).

Подпись заявителя: ______________________ Дата: «__» _______ 2026 г.

(Подпись заверяется ЭЦП в системе eGov)

Сроки рассмотрения и получение справки

После завершения обработки заявитель получает уведомление в личный кабинет и/или на e‑mail; Электронный документ подписан ЭЦП и имеет юридическую силу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить архивную справку без ЭЦП?

Да, при личном обращении в ЦОН или архивный отдел. Требуется подпись от руки и оригиналы удостоверяющих документов.

Какая плата взимается за услуги?

Базовые услуги (стандартный срок) предоставляются бесплатно. Плата может взиматься за ускоренное рассмотрение и за доставку бумажных копий за пределы страны.

Можно ли запросить несколько документов в одном заявлении?

Да, но каждый документ следует перечислить в отдельном пункте с указанием названия, периода и архива.

Что делать, если в архиве нет запрашиваемой информации?

Орган выдаёт письменный ответ «Отсутствие сведений», который также подписывается ЭЦП и имеет юридическую силу.

Можно ли оспорить отказ в выдаче справки?

Да. Необходимо подать жалобу в уполномоченный орган (Министерство юстиции РК) в течение 30 дней с даты получения отказа.

Полезные ссылки

• Электронное правительство Республики Казахстан (eGov)
• Комитет по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры
• Министерство внутренних дел – архивные услуги
• Архив Президента РК – образцы заявлений

Запрос в архивы Казахстана – процесс, который стал максимально удобным благодаря цифровой платформе eGov. Главное помнить о точности указанных данных, наличии всех требуемых документов и подписи ЭЦП. При соблюдении всех рекомендаций вы получите нужную справку в установленный срок, будь то в электронном виде или в виде бумажного документа, отправленного по почте.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в службу поддержки портала eGov или в ближайший Центр обслуживания населения (ЦОН).