Если вы ищете сведения о предках, исторические документы, связанные с определённым регионом Польши, или просто хотите получить официальную справку из Государственного архива Варшавы, необходимо правильно оформить запрос. В статье собраны все ключевые сведения, которые помогут вам подготовить заявку, отправить её в нужный архив и получить требуемый материал в кратчайшие сроки.

Какие архивы находятся в Варшаве?

В Варшаве функционирует несколько государственных учреждений, где хранятся документы разного периода и тематики:

• Государственный архив столицы Варшавы (Archiwum Państwowe w Warszawie) – основной центр, где находятся материалы из Мазовецкого, Лодзинского и Варминско-Мазурского воеводств.
• Центральный архив исторических документов (Centralny Archiwum Dokumentacji Historycznej, CADH) – документы центральных государственных органов, действовавших до 1918 года.
• Архив новых документов (Archiwum Nowych Dokumentów, AND) – материалы, созданные после 1918 года, в т.ч. административные акты, судебные решения, переписные листы и др.

Все они работают по принципу территориальной и групповой принадлежности – то есть документы, относящиеся к определённому региону, хранятся в соответствующем архиве.

Когда нужен запрос в архив?

Запрос может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Генеалогическое исследование – поиск сведений о предках, подтверждение родства.
2. Учёные и историки – получение оригинальных актов, карт, протоколов.
3. Юридические цели – подтверждение прав собственности, наследственных прав.
4. Личные интересы – получение копий дипломов, военных билетов, свидетельств о браке и т.д.

В зависимости от цели запрос классифицируется как административная процедура и рассматривается архивными сотрудниками в установленном порядке.

Что обязательно должно быть в заявке?

Чтобы архивный сотрудник смог быстро найти нужный документ, в заявке необходимо указать следующие пункты (их называют «шапкой» документа):

• Кому: обычно – директору архива (например, «Директору Государственного архива Варшавы»); Указывать конкретного сотрудника не требуется.
• От кого: ФИО заявителя, адрес, контактный телефон и e‑mail.
• Тема запроса: чётко сформулированный вопрос («Запрос о копии акта о рождении Ивана Петровича Ковальского, 1885 г., г. Варшава»).
• Описание искомого документа: указать тип документа, дату, место, имя (если известно), номер реестра/дела, а также любые дополнительные сведения (например, «в архиве CADH, фонд 12, дело 345/78»).
• Цель запроса: объяснить, зачем нужен документ (генеалогия, научная работа, юридическое разбирательство).
• Документы, подтверждающие право на доступ: копия паспорта, свидетельства о родстве, доверенность (если запрос подаёт представитель).
• Форма получения: копия, выписка, справка, электронный скан.
• Оплата услуг: указать, согласны ли вы оплатить копирование (обычно 0,10–0,30 злотых за страницу).

Важно: без указания хотя бы одного из пунктов (дата, место, тип документа) поиск может занять значительно больше времени или вовсе завершиться неудачей.

Как оформить запрос (шаблон письма)

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под свои нужды.

Директору Государственного архива Варшавы

Имя, фамилия
Адрес
Телефон
E‑mail

От: Иван Иванович Иванов

Адрес: ул. Пушкина, д. 10, кв. 5, г. Москва, 101000, Россия
Телефон: +7 -99 123‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com


Тема: Запрос копии акта о рождении Ивана Петровича Ковальского, 1885 г., г. Варшава

Уважаемый(ая) директор!

В связи с проведением генеалогического исследования прошу предоставить копию (или выписку) следующего документа:


Тип документа: акт о рождении
Место: г. Варшава, церковь Св. Марии
Имя: Иван Петрович Ковальский
Фонд/дело: CADH, фонд 12, дело 345/78 (если известно)


Цель запроса: подтверждение родства для оформления наследства.

