Если вам необходимо получить документ из государственного архива Украины (запись актов гражданского состояния, военный билет, справку о проживании предков и т.п.), важно правильно оформить запрос. Ниже – полное описание процесса, правовых оснований, перечня необходимых документов и готовый образец заявления.

Что такое архивный запрос?

Архивный запрос (архівний запит) – официальное письменное обращение в архивную организацию с требованием предоставить копию, выписку или справку из хранящихся в архиве документов. Запрос может быть подан как физическим, так и юридическим лицом, в т.ч. иностранным гражданином.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы Украины:

• Приказ Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 г. № 656/5 (регистрационный номер 584/23116) – «Правила работы архивных учреждений Украины».
• Закон Украины «Об обращениях граждан» – устанавливает сроки рассмотрения запросов (не более 30 дней).
• Закон Украины «Об архивном фонде и архивном деле» – определяет виды архивных справок и порядок их выдачи.

Кто может подать запрос?

По украинскому законодательству запрос может подать любой заинтересованный человек, включая:

1. Гражданин Украины.
2. Иностранец (при наличии подтверждения личности и интереса к документу).
3. Юридическое лицо (например, адвокатская фирма, генеалогическое общество).

Куда обращаться?

Запрос направляется в архив, где, по предположению, находится нужный документ. Обычно это:

• Государственный архив области (по месту регистрации акта).
• Областной архив ЗАГСов.
• Центральный государственный архив высших органов власти (для военных и государственных документов).

Список адресов и контактов архивов Украины можно найти, например, на сайте beket.com.ua.

Как подготовить запрос?

Для того чтобы запрос был принят к рассмотрению и обработан в установленный срок, необходимо:

1. Определить архив – уточните, в каком архиве хранится интересующий вас документ (по месту рождения, регистрации брака, военной службы и т.д.).
2. Собрать сведения о документе – ФИО, дату и место события, номер акта (если известен), а также любые дополнительные данные (имя родителей, номер паспорта, воинскую часть).
3. Подготовить письменный запрос – используйте официальный образец (см. раздел 6) и укажите всю требуемую информацию.
4. Приложить копию удостоверения личности (паспорт, ID‑карта) и, при необходимости, доверенность.
5. Оплатить услуги архива – размер оплаты зависит от объёма работ (поиск, копирование, перевод). Ставки указаны на сайте конкретного архива.
6. Отправить запрос – по почте, факсу, электронной почте (если архив принимает e‑mail) или через онлайн‑портал (если такой имеется).

Образец запроса в архив

Ниже – универсальный шаблон, который можно адаптировать под любую ситуацию. Его можно скачать в формате .doc на официальных сайтах архивов (например, на странице СБУ).

В [Наименование архива]
Адрес: _______________________________
Электронная почта: ___________________

От: _________________________________
Адрес (почтовый): ____________________
Телефон: ___________________________
E‑mail: ____________________________

Заявление (запрос) № _______ от ___________

Я, [ФИО полностью], дата рождения ____________, гражданство __________,
настоящим прошу предоставить копию (выписку, справку) из архивного фонда по следующему документу:

Тип документа: ________________________
Дата и место события: ________________________
ФИО лица, к которому относится документ: ________________________
Номер акта (если известен): ________________________
Дополнительные сведения (имя родителей, номер паспорта, воинская часть и т.п.):
 ________________________________________________________

Цель получения: ______________________________ (например, оформление визы, наследства, пенсионных прав).

Приложения:
- Копия паспорта (удостоверения личности);
- Доверенность (если запрос подаёт представитель);
- Квитанция об оплате архивных услуг (при наличии).

Подпись: ______________________ Дата: _______________

Способы подачи запроса

Сроки и оплата

• Согласно Закону Украины «Об обращениях граждан», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости продления сроков архив обязан уведомить заявителя.
• Оплата услуг производится в гривнах (или в валюте, если архив принимает). Стоимость зависит от:
  • Объёма поиска (поиск в базе, в бумажных фондах).
  • Типа выдаваемого документа (копия, нотариально заверенная справка, перевод).
  • Скорости выполнения (стандартный срок – 30 дней, ускоренный – за отдельную плату).
• Оплату можно произвести банковским переводом, через терминалы «ПриватБанк», «Ощадбанк» или наличными при личной подаче.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать запрос, если я не владелец документа?

Да. Иностранный гражданин или родственник может запросить документ, указав законный интерес (наследство, оформление визы, генеалогическое исследование). При этом может потребоваться согласие владельца или нотариально заверенная доверенность;

Как ускорить процесс?

Укажите как можно больше деталей (полные ФИО, даты, места, номера актов). Прикрепите копию паспорта и, если есть, справку о необходимости документа (например, приглашение в посольство).

Что делать, если архив не отвечает в течение 30 дней?

Согласно закону, вы имеете право написать письменный запрос‑напоминание в адрес руководителя архива. При отсутствии ответа можно обратиться в Управление по делам архивов или в суд.

Можно ли получить перевод документа на английский язык?

Да, многие архивы предоставляют услугу официального перевода. Заказ переводчика оформляется отдельным заявлением и оплачивается дополнительно.

Полезные ссылки

• Образец запроса в архив (пример)
• Адреса архивов Украины
• Приказ Минюста Украины № 656/5 от
• Закон «Об обращениях граждан»

Составление корректного запроса в архив Украины – это простая, но требующая внимательности процедура. Следуйте этим шагам:

1. Определите нужный архив и соберите сведения о документе.
2. Подготовьте запрос по образцу, приложив копию паспорта и, при необходимости, доверенность.
3. Оплатите услуги архива и отправьте запрос выбранным способом.
4. Ожидайте ответа в течение 30 дней; при задержке – напомните руководству.

Тщательно оформленный запрос повышает шансы получить нужный документ быстро и без лишних осложнений. Удачи в поисках!

Дата актуальности информации:  08:05 UTC.