Обращение в архив — это часто единственный способ получить документарно подтвержденную информацию о родословной, праве собственности на недвижимость, трудовом стаже или исторических событиях региона. Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Пензенской области» (ГБУ Госархив Пензенской области) является крупнейшим хранилищем документов по истории Пензенского края. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить и направить запрос, какие услуги предоставляет архив и какие нюансы нужно учитывать в 2026 году.

Контактная информация и режим работы

Перед отправкой запроса убедитесь в актуальности адреса и телефонов. Согласно данным на , основные реквизиты следующие:

• Полное наименование: Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Пензенской области» (ГБУ Госархив Пензенской области).
• Адрес (основной корпус): 440000, Пензенская область, г. Пенза, улица Дзержинского, 7.
• Альтернативный адрес (указан в некоторых источниках): ул. Володарского (возможно, дополнительное хранилище или старое адресное обозначение, рекомендуется уточнять по телефону).
• Телефоны: +7 (8412) -8-0-258 (указан в справочниках как общий справочный). Примечание: в предоставленных данных также встречается код 342 (Ижевск), что, вероятно, является ошибкой источника. Для Пензы код — 8412.
• Официальный сайт / Региональный портал услуг: Основной канал электронного взаимодействия, Региональный портал государственных и муниципальных услуг Пензенской области (личный кабинет пользователя).

Важно: Все поступающие запросы в день поступления (до 17:00) концентрируются у секретаря и передаются директору Архива для рассмотрения и наложения резолюции.

Способы подачи запроса

На 2026 год существует три основных способа обращения:

Электронный способ (через Региональный портал услуг), Рекомендуемый

Это самый быстрый и удобный метод. В личном кабинете пользователя на Региональном портале услуг Пензенской области доступен раздел «Заявления».

• Позволяет отслеживать историю поданных заявлений и статус их исполнения.
• Внимание: Согласно информации на портале, просмотр истории поданных заявлений доступен до конца 2026 года. Рекомендуется сохранять копии ответов и номеров регистрации локально.
• Доступно оформление платных услуг в онлайн-режиме.

Почтовый способ

Направляется заказным письмом с вложенным описом вложения на адрес: 440000, г. Пенза, ул. Дзержинского, 7;

В письме обязательно укажите:

1. ФИО заявителя полностью.
2. Почтовый адрес для ответа (с индексом).
3. Контактный телефон и e-mail (желательно).
4. Суть запроса (см. раздел «Структура запроса»).
5. Копию паспорта (для идентификации личности).
6. Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос генеалогический).
7. Квитанцию об оплате госпошлины / услуг (если запрос платный).

Личный прием (в читальне)

Работа с фондами в читальне возможна только при наличии официального запроса от заинтересованного научного отдела, учебного заведения или иного уполномоченного органа, либо по предварительной записи на консультацию/оформление платного поиска. Самостоятельный доступ к описям и делам для сторонних лиц, как правило, ограничен правилами пользования архивом.

Структура грамотного архивного запроса

От качества составленного запроса зависит скорость и полнота ответа. Обязательные элементы:

А. «Шапка» заявления

Кому: Директору ГБУ «Госархив Пензенской области»
От кого: ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации/проживания, телефон, e-mail.

Б. Суть просьбы (Тема запроса)

Четко сформулируйте, что именно вы ищете:

• Генеалогический поиск: «Прошу произвести поиск сведений о моем предке: Иванове Иване Ивановиче, родившемся 1890 г. в с. Бессоновка Бессоновского уезда (района), по метрическим книгам / ревизским сказкам / спискам приходов».
• Подтверждение факта (стаж, зарплата, наград): «Прошу выдать справку о трудовом стаже моей матери Петровой Марии Сидоровны (род. 1950 г.), работавшей на Пензенском заводе «Гранит» с 1970 по 1990 г.».
• Земельно-имовенческие вопросы: «Прошу предоставить копию дела по земельному участку в г. Пензе, ул. Коммунистическая (бывш. Название), 1950-1960 гг.».

В. Известные исходные данные (Ключ к успеху)

Чем больше деталей вы дадите, тем дешевле и быстрее будет поиск. Обязательно укажите:

• ФИО искомого лица (все варианты написания).
• Даты рождения / смерти / брака (хотя бы приблизительные: «около 1910 г.»).
• Место жительства (губерния, уезд, волость, деревня, улица, номер дома). Например: Пензенская губерния, Кераенский уезд, с. Бессоновка.
• Вероисповедание (для метрических книг).
• Состояние / звание (крестьянин, мещанин, дворянин, купец, солдат).
• Название организации/предприятия (для деловых бумаг).

Г. Юридическое основание и цель

Укажите, зачем нужны документы: «двоение гражданства», «оформление наследства», «восстановление трудового стажа», «личный интерес / составление родословной». Приложите копии документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой до искомого предка).

Д. Форма ответа

Укажите, как хотите получить результат: «на бумажном носителе по почте», «в электронном виде на e-mail (сканы)», «забрать лично».

