Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запрос в нотариальную контору для получения документов из нотариального архива, какие документы нужны, какие сроки и какие возможные подводные камни могут возникнуть.
Что такое нотариальный архив?
Нотариальный архив – это хранилище оригиналов и копий нотариальных актов, которые были составлены в течение определённого периода (обычно 5‑10 лет) и находятся под охраной государства. В архиве хранятся:
- договоры купли‑продажи недвижимости;
- завещания, наследственные дела;
- доверенности, брачные контракты;
- свидетельства о регистрации прав собственности и др.
Запрос в архив делается, когда оригинал утерян, повреждён или требуется подтверждение факта заключения сделки.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие работу нотариальных архивов в России:
- Федеральный закон № 446‑ФЗ «О нотариате» (от ) – определяет функции нотариусов и порядок хранения их дел.
- Постановление Правительства РФ № 463 от «Об организации и ведении нотариального архива» – описывает правила доступа к архивным документам.
- Региональные нормативные акты (например, постановления органов исполнительной власти субъектов РФ), которые могут уточнять сроки хранения и порядок подачи запросов.
Кому может быть направлен запрос?
Запрос в нотариальный архив может подать:
- сам нотариус, который ведёт дело (часто это делается автоматически);
- его доверенное лицо (при наличии нотариально заверенной доверенности);
- физическое или юридическое лицо, являющееся участником сделки (например, наследник, покупатель недвижимости);
- орган государственной власти (по решению суда).
Какие документы нужны для запроса?
Набор документов может немного различаться в зависимости от региона, но в большинстве случаев требуется следующее:
Основные документы
- Заявление (запрос) в свободной форме с указанием:
- полного ФИО заявителя;
- паспортных данных (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
- контактных данных (телефон, e‑mail);
- точного описания запрашиваемого документа (номер акта, дата составления, стороны сделки);
- цели получения (например, оформление наследства, подтверждение права собственности).
- Нотариальная доверенность (если запрос подаёт не сам нотариус, а его представитель). Доверенность должна быть заверена у нотариуса и иметь срок действия не менее 3 месяцев с даты подачи запроса.
- Копия паспорта заявителя (страницы с данными и с регистрацией).
Дополнительные документы (по необходимости)
- Судебное решение или приказ суда, если запрос связан с наследственным делом.
- Справка из налоговой службы о регистрации права собственности (для подтверждения интереса к документу).
- Квитанция об оплате государственной пошлины (см. пункт 5).
Государственная пошлина
За выдачу копий из нотариального архива взимается государственная пошлина. Размер зависит от количества страниц и типа документа:
- Копия одного документа – от 300 до 500 рублей.
- Копия более 10 страниц – 500 рублей + 30 рублей за каждую дополнительную страницу.
- Экспресс‑выдача (в течение 3‑5 рабочих дней) – дополнительный сбор в размере 30‑50% от базовой пошлины.
Оплата производится банковским переводом, через онлайн‑кассу нотариуса или наличными в офисе (при личном визите).
Пошаговая инструкция по оформлению запроса
Шаг 1. Сбор информации о документе
Узнайте у сторон сделки или в своих записях:
- дату составления акта;
- номер нотариального протокола (если известен);
- ФИО нотариуса, который оформлял документ;
- место (город, район) нотариальной конторы.
Шаг 2. Подготовка заявления
Составьте заявление в свободной форме, используя шаблон ниже:
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче копии нотариального акта из архива Я, ______________________ (ФИО полностью), паспорт: _____________, выдан _____________, проживающий(ая) по адресу: ______________________, тел.: ____________, e‑mail: ____________, на основании __________________ (доверенности/судебного решения) прошу выдать копию нотариального акта № _________ от __________ г., составленного нотариусом ___________, в котором указаны __________________ (краткое содержание). Цель получения: ______________________. Приложения: Копия паспорта; Доверенность (если требуется); Квитанция об оплате пошлины; Иные документы (по необходимости). «___» ___________ 20__ г. ______________________ (подпись)
Шаг 3. Оформление доверенности (если требуется)
Обратитесь к любому нотариусу, предоставьте ему паспорт и укажите полномочия (получение копий из архива). Доверенность должна быть оформлена в двух экземплярах.
Шаг 4. Оплата пошлины
Переведите необходимую сумму на расчётный счёт нотариальной конторы (реквизиты обычно указаны на их сайте) и сохраните квитанцию.
Шаг 5. Подача запроса
Запрос можно подать:
- Лично в офис нотариуса (рекомендовано, если нужен быстрый ответ).
- Почтой (заказным письмом с описью вложения).
- Электронно через сайт нотариуса (если предусмотрена электронная форма).
Шаг 6. Ожидание результата
Сроки выдачи зависят от загруженности архива:
- Стандартный срок – до 30 календарных дней.
- Экспресс‑выдача – 3‑5 рабочих дней (при дополнительной оплате).
Шаг 7. Получение копии
После готовности копии вам будет предложено:
- забрать документ лично;
- получить его по почте (за дополнительную плату за отправку);
- получить в электронном виде (скан в PDF) – если нотариус предоставляет такую услугу.
Возможные причины отказа в выдаче
Нотариус имеет право отказать в выдаче копии, если:
- запрос подан лицом, не имеющим законных интересов (например, посторонний человек).
- отсутствуют необходимые документы (доверенность, оплата пошлины).
- запрос нарушает тайну нотариальных действий (например, раскрытие сведений о третьих лицах без их согласия).
- документ уже уничтожен в соответствии с нормативными сроками хранения.
Практические советы
- Проверяйте срок хранения. В большинстве регионов документы хранятся 5‑10 лет. Если срок уже истёк, запрос будет отклонён.
- Сохраняйте все подтверждения. Квитанцию об оплате, копию доверенности и копию заявления держите в надёжном месте.
- Уточняйте реквизиты. На сайте нотариуса часто публикуются образцы заявлений и реквизиты для оплаты.
- Обращайтесь в архив заранее. Если документ нужен для судебного процесса, подавайте запрос за 2‑3 недели до даты заседания.
- Используйте электронные сервисы. Многие нотариальные конторы уже внедрили онлайн‑порталы, где можно отслеживать статус запроса в реальном времени.
Примеры типовых запросов
Пример 1. Запрос наследника
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче копии завещания из нотариального архива Я, Иванов Сергей Петрович, паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: ул. Ленина, д. 10, кв. 5, г. Москва, на основании свидетельства о праве наследника прошу выдать копию завещания № 1234 от г., составленного нотариусом Петровой Ольгой Ивановной. Приложения: Копия паспорта; Свидетельство о праве наследника; Квитанция об оплате пошлины (500 руб.). «___» ___________ 20__ г. ______________________ (подпись)
Пример 2. Запрос для оформления сделки с недвижимостью
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче копии договора купли‑продажи недвижимости Я, Петрова Мария Сергеевна, паспорт: 70 03 987654, выдан ОВД г. Санкт‑Петербурга , проживающая по адресу: пр. Невский, д. 20, кв. 12, г. Санкт‑Петербург, на основании договора купли‑продажи от г. прошу выдать копию нотариального акта № 5678, составленного нотариусом Сидоровым Алексеем Владимировичем. Приложения: Копия паспорта; Доверенность от собственника (если я не являюсь собственником); Квитанция об оплате пошлины (650 руб.). «___» ___________ 20__ г. ______________________ (подпись)
Запрос нотариусу из архива нотариуса – процесс, который требует точного соблюдения формальностей: правильного оформления заявления, наличия всех необходимых документов и своевременной оплаты пошлины. При правильном подходе запрос обычно обрабатывается в течение 2‑4 недель, а в случае экспресс‑услуги – в течение нескольких дней.
Помните, что главное – предоставить доказательства своего интереса к документу и соблюдать требования законодательства. При возникновении вопросов всегда можно обратиться за консультацией к любому нотариусу или в региональный отдел нотариального надзора.
Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: 11 июля 2026 г.