В 2026 году запрос в государственный архив города оформляется по‑прежнему в виде официального заявления (запроса). Такой документ позволяет получить архивную справку, выписку из архивных материалов, копии документов или иной информационный материал, который необходим гражданам, юридическим лицам и исследователям.

В статье мы подробно разберём:

• какие сведения должно содержать заявление;
• какой правовой статус имеет запрос;
• где найти типовой бланк и как его скачать в формате DOC (Word);
• пошаговую инструкцию по заполнению;
• типичные ошибки и рекомендации по их избежанию.

Правовая основа обращения в архив

Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 2023 г.) каждый гражданин имеет право на доступ к архивным документам, если они не отнесены к категории закрытых. Запрос в архив оформляется в виде письменного заявления, которое может быть подано в электронном или бумажном виде.

Где взять типовой бланк заявления

Большинство городских архивов размещают готовый шаблон на официальных сайтах. Ниже указаны основные способы получения бланка:

1. Сайт архивного отдела – раздел «Документы и формы». Там обычно есть ссылка «Скачать бланк заявления (DOC)». Ссылка выглядит примерно так:
   
   скачать бланк заявления (DOC).
2. Электронный портал госуслуг – в личном кабинете можно выбрать услугу «Запрос в архив» и автоматически получить предзаполненный шаблон.
3. Личный визит в архив – в приёмной выдаётся печатный бланк, а также предоставляется возможность просмотреть образец онлайн.

Структура типового бланка заявления

Обычно бланк состоит из следующих разделов (см. пример ниже):

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

Следуйте этим пунктам, чтобы ваш запрос был принят без задержек:

1. Скачайте актуальный бланк. Убедитесь, что файл имеет расширение .docx – так вы сможете редактировать его в Microsoft Word или LibreOffice.
2. Заполните шапку архива. Обычно в бланке уже указаны реквизиты архива, но проверьте их актуальность (можно уточнить на сайте).
3. Укажите свои персональные данные. Обязательно укажите полные ФИО, серию и номер паспорта, а также контактный телефон и e‑mail. Если запрос подаётся от имени организации – укажите её полное название, ОГРН и ИНН.
4. Определите цель и предмет запроса. Чем точнее будет описание нужных документов, тем быстрее архив сможет их найти. Пример:
   
   «Запросить выписку из дела № 12/34‑5678 (фонд № 3, опись 45) о праве собственности на земельный участок, расположенный по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10».
5. Укажите правовое основание. Вставьте фразу: «Согласно статье 13 Федерального закона № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить указанные материалы».
6. При необходимости приложите документы. К заявлению часто прикладывают копию паспорта, доверенность (если запрос от лица, действующего по доверенности) и справку о необходимости (например, судовое решение).
7. Подпишите заявление. Подпись должна быть оригинальной (при электронном запросе – цифровая подпись).
8. Отправьте заявление. Выберите удобный способ:
   • Электронная почта архива (вложите файл в формате DOCX);
   • Личный кабинет на портале госуслуг;
   • Лично в приёмную (в бумажном виде).

Пример заполненного заявления (текст)

Городской государственный архив
г. Москва, ул. Пушкина, д. 12, тел.: (495) -23‑45‑67, e‑mail: archive@mos.ru

Заявление (запрос) о предоставлении архивной справки

От: Иванов Иван Иванович
паспорт: 4509 123456, выдан ОВД г. Москвы 
ИНН: 770123456789
Адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Тел.: +7 (916) -23‑45‑67
e‑mail: i.ivanov@mail.ru

Содержание запроса:
Прошу предоставить архивную справку (выписку) из дела № 12/34‑5678 (фонд № 3, опись 45) о праве собственности на земельный участок, расположенный по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, площадь 0,25 га, зарегистрированный в реестре недвижимости г.

Основание запроса:
Согласно статье 13 Федерального закона № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить указанные материалы в целях подтверждения права собственности при оформлении сделки купли‑продажи.

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Копия договора купли‑продажи (для подтверждения цели).
Справка о необходимости (по требованию архива).

Подпись: ______________________

Типичные ошибки и как их избежать

• Неуказание точного номера дела. Архивные фонды нумеруются, и без номера поиск может занять недели.
• Отсутствие контактных данных. Если архиву понадобится уточнение, запрос будет отложен.
• Неправильный правовой аргумент. Указывайте именно статью 13 ФЗ, а не «закон о документах».
• Отсутствие копий удостоверяющих документов. При запросе от имени организации нужен устав и доверенность.
• Не подпись. Без подписи заявление считается неполным.

Как получить готовый документ

Для вашего удобства подготовлен готовый шаблон, который можно сразу скачать и заполнить:

Скачать типовой бланк заявления (DOCX, 214 KB)

Если вам нужен онлайн‑просмотр без загрузки, нажмите:

Просмотр образца заявления в PDF

Что происходит после подачи заявления

1. Регистрация запроса. Архив фиксирует ваш запрос в журнале и присваивает номер.
2. Экспертиза. Специалисты проверяют, не относится ли запрашиваемый материал к закрытым.
3. Поиск и подготовка. Сотрудники находят нужные документы, делают копии или выписку.
4. Уведомление заявителя. Вам сообщат о готовности и способе получения (лично, почтой, в электронном виде).
5. Оплата (если требуется). За копии, сканирование или выдачу справки может взиматься плата согласно тарифам архива.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать запрос анонимно?

Нет. По закону необходимо указать личные данные заявителя, чтобы архив мог удостоверить его личность и проверить правомочность доступа.

Сколько времени занимает обработка запроса?

Сроки зависят от объёма и сложности материалов. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней, но в случае необходимости уточнений срок может быть продлён.

Можно ли получить документы в электронном виде?

Да. Большинство архивов предлагают скан-копии в формате PDF. При этом оригиналы могут быть выданы только в бумажном виде.

Как оформить запрос от имени юридического лица?

Необходимо приложить копию устава, свидетельство о регистрации, а также доверенность от руководителя организации.

Бланк заявления в архив города – это простой, но важный инструмент для получения официальных архивных справок и копий документов. Правильное заполнение, соблюдение правовых формулировок и прикрепление необходимых приложений позволяют ускорить процесс и избежать лишних задержек.

Скачайте готовый шаблон, заполните его согласно рекомендациям выше и подайте в архив выбранным способом. Помните, что доступ к архивным материалам – ваше законное право, и от правильного оформления заявления зависит, насколько быстро вы получите нужную информацию.

Дата актуализации статьи: . Информация проверена на официальных ресурсах архивных учреждений и соответствует действующему законодательству РФ.