Цель статьи – предоставить полное и практическое руководство о том, как оформить запрос в государственный архив Казахстана для получения пенсионных документов, необходимых при оформлении или пересчёте пенсии.

Почему может понадобиться запрос в архив?

Запрос в архив может потребоваться в следующих ситуациях:

• Отсутствие оригиналов трудовой книжки или иных трудовых документов.
• Необходимость подтверждения стажа работы в советский период (1970‑1991 гг.).
• Потеря пенсионного удостоверения и необходимость восстановления данных.
• Проверка правильности начисления пенсии после изменения законодательства.

Какой документ считается «запросом в архив»?

Официальный запрос – это письменное обращение в Государственный архив Республики Казахстан (ГАРК), в котором указываются:

1. ФИО заявителя (полностью, как в паспорте).
2. Дата и место рождения.
3. Идентификационный номер (ИИН) или номер пенсионного страхования.
4. Перечень требуемых документов (например, копии трудовых книжек, справки о стаже, выписки из реестра).
5. Причина запроса (оформление пенсии, пересчёт, проверка данных).
6. Контактные данные (телефон, e‑mail, почтовый адрес).
7. Подпись заявителя и дата подачи.

Где подать запрос?

Запрос можно подать несколькими способами:

• Лично в отделении ГАРК по месту жительства.
• Почтовой отправкой (заказным письмом с уведомлением о вручении).
• Электронно через портал eGov.kz (раздел «Государственные услуги» → «Архивные запросы»).

Перечень обязательных документов

Для ускорения обработки запроса подготовьте следующие материалы:

1. Копию паспорта (страница с личными данными).
2. Копию ИИН (если есть).
3. Справку из пенсионного фонда о текущем статусе пенсии (если уже получаете).
4. Документы, подтверждающие личность (например, водительское удостоверение).
5. Если запрос подаёт представитель, необходимо доверенность (нотариальная).
6. Оплату государственной пошлины (если применимо). Пошлина обычно составляет от 200 до 500 тенге, в зависимости от объёма запрашиваемых материалов.

Пошаговая инструкция по оформлению запроса

Шаг 1. Сбор информации

Соберите все известные данные о вашем трудовом стаже: названия предприятий, даты работы, должности. Чем точнее информация, тем быстрее архив сможет найти нужные документы.

Шаг 2. Подготовка письма‑запроса

Используйте следующий шаблон:

 Государственный архив Республики Казахстан
 От: ______________________ (ФИО)
 ИИН: ______________________
 Адрес: ______________________
 Телефон: ______________________
 Email: ______________________
 Тема: Запрос архивных документов для оформления/пересчёта пенсии
 Уважаемые сотрудники архива!

 Прошу предоставить копии следующих документов:
 1; Трудовая книжка (или её части) за период 1975‑1991 гг.;
 2. Справка о стаже из реестра трудовой деятельности;
 3. Другие документы, подтверждающие мой трудовой стаж в организации «_____» (указать период).

 Причина запроса: оформление (пересчёт) пенсионных выплат.

 Приложения:
 ─ Копия паспорта;
 ー Копия ИИН;
 ─ Квитанция об оплате госпошлины;
 ー Доверенность (если запрос подаёт представитель).

 С уважением,
 ______________________ (подпись)
 ______________________ (дата)
 

Шаг 3. Оплата госпошлины

Оплатить можно в любом банке, через онлайн‑банкинг или в терминалах «Kaspi Pay». Сохраните чек – он понадобится при подаче запроса.

Шаг 4. Подача запроса

• Если подаёте лично – отнесите оригиналы документов и копию письма в отделение.
• При отправке почтой – вложите оригинал письма, копии документов и чек об оплате в конверт, отправьте заказным письмом.
• Электронный вариант – загрузите скан‑копии всех документов в личный кабинет eGov.kz, заполните форму и подтвердите оплату онлайн.

Шаг 5; Ожидание и получение результата

Сроки обработки зависят от объёма запроса:

• Стандартный запрос – до 30 календарных дней.
• Срочный запрос (при наличии уважительных причин) – до 10 дней, но требует дополнительной оплаты.

После готовности документов вы получите уведомление (SMS, e‑mail или телефонный звонок) о возможности их получения.

Как использовать полученные архивные документы в пенсионных органах

Получив копии трудовых книжек или справок о стаже, необходимо:

1. Сделать заверенную копию (нотариальная печать) – многие пенсионные фонды требуют именно заверенные копии.
2. Подать их в Пенсионный фонд Республики Казахстан (ПФР) вместе с заявлением о пересчёте пенсии.
3. Заполнить форму «Заявление о пересчёте пенсионных выплат» (доступна на сайте pfr.gov.kz).
4. Ожидать решения ПФР (обычно 15‑20 рабочих дней).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить архивные документы без оплаты?

Ответ: Нет. Государственная пошлина обязательна, иначе запрос будет отклонён.

Вопрос: Как ускорить процесс?

Ответ: Предоставьте максимально полную информацию о местах работы, точные даты и названия предприятий. При наличии оригиналов (даже копий) ускоряется поиск.

Вопрос: Что делать, если архив не нашёл нужные документы?

Ответ: Вы можете подать повторный запрос с уточнёнными данными или обратиться к бывшим работодателям за альтернативными справками.

Вопрос: Можно ли получить документы в электронном виде?

Ответ: Да. При электронном запросе в eGov.kz вы получаете сканы документов в формате PDF, которые затем можно заверить у нотариуса.

Полезные контакты

• Государственный архив Республики Казахстан – телефон: +7 (7172) -5‑55‑55, e‑mail: info@archive.kz
• Пенсионный фонд Республики Казахстан – телефон: 8‑800‑222‑33‑44, сайт: pfr.gov.kz
• Портал eGov.kz – https://egov.kz (раздел «Архивные запросы»)

Запрос в архив Казахстана – важный шаг для тех, кто сталкивается с отсутствием оригинальных трудовых документов при оформлении пенсии. Следуя приведённому выше пошаговому руководству, вы сможете собрать необходимые материалы быстро и без лишних осложнений. Помните, что точность предоставляемой информации и своевременная оплата госпошлины существенно влияют на срок получения ответа.

Удачного оформления!