Документы, подтверждающие право доступа:

Копия паспорта заявителя
Свидетельство о рождении предка (если имеется)
Доверенность (в случае подачи через представителя)


Форма получения: электронный скан в формате PDF на указанный e‑mail.

Оплата: готов(а) оплатить услуги копирования в размере, установленном архивом.

С уважением,
Иван Иванов

После заполнения шаблона отправьте письмо:

• по электронной почте: archiwum.warszawa@gov.pl;
• по обычной почте – на адрес архива (см. контакты ниже);
• лично – в приёмном зале архива в рабочие часы.

Куда отправлять запрос?

Что происходит после подачи заявки?

1. Регистрация запроса. Сотрудник фиксирует заявку в системе и присваивает ей номер (например, WAW‑2026‑00123).
2. Предварительный поиск. По указанным параметрам проверяется наличие документа в каталоге.
3. Оценка доступа. Если документ относится к закрытым материалам, архив может запросить дополнительные подтверждения (свидетельство о родстве, судовое решение и т.п.).
4. Подготовка копии. При положительном решении документ копируется, сканируется или выписывается.
5. Выдача результата. Вы получаете:
   • архивную справку;
   • архивную копию (полный отсканированный документ);
   • архивную выписку (только нужные строки);
   • информационное письмо с разъяснением, почему материал недоступен.
6. Оплата. При получении копий обычно требуется оплатить услуги (можно банковским переводом или наличными в архиве).

Сроки выполнения зависят от объёма запроса, но в среднем составляют от 2 до 6 недель. При срочном запросе (например, для судебного процесса) можно оформить приоритетный порядок за дополнительную плату.

Полезные советы и типичные ошибки

• Уточняйте территориальную принадлежность. Если вы не уверены, в какой архив относится ваш документ, начните с портала государственных архивов Польши – там есть онлайн‑каталог и карта распределения фондов.
• Не забывайте о подтверждающих документах. Для генеалогических запросов часто требуется свидетельство о родстве (например, копия свидетельства о браке родителей).
• Сократите запрос. Чем точнее указаны дата, место и тип документа, тем быстрее архив сможет найти материал.
• Следите за формой обращения. Официальный стиль, отсутствие орфографических ошибок и наличие всех обязательных пунктов повышают шансы на быстрый ответ.
• Сохраняйте копию заявки. Номер заявки и копию письма рекомендуется хранить – они понадобятся при уточнении статуса.
• Проверяйте онлайн‑каталоги. Часто нужный документ уже оцифрован и доступен в открытом доступе (например, на szukajwarchiwach.gov.pl).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да. При указании формы получения «электронный скан PDF» архив обычно отправляет файл на указанный e‑mail. Для больших объёмов возможна передача через облачное хранилище (Dropbox, Google Drive).

Сколько стоит копирование страниц?

Тарифы варьируются от 0,10 зл до 0,30 зл за страницу в зависимости от типа бумаги и объёма. Точные цены указаны на сайте каждого архива.

Как ускорить процесс?

Укажите в заявке «приоритетный запрос» и согласитесь оплатить ускоренную обработку (обычно +50 % от стандартной стоимости).

Можно ли подать запрос от имени другого человека?

Только при наличии нотариально заверенной доверенности, в которой указаны полномочия представителя.

Что делать, если архив сообщает, что документ «не найден»?

Проверьте правильность указанных данных, уточните у архивных сотрудников возможные альтернативные названия (например, «акт о рождении» vs «регистрационный лист»). При необходимости подайте уточнённый запрос.

Запрос в архив Варшавы – процесс, требующий тщательной подготовки, но при правильном подходе он проходит быстро и без лишних проблем. Главное – помнить о территориальной принадлежности документов, чётко сформулировать цель обращения и включить в заявку все обязательные сведения. Следуя описанным выше шагам, вы сможете получить архивную справку, копию или выписку в течение нескольких недель.

Удачных поисков и новых открытий в вашем генеалогическом или историческом исследовании!

Дата публикации: 11 июля 2026 г.