Цель статьи – помочь гражданам, исследователям и представителям организаций быстро и без ошибок оформить запрос в государственные архивы Ставропольского края, узнать о необходимых документах, сроках и стоимости услуги.

Общая информация об архивах Ставропольского края

В Ставропольском крае действует несколько архивных учреждений, которые хранят документы разных уровней и тематики:

• Государственный архив Ставропольского края (ГАСК) – центральный архив, в котором находятся документы органов государственной власти, судов, прокуратуры, а также материалы о культурном наследии региона.
• Региональные архивы городов (Ставрополь, Пятигорск, Кисловодск и др.) – хранят муниципальные акты, реестры населения, земельные книги.
• Архивы специализированных учреждений (медицинские, военные, образовательные) – содержат узкоспециализированные материалы.

Все архивы объединены в единую Единую информационную систему архивов Ставропольского края (ЭИСАСК), которая позволяет подавать запросы онлайн.

Правовая основа запросов в архивы

Деятельность архивов регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ.
2. Закон Ставропольского края «Об организации и деятельности архивов в Ставропольском крае» от № 3‑КЗ.
3. Приказ Минкультуры России № 115 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам».

Согласно этим документам, любой желающий имеет право на доступ к архивным документам, если они не отнесены к категории закрытых (секретные, служебные и т.п.). Запросы могут быть поданы в письменной форме, через электронный портал или лично в архив.

Какие типы запросов существуют

• Запрос на предоставление копий документов (фото- или скан-копий).
• Запрос на просмотр оригиналов в читальном зале (при необходимости изучения оригинала).
• Запрос на выдачу выписок из реестров (например, актов гражданского состояния).
• Запрос на предоставление информации в виде справки (краткое содержание документа).

Пошаговая инструкция по оформлению запроса

Подготовка информации

Перед тем как отправлять запрос, соберите как можно больше сведений о нужном документе:

• Название архива (ГАСК, городской архив и т.д.).
• Период создания документа (год, месяц).
• Тип документа (акт, протокол, реестр, карта и др.).
• Номер дела, если известен.
• ФИО лиц, указанных в документе (если запрос касается актов гражданского состояния).

Выбор способа подачи запроса

Составление запроса

Запрос оформляется в виде письма (в электронном или бумажном виде). Обязательные реквизиты:

1. Полные ФИО заявителя.
2. Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
3. Наименование архива, в который направляется запрос.
4. Точное описание требуемого документа (см. пункт 4.1).
5. Цель использования (исследовательская, семейная история, юридическая и т.п.).
6. Перечень прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, если запрос от имени организации).
7. Подпись заявителя (в электронном виде – цифровая подпись; в бумажном – собственноручная).

Пример текста запроса:

Государственный архив Ставропольского края
г. Ставрополь, ул. Пушкина, 12

От: Иванова Ивана Ивановича
проживающего по адресу: г. Ставрополь, ул. Лермонтова, д. 45, кв. 12
тел.: +7 (8652) -23‑456
e‑mail: ivanov@example.com

ЗАПРОС № 2026‑07‑10

Прошу предоставить копию (или оригинал) акта о рождении, зарегистрированного 15 марта 1990 г. в ЗАГСе г. Ставрополя, ФИО ребёнка – Петрова Мария Сергеевна, имя заявителя – Иван Иванович Иванов (сын).
Цель: семейно‑генеалогическое исследование.

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).
Подпись: ___________________

Оплата госпошлины (если требуется)

За предоставление копий архивных документов может взиматься государственная пошлина. Тарифы (по состоянию на 2026 год):

• Копия в бумажном виде – 150 ₽ за лист.
• Скан‑копия в электронном виде – 100 ₽ за лист.
• Выдача оригинала для просмотра – бесплатно (при условии наличия места в читальном зале).

Оплату можно произвести:

1. Через банковскую карту на сайте архива.
2. В отделении банка по реквизитам, указанным в ответе на запрос.
3. Наличными в кассе архива (только при личном обращении).

Отправка запроса

Выберите удобный способ и отправьте запрос. При онлайн‑подаче система автоматически присваивает номер и отправляет подтверждение на e‑mail.

Ожидание и получение результата

Сроки выполнения зависят от сложности запроса:

• Простые запросы (один‑два документа, известный номер) – до 10 рабочих дней.
• Сложные запросы (поиск в больших реестрах, уточнение данных) – от 15 до 30 рабочих дней.
• Экстренные запросы (по решению суда) – могут быть выполнены в течение 3‑5 дней.

После готовности документа архив отправит:

• Электронный файл (PDF) на указанный e‑mail – если запрос был онлайн.
• Почтовое отправление (заказный) – при запросе в бумажной форме.
• Уведомление о готовности к выдаче в читальном зале – при личном запросе.

Полезные советы и рекомендации

• Тщательно проверяйте орфографию ФИО и даты. Ошибки могут привести к отклонению запроса.
• Если не знаете точный номер дела, укажите максимально возможные параметры (год, тип документа, место хранения).
• Для запросов о актах гражданского состояния (рождение, брак, смерть) часто требуется подтверждение родства – подготовьте свидетельство о родстве или доверенность.
• При необходимости получить оригиналы для судебного разбирательства оформляйте запрос через адвоката с нотариальной доверенностью.
• Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждения оплаты – они могут понадобиться в случае спорных ситуаций.
• Подписывайтесь на рассылку архива – там публикуются новости о новых фондах, изменениях в порядке доступа и акциях по бесплатному предоставлению копий.

Контактные данные основных архивов Ставропольского края

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документ бесплатно?

Для просмотра оригинала в читальном зале – бесплатно. За копии (бумажные или электронные) обычно взимается государственная пошлина, однако в рамках государственных программ (например, «Доступ к культурному наследию») иногда предоставляются бесплатные копии.

Как узнать, закрыт ли документ?

В ответе на запрос архив укажет статус документа. Если он относится к категории «секрет», «служебный» или «личные данные», потребуется специальное разрешение (судебное решение, согласие наследников и т.п.).

Сколько стоит доставка по почте?

Стоимость зависит от веса и региона получателя. При заказе через архив обычно предлагаются варианты «Курьерская доставка» (от 300 ₽) и «Заказное письмо» (от 150 ₽).

Можно ли запросить несколько документов в одном письме?

Да, но рекомендуется перечислять каждый документ отдельным пунктом, указывая его характеристики, чтобы ускорить поиск.

Как ускорить процесс?

Предоставьте как можно более полную информацию, приложите копию паспорта и оплатите пошлину сразу. При наличии срочности (например, судебный срок) приложите копию приказа суда.

Запрос в архивы Ставропольского края – процесс, который при правильной подготовке занимает минимум времени и усилий. Главное – собрать точные данные о документе, оформить запрос в соответствии с нормативными требованиями и своевременно оплатить госпошлину. Используйте онлайн‑портал ЭИСАСК для удобства, а при необходимости обратитесь к специалистам архива лично или по телефону.

Помните: архивы – это хранилище истории, и ваш запрос может открыть новые страницы семейного или регионального прошлого.