Вопросы о том, как получить архивные документы, справки и выписки из Государственного архива Воронежской области, часто задают как исследователи‑генеалоги, так и обычные граждане, нуждающиеся в подтверждении прав на льготы, пенсии или наследство. В этой статье мы подробно разберём порядок подачи запроса, необходимые документы, способы подачи (лично, по почте и через Интернет) и дадим практические рекомендации, которые помогут сократить время ожидания.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное обращение гражданина (или юридического лица) к архивной службе с требованием предоставить информацию из архивного фонда. По результатам работы над запросом архив оформляет:

• архивную справку – краткое подтверждение факта наличия или отсутствия документа;
• архивную выписку – копию (или отрывок) оригинального документа;
• информационное письмо – разъяснение по запросу, если документ не может быть выдан в полном виде.

Где находится архив и как с ним связаться

Главные подразделения Государственного архива Воронежской области (ГАО ВО) находятся по следующим адресам:

1. Приёмная: 394018, г. Воронеж, Плехановская ул., д. 7, тел.: +7 (473) -36‑72‑27
2. Отдел документов по личному составу (КУВО ГАВОДЛС): 394018, г. Воронеж, Куколкина ул., д. 18, пом. 226
3. Отдел информации, публикации и научного использования документов: 394018, г. Воронеж, Острогожская ул., 83

Официальный сайт архивной службы – arsvo.ru. На нём можно скачать образцы заявлений, узнать актуальные тарифы и оформить онлайн‑запрос.

Какие документы нужны для подачи запроса

В зависимости от характера запроса архив может потребовать дополнительные подтверждающие документы. Ниже – типичный перечень:

Для запросов, касающихся личных данных (родовые книги, военные билеты, справки о рождении и т.д.)

• Паспорт гражданина (копия первой страницы + страница с регистрацией);
• Заявление (шаблон, доступный на сайте архива);
• Документ, подтверждающий степень родства (свидетельство о рождении, браке, нотариально заверенное подтверждение родства);
• Если запрос подаёт представитель – нотариально заверенная доверенность.

Для генеалогических запросов (поиск предков, составление родословной)

• Заявление с указанием ФИО, даты и места рождения, а также интересующего периода;
• Копия паспорта заявителя;
• При наличии – копии уже известных документов (метрические книги, семейные архивы), которые помогут сузить поиск.

Для запросов, связанных с социальными льготами (пенсия, инвалидность, военные льготы)

• Заявление;
• Копия паспорта;
• Документ, подтверждающий необходимость справки (например, справка из ПФР, решение суда, направление от работодателя);
• Если требуется, нотариально заверенное подтверждение прав (например, согласие наследника).

Как оформить запрос

Подача лично

Самый традиционный способ – прийти в приёмную архивной службы с оригиналами и копиями документов. Плюсы:

• Можно сразу уточнить детали у сотрудника;
• Получить расписку о приёме заявления;
• Сэкономить время, если запрос простой (например, справка о наличии документа).

Подача по почте

Если вы живёте далеко от Воронежа, отправьте запрос заказным письмом с объявленной ценой. В письме укажите:

1. Ваши контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
2. Полный перечень запрашиваемых документов (фонд, дело, лист, период);
3. Перечень прилагаемых подтверждающих документов;
4. Оплату госпошлины (если требуется) – банковским переводом или почтовым переводом.

Онлайн‑запрос через портал «Архивы России»

С 2023 года архив предлагает электронную форму заявки. Чтобы подать запрос онлайн:

1. Зайдите на портал архива и выберите раздел «Запросы пользователей»;
2. Заполните форму: ФИО, контактные данные, описание запрашиваемого документа, цель запроса;
3. Загрузите сканы подтверждающих документов (паспорт, доверенность и т.д.);
4. Оплатите госпошлину онлайн (картой или через СБП);
5. Подтвердите согласие на обработку персональных данных (cookies).

После отправки вы получите автоматическое подтверждение и номер заявки, по которому сможете отслеживать статус.

Сколько времени занимает обработка запроса

Сроки зависят от сложности и объёма запрашиваемых материалов:

• Простые справки (подтверждение наличия документа) – от 3 до 7 рабочих дней;
• Выписки и копии (необходимо копировать оригиналы) – от 10 до 30 дней;
• Генеалогические исследования (поиск в реестрах, метриках) – от 2 до 6 недель, иногда дольше, если требуется привлечение специалистов.

В случае необходимости уточнения или предоставления дополнительных документов архив связывается с заявителем по указанному в заявке телефону или e‑mail.

Стоимость услуг

Государственный архив взимает плату за:

• Выдачу копий (печатных или электронных) – от 30 руб. за лист;
• Подготовку архивных справок – от 100 руб.;
• Услуги по поиску и исследованию (генеалогический запрос) – от 500 руб. и выше, в зависимости от объёма.

Точные тарифы публикуються на официальном сайте архива и могут изменяться в соответствии с постановлением Федерального архивного агентства.

Практические рекомендации

1. Точно сформулируйте цель запроса. Чем конкретнее указаны фонд, дело, лист, тем быстрее архив сможет найти нужный документ.
2. Подготовьте все подтверждающие документы заранее. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к возврату заявки.
3. Сохраняйте копии всех отправленных материалов. При необходимости их можно будет повторно предоставить.
4. Уточняйте наличие электронных копий. На портале «Архивы России» уже оцифрованы многие метрические книги и ревизские сказки – их можно просмотреть онлайн без обращения в архив.
5. Если запрос срочный (например, нужен для получения льготы), укажите об этом в заявлении. В некоторых случаях архив может ускорить процесс за дополнительную плату.
6. Следите за статусом заявки. На сайте архива есть личный кабинет, где отображается текущий этап обработки.

Пример заполненного заявления (для личного состава)

Заявление
о выдаче архивной справки/выписки

Я, Иванов Иван Иванович, г.р., паспорт: 4500 123456, проживающий по адресу: 394018, г. Воронеж, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,
прошу выдать:

Архивную справку о наличии в фонде № 84 дело № 12 «Военно-учетные листы» за период 1941‑1945 гг. по фамилии Иванов И. И.
Копию листа № 7 из указанного дела (военный билет).

Основание: необходимость предоставления документов для получения военной пенсии.

Приложения:
- Копия паспорта;
- Справка из Пенсионного фонда РФ (№ 123/2026);
- Квитанция об оплате госпошлины (30 руб.).

Подпись: __________
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы в электронном виде?

Да. При запросе укажите желаемый формат (PDF, JPG). Если документ уже оцифрован, архив пришлёт его по e‑mail или предоставит ссылку для скачивания.

Что делать, если архив требует нотариального подтверждения родства?

Обратитесь к нотариусу, заверьте документ (например, справку о родстве) и приложите к заявлению. Нотариальное заверение ускорит процесс.

Как узнать, какие фонды и дела хранятся в архиве?

На сайте архива есть каталог фондов с описанием содержания, датами создания и перечнем дел.

Можно ли подать запрос от имени умершего родственника?

Да, но необходимо предоставить свидетельство о смерти, документ, подтверждающий ваше право (наследственное свидетельство или доверенность от наследников).

Запрос в Воронежский архив – процесс, требующий внимательности к деталям и подготовки документов. Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете быстро получить нужные справки, выписки или копии, а также сэкономить время и средства.

Если у вас остались вопросы, позвоните в приёмную по телефону +7 (473) -36‑72‑27 или напишите на официальный e‑mail архива (указан на сайте). Удачной работы с архивными материалами!

Дата публикации: 10 июля 2026 г.