Если вам необходимо получить копию исторического документа, справку из архивного фонда или провести генеалогическое исследование, вы можете оформить запрос в Национальный архив Армении (НАА). В статье подробно описаны все этапы: от подготовки письма‑запроса до получения результата.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное обращение к архиву с просьбой предоставить информацию или копию документа из его фондов. В Армении запросы могут подаваться:

• в письменной форме (по почте, факсу, электронной почте);
• через Единую платформу электронных запросов (ГИС УИАД);
• лично, при посещении архива.

Правовая база

Деятельность архивов в Армении регулируется Законом «Об архивном деле», а порядок обращения граждан и юридических лиц установлен в Справочно‑методическом пособии по архивной деятельности. Запросы рассматриваются в течение 30 дней, если не требуется дополнительное исследование.

Какие типы запросов принимаются?

1. Запрос на выдачу архивной справки (информационное письмо о наличии документа).
2. Запрос на копию (выписку) документа – предоставляется в виде фотокопии, скан‑файла или печатного издания.
3. Запрос на исследование – если документ находится в закрытом фонде, архив может провести исследование и предоставить результаты.
4. Генеалогический запрос – поиск сведений о предках, семейных связях и т.п;

Куда и как отправлять запрос

По почте / факсу

Адрес архива:

По электронной почте

Отправляйте письмо на infomoj.am с темой «Запрос в архив». В письме укажите:

• ФИО заявителя и контактные данные;
• Точный перечень запрашиваемых документов (название, номер фонда, период);
• Цель запроса (исследование, личные нужды, генеалогия);
• Наличие полномочий (если запрос от имени организации);
• Желаемый способ получения (скан, копия, личный визит);
• Оплату (при необходимости) – укажите, как планируете произвести оплату.

Через единую онлайн‑платформу (ГИС УИАД)

Для ускорения процесса используйте ГИС УИАД – Государственную информационную систему удаленного использования архивных документов. Пошаговая инструкция:

1. Зарегистрируйтесь на портале, указав свои персональные данные.
2. Войдите в раздел «Электронные запросы».
3. Выберите «Создать новый запрос» и заполните форму:
   • Тип запроса (справка, копия, исследование);
   • Фонд и номер документа (если известны);
   • Краткое описание предмета запроса;
   • Контактные данные.
4. Прикрепите скан‑копию удостоверения личности (для физических лиц) или доверенности (для юридических лиц).
5. Оплатите услугу онлайн (если требуется).
6. Отправьте запрос и сохраните контрольный код, который будет нужен для отслеживания статуса.

Образец письма‑запроса

Тема: Запрос в Национальный архив Армении – копия документа

От: Иванов Иван Петрович, , г. Москва, Россия
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Национальный архив Армении
Адрес: 0010, г. Ереван, ул. Вазгена Саргсяна, 3/8

Уважаемые сотрудники архива!

В рамках проведения генеалогического исследования прошу предоставить копию (скан) следующего документа:

- Фонд: 12 «Документы армянского государства XIX века»
- Номер дела: 3456
- Период: 1885‑1890 гг.
- Содержание: акт о рождении (или иной указанный документ)

Цель запроса: подтверждение фактов рождения моего предка, Петра Саргсяна, родившегося г. в селе Хндзор.

Способ получения: электронный скан в формате PDF на указанный e‑mail.

Оплата: готов оплатить услуги копирования и пересылки. При необходимости прошу сообщить реквизиты.

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Доверенность (если запрос от имени организации).

Заранее благодарю за внимание к моему запросу.

С уважением,
Иван Иванов

Какие документы необходимо приложить

• Копия удостоверения личности (паспорт) – для физических лиц;
• Доверенность – если запрос подаёт представитель;
• Согласие на обработку персональных данных (может быть включено в форму онлайн‑запроса);
• Оплата (квитанция, банковский перевод) – если услуга платная.

Стоимость и сроки

Тарифы зависят от объёма и формата предоставляемых материалов:

• Справка – от 5 000 AMD;
• Копия (одна страница) – от 10 000 AMD;
• Скан‑файл (PDF) – от 15 000 AMD за 10 страниц;
• Исследовательские услуги – обсуждаются индивидуально.

Стандартный срок выполнения – до 30 календарных дней. При необходимости более быстрого обслуживания (экспресс‑режим) срок может быть сокращён до 5‑7 дней за дополнительную плату.

Как отслеживать статус запроса

После подачи запроса вы получаете контрольный код. Введите его в личный кабинет на портале ГИС УИАД или позвоните по телефону архива, указав код, чтобы уточнить текущий статус.

Полезные советы

• Точно указывайте номер фонда и дело. Если вы не знаете точных реквизитов, в запросе опишите предмет поиска максимально подробно (фамилия, место, даты, тип документа).
• Сохраняйте копию отправленного письма и подтверждения отправки (квитанцию, электронный чек).
• Если запрос отклонён, архив обязан предоставить мотивированное объяснение и, при возможности, предложить альтернативные источники.
• Для генеалогических запросов полезно указать родственные связи и любые известные альтернативные имена (транслитерации).
• При личном визите заранее уточните часы работы отдела выдачи справок (обычно 10:00‑17:00, понедельник‑пятница).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить документ бесплатно?

Базовая справка о наличии документа выдаётся бесплатно. Копии и сканы – платные, однако для научных и образовательных целей иногда предоставляются скидки.

Вопрос: Как оформить запрос от имени иностранного гражданина?

Иностранный гражданин должен приложить копию паспорта и, при необходимости, нотариально заверенную доверенность, если запрос подаёт представитель.

Вопрос: Что делать, если архив не нашёл документ?

В ответе будет указано, что документ не найден, а также предложены альтернативные фонды или архивы (например, региональные архивы Армении).

Вопрос: Можно ли получить документ в оригинале?

Оригиналы находятся в постоянном хранении и не выдаются. Вы можете получить лишь копию (скан или фотокопию) с заверением архива;

Сделать запрос в Национальный архив Армении – процесс достаточно прост, если следовать рекомендациям:

1. Определить нужный документ и собрать исходные данные;
2. Подготовить официальное письмо‑запрос (по образцу);
3. Приложить необходимые документы и оплатить услуги;
4. Отправить запрос через почту, e‑mail или онлайн‑платформу ГИС УИАД;
5. Отслеживать статус с помощью контрольного кода;
6. Получить справку, копию или результаты исследования.

При соблюдении всех формальностей вы получите нужную информацию в кратчайшие сроки. Удачного поиска!

Дата публикации: