Если вам необходимо получить сведения из Национального архива Республики Беларусь (НАРБ) – справку‚ выписку‚ копию документа или иной информационный материал‚ важно правильно оформить запрос. В статье подробно рассмотрены:

• Кому и куда направлять запрос;
• Какие реквизиты обязаны присутствовать в заявлении;
• Образец заполненного запроса (текстовый и PDF‑вариант);
• Практические советы по ускорению получения ответа.

Кому адресовать запрос

Основным получателем является директор ГУ «Национальный архив Республики Беларусь». В официальных документах указывается:

• ФИО директора – Демянюк А.К.
• Почтовый адрес: г. Минск‚ ул. Макаёнка‚ 12‚ корп. 1
• Контактные телефоны:
  • Отдел использования документов и информации – (017) -72‑29‑52
  • Отдел делопроизводства и формирования НАФ – (017) -03‑27‑43
  • Приёмная – (017) -72‑67‑78
  • Читальный зал – (017) -51‑05‑12
• Электронный адрес (по официальному сайту) – info@archive.by

Что должно быть в запросе

Согласно типовым формам НАРБ‚ в заявлении‑запросе необходимо указать:

1. Шапку – ФИО заявителя‚ дата рождения‚ адрес проживания‚ контактный телефон и e‑mail.
2. Основание обращения – указать цель (например‚ получение справки о стаже‚ копии документа о выплатах‚ исследование родословной).
3. Точные сведения о документе:
   • Наименование архива/фонда (например‚ Фонд «Взаимопонимание и примирение»).
   • Номер дела‚ опись‚ год создания.
   • Если известны – рег. номер‚ лист‚ строка.
4. Требуемый результат – справка‚ выписка‚ копия‚ электронный файл и т.д.
5. Согласие на обработку персональных данных (по закону о защите ПДн).
6. Подпись и дата (в оригинале‚ если отправляете бумажным письмом).

Образец заполненного запроса (текстовый вариант)

Директору
ГУ «Национальный архив Республики Беларусь»
Демянюк А.К.

От: Иванов Иван Иванович‚
проживающий по адресу: ул. Пушкина‚ 12‑34‚ г. Минск‚
тел.: +375 (29) -23‑45‑67‚
e‑mail: ivanov@example.com
Заявление‑запрос
о предоставлении архивной справки (выписки) по документу
«Компенсационные выплаты по фонду «Взаимопонимание и примирение»»

Основание обращения: необходимость подтверждения факта получения компенсационных выплат за период 2018‑2022 гг. в целях получения пенсионных начислений.

Сведения о документе:
- Фонд: «Взаимопонимание и примирение».
- Номер дела: 2023‑45‑12.
- Год создания: 2019.
- Описание: акт о выплате компенсации сотруднику Иванову И.И.

Требуемый результат:
- Копию акта о выплате (скан в формате PDF);
- Справку о наличии и содержании указанного документа.

Согласие на обработку персональных данных: Да.

Дата 
Подпись ______________________
 

Образец в формате PDF (пример официального бланка)

Для скачивания официального бланка можно воспользоваться ссылкой‚ размещённой на сайте НАРБ:

• Заявление для предоставления архивной справки (DOCX‚ 35 KB)
• Заявление для предоставления архивной справки (PDF‚ 214 KB)

Как отправить запрос

Существует три основных способа доставки:

1. Почтовая отправка – отправьте оригинал заявления заказным письмом с уведомлением о вручении.
2. Электронная почта – прикрепите скан заявления в PDF и отправьте на info@archive.by. В теме письма укажите «Запрос в архив – ФИО – № дела».
3. Лично в читальном зале – подайте заявление в приёмную (тел.: (017) -72‑67‑78) и получите расписку о приёме.

Сроки рассмотрения

Согласно регламенту НАРБ‚ запросы рассматриваются в течение 30 календарных дней с момента их получения. При необходимости уточнения сведений архив может запросить дополнительные документы‚ что может продлить срок.

Что делать‚ если запрос отклонён

• Тщательно изучите письмо‑отказ и уточните причины (недостаточная конкретика‚ отсутствие правового основания).
• Подайте уточнённый запрос‚ добавив недостающие реквизиты.
• При необходимости обратитесь в Отдел делопроизводства и формирования НАФ за разъяснениями.

Полезные рекомендации

• Пишите разборчиво (если отправляете бумажный вариант) – в оригинальном бланке рекомендуется использовать печатные буквы.
• Указывайте полные и точные данные о документе: номер дела‚ год‚ фонд‚ лист‚ строку.
• Если запрос относится к генеалогическому исследованию‚ уточните связь с предками (родство‚ даты рождения‚ места жительства).
• При необходимости платных услуг (например‚ копирование в оригинальном виде) уточняйте стоимость в письме‑запросе.
• Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение отправки (квитанцию‚ электронный журнал отправки).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да. В запросе укажите желаемый формат (PDF‚ JPG) и способ доставки (e‑mail‚ облачное хранилище).

Какие документы нужны для подтверждения личности?

Копия паспорта (страница с ФИО и датой рождения) и‚ при необходимости‚ справка о месте жительства.

Можно ли запросить несколько документов в одном заявлении?

Да‚ но каждый документ должен быть описан отдельно в пункте «Сведения о документе».

Сколько стоит копирование архивных документов?

Тарифы зависят от объёма и формата. Точную стоимость уточняйте в Отделе делопроизводства по телефону (017) -03‑27‑43.

Составление корректного запроса в Национальный архив Республики Беларусь – процесс‚ требующий внимательности к деталям. Следуя рекомендациям‚ приведённым в этой статье‚ вы сможете быстро получить нужные архивные сведения‚ будь то справка о стаже‚ копия компенсационного акта или материалы для генеалогического исследования.

Если у вас остались вопросы‚ звоните в приёмную архива или пишите на официальный e‑mail. Удачной работы с архивными источниками!

Дата публикации: