Подольский архив (Центральный архив Министерства обороны РФ‚ г. Подольск‚ ул. Кирова‚ 74) хранит огромный массив документов: военные карточки‚ списки личного состава‚ акты награждения‚ материалы Великой Отечественной войны и многое другое. Чтобы получить нужные сведения‚ необходимо правильно оформить запрос. В этой статье мы подробно разберём все этапы: от подготовки информации до отправки письма и получения ответа.

Подготовительный этап

Чётко сформулируйте цель обращения

Прежде чем писать запрос‚ задайте себе несколько вопросов:

1. Какие именно документы мне нужны? (карточка личного состава‚ акт награждения‚ приказ‚ журнал боевых действий и т.п.)
2. За какой период они находяться? (например‚ 1941‑1945 гг.)
3. Кому они принадлежат? (ФИО‚ звание‚ номер службы‚ часть)
4. Для чего я их запрашиваю? (исследовательская работа‚ генеалогия‚ судебное разбирательство‚ публикация и т.д.)

Эти детали помогут архивариусам быстро найти нужные материалы и ускорят процесс рассмотрения вашего обращения.

Сбор подтверждающих документов

В зависимости от целей запроса могут потребоваться:

• Копия паспорта (для подтверждения личности).
• Свидетельство о рождении‚ браке или документ‚ подтверждающий родство с интересующим лицом.
• Судебный приказ‚ решение суда или иной юридический документ (если запрос связан с правовыми вопросами).
• Справка из организации‑заказчика (например‚ из учебного заведения‚ если запрос делается в рамках научного проекта).

Если вы запрашиваете документы в личных интересах‚ достаточно указать ФИО и приложить копию паспорта.

Выбор способа отправки

Запрос можно направить:

• Электронной почтой (рекомендовано – быстрее и удобнее).
• Почтовым отправлением (с подписью и оригиналами копий документов).
• Лично принести в архив (по адресу: 142100‚ Московская область‚ г. Подольск‚ ул. Кирова‚ 74).

Структура запроса

Официальный запрос в архив оформляется в виде письма‑запроса. Ниже – обязательные элементы‚ которые должны присутствовать в документе.

Шапка письма

От: Ф.И.О. полностью
Адрес: ваш почтовый адрес
Телефон: +7 (___) ___‑____
E‑mail: example@domain.com

Адресат

Кому: Руководителю Центрального архива Министерства обороны РФ
Адрес: 142100‚ Московская область‚ г. Подольск‚ ул. Кирова‚ 74

Тема письма

Тема: Запрос архивных документов (указать тип документа и период)

Текст запроса

Текст должен быть лаконичным‚ но содержать всю необходимую информацию. Пример шаблона:

Уважаемый(ая) [ФИО руководителя/архивариуса]!

В соответствии с Федеральным законом «Об архивных документах» прошу предоставить копии (или сведения) следующих архивных документов‚ находящихся в постоянном хранении Центрального архива Министерства обороны РФ:

• Тип документа: карточка личного состава (воинская часть 12345)
• ФИО военнослужащего: Иванов Иван Иванович
• Дата рождения:
• Период службы: 1939‑1945 гг.
• Номер/инвентарный номер (если известен): 56789‑А

Запрос делается в целях [указать цель: генеалогическое исследование‚ подготовка научной статьи‚ судебное разбирательство и т.д.].

К запросу прилагаю копию моего паспорта и документ‚ подтверждающий родство (свидетельство о рождении). Прошу сообщить о возможных расходах на копирование и их оплате.

С уважением‚
[Подпись]
[Ф.И.О.]

Приложения

• Копия паспорта (скан).
• Документ‚ подтверждающий родство (если требуется).
• Скан формы‑анкеты (если архив требует её заполнения).

Как отправить запрос

Через электронную почту

1. Создайте новое письмо в вашем почтовом клиенте.
2. В поле Кому укажите адрес: camo@mil.ru (примерный‚ уточняйте на официальном сайте архива).
3. В теме письма укажите: Запрос архивных документов – Иванов И.И.
4. Текст письма скопируйте из шаблона выше.
5. Прикрепите сканы всех приложений.
6. Отправьте письмо и сохраните копию в «Отправленные».

По почте (с подписью)

1. Распечатайте запрос и приложите к нему копии документов.
2. Подпишите запрос от руки.
3. Поместите всё в конверт‚ адресованный архиву.
4. Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Лично в архив

Если вы находитесь в Подольске или планируете поездку‚ можно принести запрос и копии документов в читальный зал. При этом вам могут выдать форму‑анкеты‚ которую необходимо заполнить на месте.

Что происходит после отправки запроса

1. Регистрация обращения. Архив присваивает вашему запросу регистрационный номер (обычно в течение 1‑2 дней).
2. Поиск документов. Специалисты проверяют наличие нужных материалов в фондах.
3. Оценка стоимости. Если требуется копирование‚ вам сообщат о сумме и способе оплаты.
4. Ответ. В зависимости от сложности‚ срок ответа может составлять от 10 до 30 рабочих дней. При необходимости архив может запросить уточнения.
5. Получение материалов. Вы можете получить копии в электронном виде (PDF) или в бумажном виде‚ забрав их в архиве.

Важно помнить‚ что архив имеет право отказать в предоставлении информации‚ если документ относится к категории «секретных»‚ «служебных» или «личных» данных‚ охраняемых законом.

Полезные советы и типичные ошибки

• Указывайте как можно больше деталей. Чем точнее указаны ФИО‚ даты‚ номер части‚ тем быстрее архив найдёт нужный документ.
• Не забывайте о подтверждающих документах. Отсутствие копий паспорта или свидетельства о родстве часто приводит к возврату запроса.
• Следите за сроками. По закону архив обязан ответить в течение 30 дней‚ но в пиковый период (весна‑лето) сроки могут удлиниться.
• Оплата копий; Приготовьте небольшую сумму наличными (если планируете забирать копии в архиве) или уточните реквизиты для банковского перевода.
• Сохраняйте все подтверждения. Квитанцию о заказном письме‚ электронные письма с подтверждением получения – они могут понадобиться в случае спорных ситуаций.
• Не отправляйте запросы «в одну строку». Письмо без разбивки на пункты часто считается неполным и возвращается на доработку.

Пример готового запроса (PDF)

Ниже – готовый шаблон‚ который можно скачать‚ заполнить и отправить в архив. (Ссылка условная‚ в реальном случае разместите файл на своём сайте.)

Скачать шаблон запроса (PDF)

Контактные данные Подольского архива

Составление запроса в Подольский архив – процесс‚ требующий внимательности к деталям и соблюдения формальных требований. Следуя описанному выше алгоритму‚ вы сможете оформить обращение правильно‚ сократить время ожидания и получить нужные документы без лишних осложнений.

Помните: чётко сформулированный запрос + подтверждающие документы = быстрый и положительный ответ архива.

Дата публикации: