Вопросы к архивным документам часто возникают у исследователей, юристов, генеалогов и обычных граждан. Чтобы получить нужные сведения из Государственного архива Воронежской области, необходимо правильно оформить запрос и знать, какие шаги следует выполнить. В этой статье мы подробно разберём процесс подачи запроса, виды запросов, необходимые документы, сроки и стоимость услуг.

Что представляет собой Воронежский архив

Государственный архив Воронежской области (далее – ГАВО) – это казённое учреждение, которое хранит документы исторического, юридического и социального характера. В его фондах находятся:

• Документы государственной и муниципальной администрации;
• Личные дела сотрудников и граждан (генеалогические материалы);
• Техническая и учётно‑техническая документация;
• Справки и выписки по социально‑правовым запросам.

Ключевые услуги ГАВО

• Выдача архивных справок, выписок и информационных писем;
• Оказание генеалогических услуг;
• Тематические запросы (история региона, военная служба, образование и т.д.);
• Предоставление копий учётно‑технической документации.

Виды запросов

Запросы делятся на несколько категорий. Выбор категории определяет, какие сведения вам понадобятся и какие документы следует приложить.

1. Генеалогический запрос – поиск сведений о предках, семейных связях, служебных листах.
2. Социально‑правовой запрос – справки для назначения пенсии, подтверждения права собственности, получения льгот.
3. Тематический запрос – исследование определённого исторического периода, отрасли, события.
4. Запрос на копии учётно‑технической документации – технические чертежи, планы, акты обследования.

Как подготовить заявление‑запрос

Для успешного рассмотрения вашего обращения необходимо чётко сформулировать цель и указать все известные детали.

Структура заявления

• Шапка: название учреждения, адрес, телефон, e‑mail.
• Дата и номер заявления (если подаёте в бумажном виде).
• Ваши персональные данные: ФИО, паспортные данные, ИНН (при необходимости), контактный телефон, e‑mail.
• Тема запроса: чётко укажите, какие документы или сведения вам нужны.
• Подробное описание: укажите период, название документа, номер дела, если известны; любые дополнительные детали (имена, места, события).
• Цель использования (например, подготовка к суду, оформление пенсии, исследовательская работа).
• Перечень приложений (копия паспорта, доверенность, справка о месте жительства и т.д.).
• Подпись заявителя и печать (если запрос подаётся от организации).

Полезные рекомендации

• Чем подробнее вы опишете запрос, тем выше шанс получить точный ответ.
• Если запрос относится к нескольким архивным фондам, укажите каждый из них.
• Укажите удобный способ получения результата: почтой, электронным письмом, лично в архиве.

Способы подачи запроса

Лично в архив

Адрес: г. Воронеж, ул. Петрова, 12 (здание Государственного архива Воронежской области).
Часы работы: 09:00–18:00 (пн‑пт, без выходных и праздничных дней).

По почте

Отправьте заявление‑запрос на указанный выше адрес с приложенными копиями документов. Рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.

Через электронные сервисы

На официальном сайте архивной службы Воронежской области (archive.voronezh.ru) доступна форма «Онлайн‑запрос». Для её заполнения понадобится:

• Регистрация в системе (укажите ФИО, контактный телефон, e‑mail).
• Заполнение полей согласно шаблону (см. пункт 3).
• Загрузка сканов приложений.
• Оплата услуг (если требуется) через банковскую карту.

Необходимые документы

В зависимости от типа запроса список приложений может различаться.

Платные услуги и банковские реквизиты

За копирование, подготовку справок и выдачу оригиналов может взиматься плата. Текущие тарифы указаны на сайте архива, но основные реквизиты для оплаты следующие:

• ОГРН: 11###-###-####
• ИНН: 3664234724
• КПП: 366501001
• БИК: 012007084
• Казначейский счёт: 03224643200000003100
• Единый казначейский счёт: 40102###-###-####0023
• ОКЦ 2 ГУ Банка России по ЦФО УФК по Воронежской области
• Л/с: 20835Н69140 (МФ ВО // ГБУ ВО ЦГКО ВО)

Оплату рекомендуется производить в рублях, указав в назначении платежа «Оплата за запрос в ГАВО, ФИО заявителя». После оплаты приложите копию платёжного поручения к заявлению (скан в онлайн‑форме или оригинал при личном визите).

Сроки выполнения запроса

Согласно нормативным документам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 15 рабочих дней с момента его получения. Если документы требуют дополнительного поиска, срок может быть продлён до 30 дней. О готовности материалов заявитель будет уведомлён по указанному в заявлении способу (смс, e‑mail, телефонный звонок).

Как получить результат

1. После завершения поиска архив подготовит один из следующих документов:
   • Архивная справка (краткое изложение сведений);
   • Выписка из дела (полный текст документа);
   • Информационное письмо (если требуется уточнение).
2. Документы могут быть выданы:
   • Лично в архиве (по предъявлению паспорта);
   • По почте (за дополнительную плату за отправку);
   • Электронно (PDF‑файл на указанный e‑mail).
3. При получении документов проверьте их соответствие запросу. Если есть несоответствия, в течение 5 дней можно подать уточняющий запрос.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы бесплатно?

Базовые справки (например, подтверждение факта наличия документа) выдаются бесплатно. За копирование, сканирование и подготовку выписок обычно взимается плата согласно тарифам.

Какие документы нужны для получения генеалогической справки?

Копия паспорта заявителя, свидетельство о рождении (если требуется подтверждение родства) и, при обращении через представителя, доверенность.

Можно ли запросить документы, находящиеся в муниципальных архивах?

Да. В заявлении укажите конкретный архив (например, «Муниципальный архив г. Воронежа») и приложите уточняющие сведения. При необходимости запрос будет перенаправлен в соответствующее учреждение.

Как ускорить процесс?

Укажите как можно больше деталей (номера дел, даты, имена, места). При возможности приложите скан оригинального документа, который вы ищете (если он у вас есть).

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ может быть связан с ограничениями доступа (секретность, личные данные). В таком случае архив обязан предоставить мотивированный отказ. Вы можете обжаловать решение в суде или обратиться в Росархив.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт архивной службы Воронежской области
• Федеральное архивное агентство (Росархив)
• Телефон справочной службы: +7 (473) -34‑56‑78
• E‑mail: info@archive.voronezh.ru
• Адрес: г. Воронеж, ул. Петрова, 12

Соблюдая приведённые рекомендации, вы сможете быстро и без лишних затруднений получить нужные архивные сведения из Воронежского архива.