Житомирская область обладает богатым документальным наследием, которое хранится в Государственном архиве Житомирской области (ГАЖО/ДАЖО)․ Чтобы получить нужные сведения — будь то генеалогические данные, справки о праве собственности или исторические материалы — необходимо правильно оформить запрос․ В этой статье подробно описан порядок действий, необходимые документы и полезные советы, основанные на актуальной информации из открытых источников (данные на )․
Что можно получить в ответ на запрос?
Согласно информации Национального архива Республики Беларусь (2026) и практике украинских архивов, по результатам рассмотрения запроса архив может предоставить один из следующих видов документов:
- Архивная справка, документ, содержащий подтверждённую информацию из фондов архива с указанием поисковых данных (номер дела, лист, том и т․д․);
- Архивная копия — точная воспроизведённая копия оригинального документа․
- Архивная выписка — извлечение из документа, содержащее только нужные фрагменты․
- Информационное письмо — ответ на запрос, в котором сообщается, что искомые сведения отсутствуют либо требуется дополнительная информация․
Для генеалогических исследований часто выдают родословное древо, генеалогическую роспись или таблицу, а также подборку справок, выписок и копий, подтверждающих родственные связи․
Подготовка к отправке запроса
Определите цель и объект исследования
Чётко сформулируйте, что именно вам нужно:
- ФИО предка, даты рождения/смерти, места проживания;
- Номер фонда, описи, дела (если известны);
- Тип документа (метрическая книга, ревизская сказка, земельная книга и т․д․)․
Соберите необходимые реквизиты
Для оформления запроса потребуется:
- Ваше полное имя и контактные данные (адрес, телефон, e‑mail);
- Документ, подтверждающий вашу личность (паспорт или ID‑карта) – иногда требуется скан;
- Краткое описание запроса (не более 200‑);
- Если запрос подаётся от имени организации — реквизиты организации и доверенность․
Выберите способ подачи
Государственный архив Житомирской области принимает запросы следующими способами:
- Электронная почта – указан на официальном сайте:
38 0412 425-906(факс) и e‑mail адрес, указанный в разделе «Контакты»; - Почтовое отправление – адрес: ул․ Охримова Гора, 2/20 (Корпус 1) или ул․ Замковая, 3 (Корпус 2), г․ Житомир, индекс 10003, Украина;
- Личное посещение – часы работы архива (обычно с 9:00 до 18:00, перерыв 13:00‑14:00)․
Пример оформления запроса (электронное письмо)
Тема: Запрос на предоставление архивной справки по генеалогическому исследованию Уважаемые сотрудники Государственного архива Житомирской области! Прошу вас предоставить архивную справку по следующим данным: - ФИО: Иванов Иван Иванович - Дата рождения: - Место рождения: с․ Дубно, Волынская губерния - Интересующий период: 1880‑1920 гг․ - Тип документа: метрические книги прихода Святого Николая, фонд 118, опись 14, дело № 456 (если известны)․ Контактная информация: - ФИО запрашивающего: Петров Петр Петрович - Адрес: ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5, г․ Киев, Украина, 01001 - Телефон: +380 44 123-45-67 - E‑mail: petrov@example․com Прилагаю скан паспорта для подтверждения личности; С уважением, Петров П․П․
При отправке письма рекомендуется использовать формат PDF для приложенных сканов, чтобы сохранить качество документа․
Сроки рассмотрения и получения ответа
Согласно внутренним регламентам архива, стандартный срок рассмотрения письменного запроса составляет 10‑15 рабочих дней․ В случае необходимости дополнительного уточнения информации срок может быть продлён, но архив обязан известить вас о задержке․
Ответ направляется тем же способом, которым был получен запрос (e‑mail, почта или личное получение в читальном зале)․
Полезные советы и лайфхаки
- Уточняйте фонды заранее․ На сайте архива размещены электронные каталоги и указатели (ЭБИД)․ Поиск по номеру фонда 118 (Волынская казенная палата) позволит быстро найти ревизские сказки 1795‑1850 гг․, упомянутые в обсуждениях на форумах․
- Используйте генеалогические форумы․ На платформах ВГД, НашиПредки и др․ пользователи часто делятся опытом работы с конкретными делами ГАЖО, что может сэкономить время․
- Проверяйте наличие цифровых копий․ Некоторые документы уже оцифрованы и доступны через электронную библиотеку исторических документов (ЭБИД)․ Запрос может быть не нужен, если нужный материал уже в открытом доступе․
- Сохраняйте копию запроса․ Это поможет при повторных обращениях и при необходимости подтвердить факт подачи․
- Указывайте точные поисковые данные․ Чем более конкретным будет ваш запрос (номер дела, лист, том), тем быстрее архив сможет подготовить ответ․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить документы в электронном виде? Да, архив предоставляет скан‑копии документов по e‑mail или через защищённую ссылку, если объём файлов не превышает установленный лимит․
- Нужен ли нотариально заверенный перевод? Для официального использования за пределами Украины (например, в суде или консульстве) может потребоваться перевод, заверенный нотариусом․
- Что делать, если в архиве нет нужного документа? Архив пришлёт информационное письмо с указанием, где возможно найти аналогичные сведения (другие архивы, местные органы ЗАГС и т․д․);
- Можно ли подать запрос от имени третьего лица? Да, но необходимо приложить доверенность, заверенную нотариусом, и копию документа, подтверждающего личность доверенного лица․
Оформление запроса в Государственный архив Житомирской области — процесс, требующий внимательности и точности, но при соблюдении простых правил он становиться достаточно прозрачным и предсказуемым․ Чётко сформулировав цель, подготовив необходимые реквизиты и выбрав удобный способ подачи, вы значительно повышаете шансы получить нужную архивную справку, копию или выписку в кратчайшие сроки․
Не забывайте пользоваться электронными каталогами и форумами — они часто содержат подсказки по номерам фондов и делам, что существенно ускоряет поиск․ Удачных исследований и открытий в житомирском архиве!