Е. Подпись и дата

Что хранит архив: Основные фонды для запросов

Понимание структуры фондов поможет сформулировать запрос точнее. В Госархиве Пензенской области хранятся:

• Метрические книги (Рождество, Венчание, Смерть): Основной источник для генеалогии до 1917–1920 гг. Есть список электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками (доступен на сайте/портале) — проверьте его перед запросом, возможно, дело уже оцифровано.
• Ревизские сказки (переписи налогооблагаемого населения): XVIII – первая половина XIX в. (1-я – 10-я ревизские сказки).
• Списки приходов (списски исповедующихся): Ежегодные списки прихожан приходами (вторая половина XIX – начало XX в.).
• Документы советского периода: Дела предприятий, колхозов, совхозов, органов власти (исполкомы), ЗАГСов (акты госрегистрации актов гражданского состояния с 1920 г.), судов, профсоюзов.
• Личные фонды: Известных краеведов, ученых, публичных фигур (например, фонд В.С. Година — историка-краеведа, возглавлявшего архив с 1969 по 1991 гг.).
• Фотодокументы, фонодокументы, кинофотодокументы.

Примечание: Документы ЗАГСов за последние 100 лет (с 1924–1926 гг. по наше время) хранятся в территориальных органах ЗАГС, а не в госархиве. В архив они поступают после истечения сроков хранения (75 лет для актов рождения/брака/смерти, 100 лет для усыновления).

Платные услуги и сроки исполнения

Архив оказывает платные услуги по поиску и выдаче копий документов. Тарифы устанавливаются архивом самостоятельно (утверждаются директором).

Основные виды платных услуг:

• Поиск сведений в документах архивных фондов (за 1 человека / 1 дело / 1 год).
• Изготовление копий документов (ксерокопия, сканирование, фотосъемка).
• Выдача архивных справок (с синей печатью архива).
• Перевод документов с дореволюционного русского / старославянского на современный (палеографическая расшифровка).

Сроки:

• По закону «Об архивном деле в РФ» (ст. 22), до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
• Срок может быть продлен на 30 дней при сложном поиске (с уведомлением заявителя).
• Платные услуги часто выполняются быстрее (по договоренности, обычно 10–20 рабочих дней).

Особенности запросов из других регионов и за рубежом

1. Оплата: Если вы не в Пензе, оплату реквизитов лучше запросить у архивиста по e-mail или телефону после регистрации запроса (номер входящего документа сообщат в ответном письме или в ЛК портала). Оплата производится на счет ГБУ.
2. Почтовые расходы: В стоимость услуг обычно не входит отправка заказным письмом с объявленной ценностью — уточните это заранее.
3. Апостиль / Легализация: Если справка нужна для зарубежных органов, уточните, ставит ли архив апостиль (обычно это делает Минюст/МИД, но архив должен выдать справку на бланке строгой отчетности с печатью).
4. Доверенность: Если запрос подает представитель — нужна нотариальная доверенность с правом подписи и получения архивных документов/справок.

Самостоятельный поиск vs Заказ услуг архива

Совет: Если вы новичок в генеалогии или ищете документы советского периода (личные дела, дела предприятий) — однозначно заказывайте платный поиск. Для метрических книг до 1917 г. можно попробовать найти оцифрованные копии на сайте архива или портале «Родовид»/FamilySearch самостоятельно, а в архив заказывать только заверенные копии.

Частые ошибки при составлении запроса

• Слишком общая формулировка: «Найдите всех моих предков в Пензенской губернии». Архив не выполняет такие запросы, нужен конкретный человек, место и временной диапазон.
• Отсутствие доказательств родства: Для получения сведений о третьих лицах (даже умерших) по закону о персональных данных (152-ФЗ) и законе об архивах нужны документы, подтверждающие вашу заинтересованность (родство).
• Игнорирование оцифрованных фондов: Не проверили список электронных копий дел на сайте перед запросом — рискуете платить за то, что можно скачать бесплатно.
• Неверный адрес/телефон: Использование устаревших реквизитов (например, ул. Володарского без уточнения или телефона с кодом 342).

Полезные ссылки и ресурсы для подготовки

• Официальный сайт ГБУ Госархив Пензенской области (разделы: «Указатели», «Электронные описи», «Платные услуги»).
• Региональный портал госуслуг Пензенской области (подача электронного заявления, оплата, отслеживание статуса).
• Федеральный архивный агентство (Росархив) — справочник архивов России.
• Сайт «Память Народа» / «Подвиг Народа» — если ищете фронтовиков (архив хранит личные дела призывников, но награды лучше искать в ЦАМО / на порталах).

Резюме: Алгоритм действий пошагово

1. Соберите все известные данные об искомом лице (ФИО, даты, места, родство).
2. Проверьте электронные описи и списки оцифрованных дел на сайте архива / портале госуслуг.
3. Составьте заявление по структуре из раздела 3.
4. Приложите копии паспорта и документов о родстве (фото/сканы).
5. Подайте запрос через Личный кабинет на Региональном портале услуг (быстрее всего) или почтой на ул. Дзержинского, 7.
6. Сохраните номер регистрации заявления (из ЛК или почтового трека).
7. Ожидайте ответа (до 30 дней). При платном заказе, оплатите счет по реквизитам из ответа.
8. Получите справку / копии документов почтой или в электронном виде.

Важное напоминание на 2026 год: Активно используйте Личный кабинет на Региональном портале услуг для контроля этапов. Помните, что история заявлений в ЛК доступна только до конца 2026 года — обязательно скачивайте и сохраняйте официальные ответы и квитанции к себе на компьютер/облако.

Государственный архив Пензенской области — это профессиональная организация с богатейшими фондами. Грамотно составленный запрос и понимание процедур сэкономят ваше время, деньги и нервы. Удачи в поисках!